5 regler for den produktive to-do-liste

Hvis du alt for ofte ender med at have lavet alt muligt andet i løbet af en arbejdsdag, end du skulle, så kan det højst sandsynligt skyldes en af disse to årsager:

  1. Du får ikke lavet to-do-lister
  2. Du laver to-do-lister helt forkert.

Lad være med at stikke hovedet i sandet

kurserne i effektivitet siger folk ofte, at de ikke skriver alle deres opgaver og gøremål ned, fordi det kan stresse lige så meget, når man rent faktisk ser, hvor meget man har på sin tallerken. Jeg kan godt forstå denne indvending – men jeg er meget uenig.

Det svarer til, at du ikke åbner din netbank, fordi du ikke vil konfronteres med størrelsen af dit overtræk, eller at du lader regningerne ligge i postkassen. Det svarer til at lukke øjnene i stedet for at få overblik og tage fat om roden på udfordringerne.

En enkel disciplin, mange fejler på

Pointen med at lave to-do-lister er, at du får alt det, der rumsterer oppe i dit hoved, ned på papir og (om)formuleret dem til konkrete handlinger.

Det lyder nemt. Men alligevel er der alarmerende mange mennesker, der laver dem helt forkert: De er for upræcise. Uaktuelle. Og intetsigende. Det er ineffektivt, og du spilder din dyrebare tid på at krænge noget meningsfuldt ud af dine gnidrede kragetæer. Det vil jeg gerne hjælpe dig af med.

For jo flere udefinerede opgaver, der svæver rundt oppe i dit hoved, jo mere ineffektiv bliver du. Derfor skal du bruge lister. De tvinger dig til at tømme hovedet. Og i effektivitetens navn skal du her få de 5 regler for den gode huskeliste, så du hurtigere kan få mere fra hånden.

1. Punktet skal være en fysisk handling

Så snart punktet på din liste ikke er en fysisk handling, bør du være på vagt. ’Overvej kvaliteten af tilbuddet’, hører ikke hjemme på en liste. Den burde hedde ’print tilbud’, ’spørg x og y om deres mening’, ’sammenlign priser’. Og så videre.

2. Punktet må ikke være et projekt

Det er faktisk her, at de fleste falder i. Projekter har sine egne særskilte projektplaner (forhåbentlig…). ’Planlæg børnefødselsdag’ må ikke være et punkt på din liste. Det er et projekt og kan måske være den overordnede titel på din liste, som indeholder punkter som ’kontakt klovn’, ’køb kage’ eller ’find fødselsdagsflag frem’.

Christina er projektleder og en del af holdet, du møder på BRO Comm. Læs mere om uddannelsen her: bro-kommunikation.dk/kommunikationsuddannelse

 

3. Punktet skal være en reel sætning

Sørg for, at der er både et navneord og et udsagnsord til stede i dit punkt. Hvis du blot skriver ét enkelt ord, risikerer du, at du ikke forstår dig selv, når du endelig når ned til opgaven. Så skriv sætningen ud – du kan med fordel bruge bydeform, så dit punkt lyder lidt som en ordre, du giver dig selv.

Her er to eksempler:

Forkert: Vin!
Korrekt: Hent vin fra Holte Vinlager.

Forkert:
 Husk rapport!
Korrekt: Print rapport fra x computer.

Det kan virke banalt, men når du bliver øvet, vil gennemsigtigheden af dine punkter medføre, at du kan handle langt hurtigere på de forskellige opgaver.

4. Hold den opdateret og aktuel

Ryd op på din liste, ligesom du gør i din indbakke. Alt for ofte ser man folk sidde med huskelister, hvor halvdelen af opgaverne ligner en blanding mellem en naiv ønskeliste og en håndskreven kalender. Opgaver på en to-do-liste er opgaver, der skal kunne løses med det samme – ikke en pseudokalender.

5. Hav den altid ved hånden

Du bør altid have din to-do-liste liggende i armslængde. Uanset om du er til møde, i bil, i bus eller derhjemme. Sørg at fange alt, hvad du skal gøre, og få det ned på papir med det samme. Jo mere du går og gemmer på i hovedet, jo langsommere og mindre handlekraftig bliver du, alt imens du mister dit overblik.

Sådan. Der har du den.

Nu er du klar til at lave og bruge produktive to-do-lister. Og følger du de 5 regler, vil du opleve, du føler dig mere ajour end nogensinde før.

Og er der noget, der virkelig kan give arbejdsglæde, så er det, når man får hakket nogle to-dos af. For mig i hvert fald.

Hvordan ser dine lister ud? Har du nogen helt andre systemer? List dem op i kommentarfeltet!

Om Christina Hendel

Christina Hendel

Juniorkonsulent
Christina er juniorkonsulent i BRO. Hun løser opgaver relateret til team- og ledelsesudvikling og assisterer ved facilitering af workshops. Og så er hun projektleder på vores kommunikationsuddannelse og på forskellige interne projekter.

34 kommentarer til “5 regler for den produktive to-do-liste

  1. Jeg skriver tidsestimater på min huskeliste. Det hjælper mig med at indse, når der (igen) skal prioriteres. Det kan ikke nytte noget, at have opgaver til 20 timer på listen for en enkelt arbejdsdag.
    Vh Dorte

    • Hej Dorte

      Du har helt ret – og så mister listen igen sin værdi. Tidsestimater kunne sagtens være en tilføjelsesregel. Tak for tippet.

      // Christina

    • Hej Karen

      Arhmen, en helt ny verden åbner sig for mig – den side kender jeg ikke til (endnu).
      Held og lykke når du engang får taget tilløb.

      //Christina

  2. Ah ja den gode gamle to do liste, som ikke bliver lavet ordentligt og egentlig bare er med til at gøre det hele endnu mere stressede. God punkter du opfører

  3. Hej Jonas

    Du har helt ret – det bliver nemlig kun mere uoverskueligt på den måde. Godt at høre, at du er tilfreds med punkterne 🙂

    //Christina

  4. Jeg har haft stor glæde og effektivitetsfremgang ved at bruge Wunderlist.com privat og Producteev.com og Asana.com på arbejde (jeg arbejder for forskellige virksomheder, og tester hvilken jeg bedst kan lide).

    De er på min telefon og i min browser, så jeg altid har adgang til dem.

    Godt at få nogle regler for den gode liste. Ord er vigtige. De rigtige ord er essentielle.

    • Hej Michael

      God idé med opdelingen i privat og arbejde. Kunne forestille mig, at det hjælper en hel del på overblikket og på den mentale adskillelse 🙂

      Og så er jeg i øvrigt vild med din formulering ‘Ord er vigtige. De rigtige ord er essentielle’. Tak for den.

      //Christina

  5. Hvis du har en Google konto, vil jeg anbefale Google Keep, som også fås som en app.

    Her kan du lave afkrydsningslister, hvor du kan flytte punkterne op og ned på listen.

    Man kan nemlig ikke pynte kagen, før man har bagt den. Derfor kan rækkefølge være vigtig. Og prioritering selvfølgelig.

    Du kan sætte etiketter på dine afkrydsningslister, så de kan brydes ned i flere, men relaterende lister.

    Det er nok mit vigtigste værktøj. Både privat og professionelt.

    • Hej Camilla

      Ja, Google Keep er jeg faktisk også selv stor fan af. Overskuelig og intuitiv – og den giver tilmed mulighed for farvekoordinering.

      Tak, fordi du deler.

      //Christina

  6. Tak for de gode, og ikke mindst konkrete, tips.
    Jeg har selv store problemer med at overholde to do listen. Alt for mange opgaver når jeg ikke, og så står de bare der og blinker rødt. Så jeg tror jeg skal prøve tippet om at skrive et tidsestimat på så jeg forhåbentlig i højere grad kan nå det jeg har sat mig for. Og så ja, problemet for mig er nok at hver enkelt opgave er for ukonkret og for stor, så jeg er igang med den, men ikke færdig og derfor står den stadig på listen.
    Jeg bruger to do listen i outlook. Det synes jeg fungerer godt. Så har jeg det lige ved hånden, når min mail alligevel er åben for det meste. Jeg kan let lave en mail til en opgave (det er godt i forhold til gode råd om at styre sin mailboks, som I har skrevet om tidligere. Så læser jeg ikke den samme mail flere gange, men forholder mig til den når jeg har tid). Jeg har lavet kategorier med farvekoder, så jeg kan skældne de enkelte projekter/typer af opgaver fra hinanden.
    Den kan også bruges på iPhone i appen påmindelser. Eneste ulempe er at den ikke sorterer dem i dato rækkefølge og jeg kan ikke se kategorierne. Men jeg kan hurtig tilføje en opgave “on the go”.
    //Henrik

    • Hej Henrik

      Åh ja, en klassisk udfordring. Når punkterne bare får lov at stå der og blinke faretruende i alt for lang tid, så får man jo næsten lyst til at kaste håndklædet i ringen og droppe listerne. Men så er det jo netop, at man skal gå konkret til værks og, som du rigtig nok skriver, forsøge sig med andre teknikker, fx tidsestimater. God idé.

      Outlook er også en god idé – det handler jo heldigvis bare om at finde den platform, der fungerer bedst for én selv 🙂

      //Christina

  7. Tak for en reminderen. Ind i mellem skal jeg hanke op i mig selv (og mine lister).
    Jeg bruger OneNote fra Officepakken på både computer og smartphone. På den måde er to-do listen altid opdateret og lige ved hånden, både til arbejds- og privatlivet. Jeg er fan af gode to-do lister. Flueben er feel good 🙂

    • Hej Elle

      Flueben er nemlig ‘feel good’ og skaber ro i sjælen (nogens sjæle i hvert fald) 🙂

      Tak for din kommentar – og god fornøjelse med at hanke op i dig selv.

      //Christina

  8. Jeg bruger faktisk Trello som to-do-liste manager:
    Et board = et projekt
    Under hvert projekt laver jeg fire cards: Idéer, to-do, doing og done. Og så flytter jeg punkterne fra det ene kort til det næste alt efter, hvor langt jeg er med det.
    Jeg har også et board, der bare hedder: i dag.

    • Hej Anette

      Trello er også et must, hvis man er glad for lister. Tak fordi du deler. Og virkelig god idé med et ‘i dag-board’ 🙂

      //Christina

  9. Hej Christina

    Jeg er som du fan af to-do-lister.
    På jobbet bruger jeg min Outlook-kalender som min to-do-liste. Det er muligvis fyfy, men det hjælper mig med at prioritere og huske arbejdsopgaverne. Jeg booker mig selv i kalenderen og skriver opgaven, der så popper op, når det er tid. Selvfølgelig sker det, at jeg må rykke rundt på tingene, men så flytter jeg bare datoen eller tidspunktet. På den måde glemmer jeg intet. Og når opgaven er løst, kan jeg slette den. Som jeg netop har gjort med opgaven: Læs Bros indlæg om todos 😉

    Hephey for to-do-lister
    Maria

    • Hej Maria

      Så længe den hjælper dig til at prioritere og huske (og handle ikke mindst), så er Outlook jo et helt og aldeles udmærket værktøj.

      Og så er det jo kun dejligt at høre, at BRO Blog figurerer på din liste – så bliver det ikke meget smukkere 🙂

      // Christina

  10. Hej Christina

    Godt skrevet, jeg er også helt enig. God pointe med inbox, min hoved-indbakke er altid tom, der har jeg KUN mails jeg mangler svar på fra kolleger, så kan jeg se på datoen om jeg skal rykke dem igen. Man kan slev redigere på titlen i en mail i indbakken, så man kan skrive sin “to-do” handling i den. Ellers ligger alt i dertil oprettede mapper fra kolleger og kunder.
    Jeg bruger lidt samme metodik i mine to-do-lister, dvs hvis jeg foretager en handling der kræver et svar skriver jeg også hvornår jeg evt skal rykke for svar.
    Blot lidt input.

    Jesper

    • Hej Jesper

      Og virkelig gode input. Tak for dem alle. Det lyder som om, at du har helt styr på det dér med lister 🙂

      Ha’ en rigtig god weekend.

      // Christina

  11. Jeg er en stor fan af software, og har både Wunderlist, Todoist og Google Keep som jeg bruger. Der er en til hjemme liv, skole liv og mit elektroniske liv. Og jeg syntes det var en rigtig god guideline du skrev, at man skal skrive i bydeform samt have et navneord og udsagnsord med. Det vil jeg tage til mig og begynde at bruge med det samme.
    Men jeg skal også snart til at have taget et valg om hvilken Applikation jeg skal gå med, så jeg ikke bruger tre på en gang, dels fordi Microsoft har valgt at lukke Wunderlist ned som sådan set er min yndling af de tre. Og så står jeg lige pludselig med et ulig antal tjenester til mine forskellige gøremål. Og så tror jeg også jeg ville få glæde af at holde mig til en bestemt, det ville nok give et bedre overblik, problemet er bare at de hver især gør nogle ting bedre end den anden, og det er svært for mig at slippe taget om dem. Derfor valgte jeg også i sin tid bare at inkorporere alle tre i mit workflow.
    Men du skal hvertfald have tak for hjælpen med måden at skrive på.
    Rigtig god dag.
    Mvh Morten

    • Hej Morten

      Tusind tak for din kommentar. Og jeg må give dig ret: Jeg tror umiddelbart også, at det giver det bedste overblik at holde sig til én – eller måske to, hvis arbejde og privatliv skal holdes adskilt.

      Held og lykke med at finde den, der passer bedst til dig.

      // Christina

  12. Absolut brugbare råd – især ideen med en reel sætning. Du får et stort femtal af mig ( skrevet med Etta Cameron accent !!! )

    • Hej Carsten

      Dejligt at høre, at du kan bruge dem. Og tak for fem tallet – lidt Etta-accent gør det kun bedre! 🙂

      Ha’ en god dag.

      // Christina

  13. God gennemgang – og særligt kan jeg lidt “SMART”-tilgangen med at to-do-listen kunne skal indholde konkrete og beskrevne ting. Ligesom @Dorte mangler jeg dog også det meget væsentlige aspekt, tid. Uden tidsestimater på din to-do, har du INGEN mulighed for at vide, hvornår du er færdig, for der er en verden til forskel på at “printe X til Carsten” til “skriv blogindlæg om X”.

    Og faktisk kan to-do-listen være ganske umulig at få overblik over, selv hvis man har angivet tidsestimater. Jeg er derfor gået helt væk fra at lave to-do-lister, og bruger i stedet min kalender til ALT – også små opgaver.

    Med kalenderen kan jeg tidsestimere, placere opgaver i ugen, så det bliver lavet på det bedste tidspunkt, og flytte opgaver frem i tiden, hvis der er tale om “nice-to-haves”. Ved at bruge din (online-)kalender slår du altså mange fluer med ét smæk:

    – En faktisk liste over ting, du skal nå
    – Et tidsestimat på alle opgaver
    – Overblik over, om du har tid til at tage flere opgaver ind
    – Mulighed for at prioritere i “vigtig-haster”, “vigtig-haster-ikke”, “haster-uvigtig” og “uvigtig-haster-ikke”.

    Hvis ikke I allerede er overbevist, så bliv det her: https://goo.gl/WzGG7B 🙂

    // Mikkel

    • Hej Mikkel

      Jeg er overbevist. Virkelig gode pointer, du lister op. To do-listen kan nemlig sagtens være en integreret del af Outlook-kalenderen – og her gælder jo de samme principper som for den ‘fysiske’ liste. Som jeg ser det, handler det rigtig meget om at finde den platform, der fungerer for én sådan, at man sikrer rent faktisk at få den brugt. Her virker det til, at du er godt på vej 🙂

      Ha’ en god dag.

      // Christina

  14. wow – det gik vist lidt stærkt med stavningen. Hele to typos i den første sætning. Flot. 😀

    * – særligt kan jeg lide “SMART”-tilgangen med at to-do-listen kun skal indholde konkrete og beskrevne ting.

  15. Gode tips til en todo liste.

    Jeg er stor tilhænger af metoden “Getting Things Done” (http://gettingthingsdone.com/) der også foreskriver: skriv det nu bare ned, ud fra devisen “Your mind is for HAVING ideas not HOLDING them”.

    Det, der for mig er fordelen er, at jeg har mine mange projekter, der hver især har nogle opgaver. Og så har jeg et sted, hvor DEN næste opgave på mine projekter står. Altså på tværs af projekter. Så er jeg hele tiden med og får løst mine opgaver til tiden, ofte også i god tid.

    Jeg bruger NirvanaHQ som app og med den kan jeg have en sektion for arbejde og en for privat. Så bliver opgaverne fra de to områder ikke blandet sammen.

    • Hej Kim

      Det er virkelig også en fin devise. Særligt, fordi vi ved, at hjernen er begrænset på energi – og derfor er jeg vild med tanken om at forsøge at prioritere i brugen af kognitive ressourcer. Tak, fordi du deler 🙂

      // Christina

  16. Hej Kim

    Det er virkelig også en fin devise. Særligt, fordi vi ved, at hjernen er begrænset på energi – og derfor er jeg vild med tanken om at forsøge at prioritere i brugen af kognitive ressourcer. Tak, fordi du deler 🙂

    // Christina

  17. Jeg har heldigvis allerede godt fat i de 5 tips, men jeg er for evigt en ørn til overspringshandlinger alligevel. Derfor kører jeg også med farvekode. Bruger markers om morgenen til at highlighte de par stykker, der er allervigtigst, og så må jeg KUN arbejde på dem i et afsat tidsrum … i stedet for at løse andre, nemmere opgaver på listen og bilde mig selv ind, at jeg stadig knokler, mens jeg egentlig bare går i cirkler om mere presserende, men sværere opgaver…

  18. Christina Hendel 7. december 2017 kl. 15:18 - Svar

    Hej Sophie

    Tak for din kommentar. Farvekoder er også en klassiker (af gode grunde!). Godt at høre, at du har så godt fat i teknikkerne 🙂

    Ha’ en rigtig god eftermiddag.

    // Christina

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *