Vil du spare 10 minutter i dag? Her er vores bedste råd

🔊 Hvil øjnene, og få læst blogindlægget højt.

Hvad er dit bedste råd til at spare 10 minutter i løbet af en arbejdsdag?

Det spurgte vi 10 bro’ere om, og vi har her samlet 10 råd, du kan tage i brug med det samme. I effektivitetens højhellige navn er indlæggets indledning derfor ualmindelig kort.

Lad os komme i gang med at arbejde smartere, hurtigere og mere effektivt.

1) Hav en god indbakkestruktur

Karen Minke, Seniorprojektleder i bro

Det er ikke småting, man kan vinde ved at sortere sine e-mails logisk. Du slipper for at sidde og lede efter seneste versioner, gamle vedhæftninger eller noget, du vistnok skrev engang.

Så få styr på mapperne. Brug 10 minutter ekstra på at tænke over, hvordan de skal opbygges, så logikken også holder på en travl tirsdag. De 10 minutter vinder du tilbage hver eneste dag. Mindst.

– Karen Minke, seniorprojektleder i bro

Læs mere om god indbakkestruktur: Sådan håndterer du din indbakke mest effektivt

2) Lav en dagsorden dagen forinden

Før jeg lukker ned og går hjem, laver jeg hver dag en liste med de opgaver, jeg skal løse den næste dag. Ud for hver opgave tegner jeg så en tom boks, så jeg kan krydse dem af, når de er klaret.

På den måde undgår jeg at skulle åbne min kalender (og dermed også min indbakke) i tide og utide, og så kan jeg holde koncentrationen i længere tid ad gangen.

Og så er der noget vældig tilfredsstillende i løbende at krydse opgaver af  og se, hvor effektiv man er.

– Freja Brix Olsen, praktikant i bro

Læs mere om to-do-lister her: 5 regler for den produktive to-do-liste

3) Slå mailnotifikationen fra

At droppe notifikationen i Outlook er noget af det bedste, jeg har gjort for mit eget arbejdsliv. Jeg kunne ikke styre nysgerrigheden, når der tikkede endnu en mail ind, så jeg forstyrrede hele tiden mig selv for at læse mails.

Det er skræmmende, hvor meget vi hele tiden lader os stresse af telefoner og notifikationer. Og løsningen er så enkel. For lad os være ærlige: Mails kan du altid tjekke.

Uden notifikationerne får du mere sammenhængende tid, og du kan koncentrere dig om opgaven foran dig.

– Maria Drøscher Haagensen, regnskabansvarlig i bro

Lær at arbejde effektivt med din mail: 6 tegn på, at du er afhængig af e-mail

4) Brug pomodoro-teknikken 

Pomodoro-teknikken er simpel og uhyre effektiv. Den går ud på, at du arbejder i intervaller:

Først arbejder du koncentreret i 25 minutter.

Så holder du pause i 5 minutter.

Alt, du skal bruge, er et ur, der tæller ned. Og en opgave, der skal løses.

De fem minutters pause er vigtige. Her får hjernen mulighed for at slappe af, så der er energi til et nyt interval. Pomodoro-teknikken er genial, når man, som jeg ofte gør, arbejder kreativt. For i pauserne sker der noget magisk. Det er her, de gode og kreative ideer får lov til at spire frem. Mens du gør noget helt andet. Får lidt frisk luft eller frisk frugt. Og så gentager du processen igen. Og igen.

Vil du høre mere om metoden, anbefaler jeg dig at lytte til dette afsnit af podcasten MindCast.

– Simon Krag Linde, juniorkonsulent i bro

5) Gør det nemt at eksekvere – brug Outlooks opgavefunktion

Jeg sværger til Outlooks opgave-funktion. Her bryder jeg min to do-liste ned i enkelte opgaver og noterer mit forventede tidsforbrug på opgaven.

Fx lyder en af mine opgaver i dag ”Ring til potentiel kunde (20 min)”. Inde i opgaven skriver jeg navn, telefonnummer og det, jeg skal tale med kunden om. Hvis opgaven tager mere end en halv time, lægger jeg den også i kalenderen med et enkelt klik.

Man kan også tilføje deadlines og påmindelser, og så er jeg især glad for at sortere opgaverne efter Firma. Firma er en af Outlooks standardkategorier, men jeg bruger det fx også til at skrive Helle, som er min chef, hvis det er en opgave, jeg skal vende med hende.

Hun er ikke altid på kontoret, og når hun er, er der rift om hende. Derfor er det godt med et hurtigt overblik over de spørgsmål, jeg har behov for at vende med hende.

Prøv selv – det er virkelig nemt. Du skal bare åbne Outlook og trykke Ctrl+Shift+K, så er du godt i gang. Du kan også få Outlooks egen vejledning til Opgave-funktionen her.

– Asger Ridderhaugen, konsulent i bro

Skab den perfekte morgenrutine: Den ene ting, du skal gøre, inden du tænder din computer

6) Planlæg fire uger frem

Jeg har en fast søndagsrutine, hvor jeg planlægger 4 uger frem i kalenderen. Det giver overblik og ro i maven, og det behøver ikke tage meget mere end en halv time. Til gengæld betaler det sig tifold i løbet af din arbejdsuge.

Hvorfor? Fordi du eliminerer ubehagelige overraskelser i form af opgaver og møder, du ellers ville have glemt. Og fordi du bliver langt mere tidsrealistisk, når du kortlægger alle dine opgaver. Og ikke mindst fordi du får fokus på at skabe tid til udvikling, så du ikke ligger vandret i drift hele ugen.

Og bare rolig: Det er ikke et krav, at det skal være om søndagen…

– Helle Bro, direktør i bro

Helles metoder med 4 ugers planlægning er med i vores gratis e-kursus Effektiv på arbejde. Tilmeld dig her: Gratis e-kursus – lær mig at blive mere effektiv

7) Saml dine spørgsmål til bunke

Du har fået en opgave. Du går i gang med at løse den. Der opstår et spørgsmål. Fordi det gør der altid.

Når de opstår, skal du lave en vigtig afvejning: Kan du arbejde videre på opgaven uden straks at få svar på spørgsmålet?

Hvis svaret er ja, skriver du dit spørgsmål på en lille liste. Når du har tre spørgsmål, har du også nok grund til at forstyrre din chef/leder/kollega. Og på vej hen til hende kan du nyde tanken om den tid, du har sparet ved at forvandle tre spørgsmålsgåture til en.

– Emil Dahl-Nielsen, konsulent i bro

Læs også denne: 7 tips til at uddelegere bedre og mere effektivt

8) Brug genvejstaster religiøst

Som tekstmand arbejder jeg virkelig meget i Word. Så meget, at jeg godt må bruge djævleordet virkelig. Og det er blevet lidt af et ideal for mig at bruge musen så lidt som overhovedet muligt undervejs. I stedet sværger jeg til genvejstaster.

Her er en gammel video, hvor jeg gennemgår et par af dem (lydkvaliteten er mildest talt ikke i top, men det kan du godt leve med):

Lyder det mere som en smagssag end som et reelt tidsbesparende initiativ? Så er det sært, at jeg altid er ved at eksplodere af utålmodighed, når jeg kigger kollegaer over skulderen, mens vi i fællesskab udretter små sproglige mirakler.

– Henrik Hillestrøm, konsulent i bro

Vil du have flere tips til genvejstaster? Her er 60 geniale genveje til din telefon, tablet og computer

9) Skift mellem svære og nemme opgaver

Mit arbejde byder på mange opgaver, som ikke er ’lige til at gå til’. De sluger en masse tid, fordi de skal defineres, før de kan løses – og konsekvensen er ofte, at de bliver udskudt til sidst på dagen. Og det er sjovt nok ofte dér, vi har allermindst energi til at løse dårligt definerede opgaver.

Jeg har tegnet en model forneden, som går ud på at veksle mellem svære og nemme opgaver. Den virker, fordi du gør noget godt for dig selv før hver irriterende opgave:

  • Du hviler hjernen med lavpraktik ind imellem dine irriterende opgaver.
  • Du bliver rehydreret, får rørt dig, og ser lige lidt af kontoret på gåturen til køkkenet. (Begå ikke den fejl at hente en kande vand. Du skal gå efter hvert glas.)
  • Du får bonuspoint for at inkorporere bordhævning i din cyklus.

– Maria Mattsson, juniorkonsulent i bro

Hvad med at lære at skabe 80 procent af dine resultater på 20 procent af din tid? Læs denne klassiker: Et enkelt princip, der kan forbedre hele din organisations effektivitet

10) Brug (masser af) post-its

Jeg har altid en blok med post-its og en sprittusch med til møder – så skriver jeg én opgave pr. post-it, jeg får til mødet.

Når jeg kommer tilbage til min plads, danner de en to do-liste, hvor jeg kan smide post-it’en ud, når jeg enten har løst opgaven eller planlagt at få den løst i kalenderen. Det giver et godt overblik, og min to do-liste er hele tiden opdateret.

– Frieda Molin, konsulent i bro

Har du ikke plads til post-its på dit skrivebord? Så læs med her: 9 tips til alle rodehoveder

 

Hvornår er du mest effektiv?

Det var de 10 råd, der alle kan spare dig 10 minutter – hver eneste dag.

Har du et godt råd, der sparer dig tid hver eneste dag? Og må vi høre det? Fyr op i kommentarfeltet.

5 kommentarer til “Vil du spare 10 minutter i dag? Her er vores bedste råd

  1. Simon Krag Linde 3. maj 2018 kl. 07:38 - Svar

    Jeg er vild med råd 9! Og nu har jeg erstattet min kande med et enkelt glas, som jeg fylder flere gange om dagen. Meget passende i min 5 minutters pomodoro-pause : )

  2. Joan Asmussen 3. maj 2018 kl. 09:47 - Svar

    Mit team har været på PAS-kursus (Planlægning, Adfærd, Struktur) – mega godt kursus. Det er mange af de samme principper, som i indlægget.
    Det vi også arbejder med, er “tøm indbakken”-princippet. Vi startede med at lægge alle mails fra indbakken ned i en ny arkivmappe (kan sorteres ud på faktiske mapper, når man har tid). Så er indbakken TOM som udgangspunkt. Herefter laves en god mappestruktur under indbakken, som man kan sortere alle mails ned i – hvis de skal gemmes. Det er i starten en svær øvelse, at holde bakken tom, men virkelig rart, når det lykkedes.
    Når der kommer en ny mail, så vurderes den ud fra princippet “Gøre-Gemme-Ud”.
    Gøre: Tager mailen under 5 min. at få svaret/lukket – så gør det NU! -ellers læg den over i en egentlig opgave.
    Gemme: Er det en mail der skal gemmes, men ikke kræver handling, så læg den ud i den rigtige mappe.
    Ud: Skal mailen ikke gemmes eller kræver handling, så slet den NU!

    • Henrik Hillestrøm 3. maj 2018 kl. 10:04 - Svar

      Hej Joan

      Tak for kommentaren og tilføjelsen. Jeg går også ind for streng indbakke-disciplin, og din tilgang minder meget om metoden med de 4 D’er, som vi beskriver i dette indlæg: https://www.bro-blog.dk/?p=5631 (det er teknik nummer 2 af de 4, der bliver gennemgået)

      /Henrik

  3. Jeg husker at påskønne andre mennesker.

    Engang blev jeg mindet om, at jeg var dårlig til at anerkende andre, og derfor trak jeg op i mig selv.

    I virkeligheden syntes jeg nemlig, at det var fantastisk hvordan nogle mennesker kunne få øje på løsninger, som jeg aldrig selv havde spottet.

    Jeg beundrede dem, der kunne se spændende muligheder, hvor jeg selv kun fik øje på opskriften til isterningen.

    Men jeg udtrykte ikke min beundring, men det lavede jeg om.

    Jeg begyndte at sige ting som: fantastisk arbejde, sådan har jeg aldrig tænkt på det eller tak, fordi du deler dine erfaringer osv.

    Tanken var, at jeg ville ændre filosofi. Jeg ville være bedre til at udtrykke den beundring, jeg føler for mange mennesker.

    Efter at have læst jeres blogindlæg i dag, har jeg tænkt over, at min egen rejse udi påskønnelsen måske også har været en bevægelse væk fra ineffektivitet, selvom det ikke lige var planlagt på den måde.

    Når jeg kører fast i en opgave (og er på vej til at havne ineffektivt i grøften) synes jeg, det er let at komme videre nu. Lettere end før, i hvert fald.

    Folk gider at hjælpe mig. Og jeg tror det skyldes, at jeg anerkender dem ærligt og ufedtet.

    Så, altså. Ja. Det her er nok ikke dagens bedste effektivitets-værktøj, men alligevel.

    Anerkend andre mennesker, hvis du synes de er fede.

    Gør det lækkert at være dem. Og gør det med det ene formål at anerkende dem.

    Vi går alle rundt og binder snørebåndene sammen på vores egne mentale arbejdssko, og gror til i tvivl og usikkerhed og grøftkørsel.

    I dag har jeg lært, at anerkendelse ikke kun er frisættende og motiverende for de andre.

    Det er også frisættende for en selv. Tak for at vække den refleksion.

    Hep på folk, du synes er gode!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *