Ninjago-rådet: Medicinen mod forsinkelser og missede deadlines

Du kender måske det kinesiske ordsprog, der siger, at ‘selv en rejse på 1.000 mil begynder med et enkelt skridt’.

Og inden du sukker – træt af genhøret – så er det måske nok en kliche, men det er altså en klog kliche. For hvor skal man begynde, når man kun kan se slutresultatet for sig?

Det svarer til at bygge den store Lego Ninjago-skæbnebåd ved kun at kigge på billedet på kassen – uden manualen, der tager dig igennem processen klods for klods. Derfor har vi omdøbt ordsproget til Ninjago-rådet.

Ordsproget – altså Ninjago-rådet – siger nemlig noget helt konkret om at arbejde effektivt: Det fortæller dig, at du skal bryde dine arbejdsopgaver ned i mindre stykker. Der er ingen opgave eller noget projekt, der er så komplekst, at det ikke kan brydes ned i overskuelige små og relativt nemme opgaver. Det er sådan, man eksekverer.

3 grunde til, at du skal følge Ninjago-rådet

Som en anden dommedagsprofet formaner jeg her tre klokkeklare konsekvenser ved ikke at følge Ninjago-rådet, så du må hellere spidse øjnene og læse grundigt med, hvis dit projekt ikke skal lide en grufuld død.

  1. Vi har svært ved at komme i gang med opgaver, fordi vi ikke har brudt dem ned. Hvis du bryder opgaver ned, vil du altså ikke blot blive mere effektiv, du vil også sænke din frekvens af overspringshandlinger. Det er videnskabeligt bevist.
  2. Vi bliver forsinkede med vores opgaver, fordi vi ikke har brudt dem ned. Hvis du bryder opgaver ned, får du fokus på alle delopgaverne, og det sætter dig i stand til at vurdere, hvor lang tid en opgave tager. Og gør derfor din planlægning bedre.
  3. Vi går i stå midt i projekter, fordi vi ikke har brudt dem ned. Hvis du bryder opgaver ned – inden du går i gang med dem vil du støde på problemstillinger som manglende kompetencer eller resurser. Det gør processen smidigere og mere vellykket.

Nok dommedagsprofetier. Nu er du klar til at få brudt Ninjago-rådet ned i mindre dele (lagde du mærke til, hvad jeg lige gjorde der?).

Sådan bryder du opgaver ned

Nøglen til ninjahurtig eksekvering på dit projekt er at knytte ‘next actions’ til alle projektets bevægelige dele. En bevægelig del er en mindre opgave, som skal løses, hvis hele projektet skal lykkes.

Du kan tænke på de bevægelige dele som tandhjul, der skal placeres rigtigt i forhold til hinanden, hvis den store maskine skal virke, når du trykker på knappen.

Du kan også lade mig give dig et eksempel.

En kunde ringer til os og beder os om at lave en skriveguide, de kan bruge i deres kommunikation fremadrettet.

Det projekt kan vi fx inddele i disse fire overordnede opgaver:

  1. Vi gennemgår det eksisterende materiale for tendenser og udfordringer.
  2. Vi fastlægger mål for den fremtidige kommunikation.
  3. Vi formulerer anbefalinger til skriveguiden, der skal hjælpe med at indfri målene.
  4. Vi skriver guiden.

Hver af disse fire opgaver består af en række tandhjul, som vi skal placere i den rigtige rækkefølge.

Dykker jeg ned i punkt 1, kunne tandhjulene fx være disse:

  • Skaffe eksempler på brochurer, jobopslag og andet materiale
  • Finde ud af, hvad målgruppen synes om materialerne
  • Identificere fællesnævnere og modsætninger på tværs af materialerne.

Og nu: De helt små tandhjul

Virker opgaverne stadig lidt komplekse? Jamen, så laver vi øvelsen én gang mere. Her er min to do-liste med ’next actions’ til tandhjulet ’Skaffe eksempler på brochurer, jobopslag og andet materiale’:

  1. Find og print tilgængeligt materiale på kundens website.
  2. Lav liste over det materiale, du mangler eksempler på.
  3. Bed kunden finde og sende eksempler på det, du mangler.

Tadaa. Små tandhjul, der passer perfekt ved siden af hinanden i en logisk rækkefølge.

Egentlig er tandhjulsmetaforen ikke særlig velvalgt. Pointen med tandhjul er, at de drejer rundt samtidig, mens pointen med Ninjago-rådet netop er, at du ikke skal udføre alle opgaver på én gang.

Heldigvis er det ikke vigtigt, om vi kalder dem tandhjul eller klodser i den store Lego Ninjago-skæbnebåd. Du skal bare tage dem én ad gangen – og du skal vide, hvad der venter.

Ellers får du hurtigt samme forhold til dit projekts deadline som et dådyr til et sæt forlygter: Du stirrer paralyseret, mens den kommer hastigt nærmere.

Din next action

Fra nu af bruger du Ninjago-rådet og bryder alle dine opgaver ned. Hvis opgaverne stadig virker frustrerende eller uoverskuelige, så skal de brydes endnu mere ned.

Bruger du allerede Ninjago-rådet? Eller har du andre metoder, der fungerer endnu bedre for dig? Så lad mig høre fra dig i kommentarfeltet.

 

Dette blogindlæg er baseret på en af lektionerne i vores e-kursus Effektiv på arbejde. Det er helt gratis, og du kan tilmelde dig lige her

Om Karen Minke

Karen Minke

Karen Minke

Projektleder - 20334689
Karen er konsulent og projektleder i BRO. Hun er uddannet inden for journalistik og litteraturhistorie, og hun arbejder på kommunikationsprojekter i mange former og farver - men gerne noget, der involverer skriftlig formidling.

13 kommentarer til “Ninjago-rådet: Medicinen mod forsinkelser og missede deadlines

  1. Charlotte Damsbo 8. marts 2018 kl. 12:14 - Svar

    Endnu engang har I fuldt forståelige råd. Uanset om det er kunder eller chefer, der vil have store projekter i søen, så er det altid vigtigt at bruge Ninjago-rådet.
    Det gælder for den sags skyld også, når det kommer til at forebygge stress. Du skal ikke kunne overskue alt på een gang.
    Overblik brudt ned i mindre bidder er guld værd.

    • Hej Charlotte. Tak for roser:) Og du har egentlig ret; findes der andre gode måder at løse opgaver på uden at blive fortravlet? Næ …

  2. Jeg kunne ikke være mere enig. Det er så vigtigt at bryde det ned og tage det i mindre bidder, både for at bevare overblikket og for at være mere effektiv

    • Hej Julie. Hvor er vi privilegerede her hos bro; med læsere der ser verden på samme måde som os:) Tak for din kommentar!

  3. Super metode! Hvis man er nybegynder i effektive todo-lister kan bare det at begynde at skrive verber, være en god start. Altså, som I gør “Skriv liste over…” frem for bare “Liste over…”. Når jeg skriver artikler og andet, er første step tit “Åbn Word” og dernæst “Skriv 1 sætning” – det får jeg nu sjældent skrevet på listen i praksis, men alle der har haft større skriveopgaver ved, at det kan være den største overvindelse 😉

  4. “Nøglen til ninjahurtig eksekvering på dit projekt er at knytte ‘next actions’ til alle projektets bevægelige dele. En bevægelig del er en mindre opgave, som skal løses, hvis hele projektet skal lykkes.”

    Bare så jeg forstår: Hvad er en ikke-bevæglig del af et projekt?

    • Kære Terese

      Tak for din kommentar – jeg er ikke stolt af at være faldet i fælden med noget, der minder om et fagudtryk, men jeg takker dig alligevel for den 🙂 De ikke-bevægelige dele er dem, der ikke er til diskussion. Det kan fx være produktet, leveringsdatoen og andre deadline eller målsætningen. Alt det, som en ninja ikke har indflydelse på i sin planlægning. God dag.

  5. Pingback: Ninjago-rådet: Medicinen mod forsinkelser og missede deadlines - Ejendomstorvet.dkEjendomstorvet.dk

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *