Sådan får du nye medarbejdere til at performe efter 14 dage

Det er torsdag, og deadline nærmer sig i Froome-fart. Selvom du trofast har blikket rettet i en 45 grader usund vinkel mod tastaturet, bemærker du alligevel, at hende den nye lige er trådt ind på kontoret.

Det er hendes første dag.

Du kan godt huske det, ikk? Spændingen. Nervøsiteten. Usikkerheden. Og glæden, når en af dine nye kollegaer viste interesse eller initiativ til at hjælpe dig.

Og den oplevelse vil du jo gerne give videre. Men indbakken råber på opmærksomhed, og to-do listen er kun tiltaget i løbet af dagen. Så det bliver ikke lige nu. Er der ikke en anden kollega eller en leder, der har styr på det?

Eller på mundret konsulentsprog: Nogen har vel en plan for onboarding-processen?

Og jo, det har nogen forhåbentlig. Men du har stadig et medansvar, som vi gerne vil hjælpe dig med at leve op til. Derfor har vi i dette indlæg samlet nogle gode ideer til dig – og så forklarer vi til sidst, hvordan det foregår, når nye folk starter i BRO.

Men først to vigtige spørgsmål:

Hvad er onboarding, og hvorfor er det vigtigt?

Onboarding er navnet på den proces, det er at integrere nye medarbejdere i en virksomhed.  Den starter allerede, når rekrutteringen er færdig og kontrakten underskrevet. Og det gør den altid. Som i ALTID. Du kan ikke ikke-onboarde. Du kan gøre det på en god og givtig måde, eller du kan gøre det på en skidt måde, men uanset dit engagement, så finder onboardingen sted, når en ny kollega begynder.

Når onboarding er pivhamrende vigtig, er det fordi, det er i de første tre måneder, at den nye medarbejders tilhørsforhold til arbejdspladsen bliver dannet. Der er masser af skrækeksempler på dårlig onboarding – og du har sikkert hørt nogle af dem før. Nogle af dem, vi har set, siger fx at:

  • 25 procent af alle nyansatte har forladt deres stilling igen, før det første år er gået
  • 22 procent af dem, der forlader jobbet, gør det inden for de første to måneder
  • 4 procent vender aldrig tilbage efter den første dag.

Til gengæld øger god onboarding jobtilfredsheden og ydeevnen hos nye medarbejdere. Og det skaber større organisatorisk engagement og reducerer stress.

Det vil du gerne være med til, ikk?

Onboarding er en holdindsats

Hver eneste gang, der kommer en ny medarbejder, er der bunkevis af oprettelser, procedurer og møder, der igangsættes med det formål at give den nye medarbejder redskaberne til at kunne varetage de mange bulletpoints i jobbeskrivelsen.

Lyder det omfattende? Jamen, det er meget værre end det. For den gode onboarding-indsats er ikke noget, der sker automatisk eller kan løses fra HR- eller ledelsesfløjen. Det er ikke noget, du kan overlade til de andre. Det er en holdindsats, og som kollega er du afgørende for, at hende den nye bliver en succes.

Selvfølgelig ligger det formelle ansvar hos ledelsen, når hende den nye starter. Lad os for nemheds skyld kalde hende Helle. Når Helle starter, er der selvfølgelig en ledelsesmæssig opgave, der skal varetages.

Der skal ligge en køreplan klar, der indeholder:

  • Helles læringsmål
  • en plan for hvor, hvornår og hvordan Helle skal levere værdi
  • en klar beskrivelse af, hvordan Helle skal bidrage til at nå virksomhedens strategiske målsætninger.

Men køreplanen er kun en lille del af onboarding-processen. Det handler om meget mere end at bestille en pc, oprette den nye kollega i HR-systemet eller introducere vedkommende for indholdet i personalehåndbogen.

Både processen, Helle og du har brug for, at du tager et medansvar. For det første fordi man ikke kan læse sig til, hvordan det er at være medarbejder på din arbejdsplads. Og for det andet fordi det også er i din egen interesse. For du kommer sikkert til at bruge mere tid sammen med Helle end jeres fælles leder.

Personalehåndbogen og den udleverede pjece med organisationens 5 kerneværdier er sjældent til meget mere nytte end papiret, det står på, hvis det ikke bliver bakket op af den rette adfærd. Så hvad skal du gøre? Hvordan kan du hjælpe Helle på plads og i gang?

7 ting du bør gøre, når du får en ny kollega

Når man er ny og usikker, kigger man på, hvad de andre gør og siger. Du bliver dermed en rollemodel, hvad enten du vil det eller ej. Og det stiller krav til din kommunikation og din adfærd og alle de måder, de to ting hænger sammen på.

Her er 7 ting, du for eksempel kan gøre:

  1. Tag et kort møde med en håndfuld relevante kollegaer, før Helle starter. Det kan være jer, der skal dele kontor med Helle, eller jer, der skal samarbejde med hende på et specifikt projekt. Tal om, hvad hun har brug for at få at vide, og hvordan I kan hjælpe hende, og fordel så ”opgaverne” mellem jer. Janne fortæller lidt om den daglige rytme i afdelingen. Christian viser, hvordan I deler og navngiver dokumenter. Og så videre.
  2. Send en præsentation af Helle ud på forhånd. Det er ikke lige naturligt for alle bare at snakke med nye mennesker. Derfor kan det være god samtale-ammunition med en kort mail til Helles kommende kollegaer om, fx hvad hun har lavet før, og hvor hun kommer fra.
  3. Foreslå Helle, at hun selv sender en mail rundt. En mail med emnelinjen ’Hej, jeg er din nye kollega’ og en kort fortælling om, hvem man er, og hvad man interesserer sig for, bliver positivt modtaget af 99,76 % af alle mennesker. Det viser vores egen uvildige undersøgelse J
  4. Gør et stort nummer ud af den feedback, Helle får i starten. Helle har brug for at få vist retningen og blive sat ind i den måde, I arbejder på. Vis hende både, hvordan I giver feedback (og hvis I ikke har en metode til feedback, bør I få en), og sæt selv mere tid af til feedbacken til Helle, end du ville gøre med en af dine mere erfarne kollegaer.
  5. Tag initiativ til fælles frokost i starten. Vi behøver nok ikke forklare hvorfor.
  6. Vær på vagt over for intern lingo. Enhver organisation har sit helt eget vognlæs af indforståede vendinger, referencer og forkortelser. Dem kender Helle slet ikke. Så forklar tingene så pædagogisk som muligt uden at patronisere.
  7. Vær eksplicit om, at I er et team. Alle har interesse i, at Helle bliver en succes på arbejdspladsen. Italesæt og vis det. Indsatsen kommer tilbage i tifold, det lover vi.

Når BRO får en ny medarbejder

Som lovet runder vi af med en kort tjekliste for, hvad der sker, når en ny ansat starter hos os i BRO.

Den nye medarbejder får:

  • sat møder op med kolleger og teams: Hvad laver du? Hvad laver jeg? Hvad foregår der i BRO?
  • lavet en DiSC-profil og får indsigt i kollegaernes profiler, som ligger åbent på fælles-drevet
  • en leder/kontaktperson at referere til
  • en One2One-samtale hver 6.-8. uge med nærmeste leder – med fokus på trivsel, performance og nuværende opgaver
  • udleveret personalehåndbogen og strategidokumenter
  • kompetence- og medarbejderudviklingstur til Andalusien
  • en indbydelse til de sociale arrangementer, løbeklubben og bogklubben.

Vores onboarding-forløb rummer selvfølgelig også alt det, der ikke kan nedskrives i bullets. Fx de mange, daglige touch-points, hvor de erfarne kolleger spørger, lytter og hjælper efter bedste evne.

Og så siger det næsten sig selv, at forløbet bør skræddersyes til den enkelte medarbejder. Jeg har blandt andet ansvaret for vores nyudnævnte juniorkonsulent Simon, som skal igennem et 1-årigt kompetenceudviklingsforløb. Han bliver tilknyttet 3 af vores erfarne konsulenter. De har hver især 3-4 måneder sammen, hvor de kan overøse juniorkonsulenten med alt, hvad de ved. Lige fra copywriting, gennemslagskraft og til projektledelse.

Sådan får vi nye medarbejdere til at performe efter 14 dage. Hvad gør du?

Dit bud på den bedste onboarding

Hvordan gør I på din arbejdsplads, når der kommer nye medarbejdere? Eller hvordan ville du ønske, det var? Del dit bedste eksempel på et godt onboarding-tiltag i kommentarfeltet 🙂

Om Karen Minke

Karen Minke

Karen Minke

Projektleder - 20334689
Karen er konsulent og projektleder i BRO. Hun er uddannet inden for journalistik og litteraturhistorie, og hun arbejder på kommunikationsprojekter i mange former og farver - men gerne noget, der involverer skriftlig formidling.

16 kommentarer til “Sådan får du nye medarbejdere til at performe efter 14 dage

  1. Maj-Britt Kent Hansen 6. september 2017 kl. 19:28 - Svar

    Hvordan går det nu til, at jeg igen er blevet tilmeldt? Og det på min gamle arbejdsmailadresse, som var afmeldt for flere måneder siden. Hvor er afmeldingsknappen? Umiddelbart kan jeg ikke finde den.

    • Kære Maj-Britt
      Vi er kede af, at du vil forlade os (igen?), men vi vil selvfølgelig gerne hjælpe dig med, at du bliver ordentlig afmeldt. Jeg sender dig lige en mail for at sikre, at vi afmelder den rigtige emailadresse. Bh. Karen

  2. Kære Karen
    Tak for et interessant indlæg.
    Jeg undrer mig blot over alle disse anglicismer, der åbenbart er blevet meget nødvendige, for at kunne udtrykke sig fx onboarding-processen, bulletpoints, feedback, teams, One2One, performance, touch-points.
    Det forekommer mig underligt, at et firma som BRO, ikke arbejder mere med variationerne i det danske sprog, når I ellers viser interesse for sproget, og blandt andet markerer Jer som formidlere.
    Der er glimrende danske udtryk for de overstående anglicismer. Endelig vil jeg tilføje, at ordet “laver” nok et af de ord, der refererer til flest begreber, så hvorfor ikke gøre brug af disse?

    • Kære Jørgen
      Jeg er glad for, du finder det interessant 🙂 Og jeg synes, du har ret i din pointe med de engelske udtryk. Den tager jeg til mig. Tror også, vores tekstforfattere (ikke copywritere!) vil komme efter mig.
      Tak for indspark. Bh. Karen

  3. Introforløbet er virkelig vigtigt ! Jeg har prøvet at starte i virksomheder hvor introforløbet var planlagt ned i mindste detalje, og i den anden grøft, et sted hvor de var ret overraskede over, at jeg dukkede op til aftalt tid den 1.. Det er ærgerligt at bruge hele sin første dag på tekniske ting, når man egentlig hellere vil igang med opgaver og mennesker.

    Jeg synes rigtig godt om tippet om at medarbejderne mødes inden den nye starter, og fordeler opgaverne imellem sig. På mine arbejdspladser har det normalt været lederen der har fordelt de forskellige punkter i processen, men jeg tror det vil fungerer meget bedre, hvis de nærmeste kolleger selv fordeler “tjanserne”.

  4. Dejligt at læse om hvordan det også kan foregå …

    P.T. ansat som vikar/projektansat medarbejder – efterhånden med en del erfaring, – kan man nogle steder få indtrykkket af at være et nødvendigt onde …

    Det indebærer hverken rundstykker eller retning ….

    Som Randi ovenover nævner, – det er skønt at føle sig ventet og velkommen, så man hurtigt kan komme til at gøre nytte …….

    De engelske indtryk i dansk sprog kan jeg også godt undvære 😉

    • Kære Jette. ‘Rundstykker og retning’ og ‘ventet og velkommen’. Jeg er vild med det og suger til mig 🙂 Og tak for din kommentar. Bh. Karen

  5. Jeg søgte engang et job i Danmark, mens jeg stadig boede i udlandet og fik det, jubiii! Det handlede om datakonsolidering og de havde en kæmpeopgave liggende, så de bad mig om at ændre min billet, så jeg kunne starte 10-14 dage tidligere. Som den gode medarbejder jeg er, ændrede jeg min billet og startede til trods for jetlag. Men da jeg mødte op, var der ingen PC, så jeg kunne ikke starte med at arbejde – arkivere for de andre??? Og det tog over 1,5 måned, før jeg havde fået password til alle de nødvendige databaser. Og hvor længe blev jeg der? Ikke ret længe.

    • Kære Charlotte. Det lyder som en rigtig træls oplevelse – og desværre er du nok ikke alene med den. Jeg håber, du har fundet dig et bedre sted. Bh. Karen

  6. Fint indlæg. Sørger selv for rundstykker og blomster, når den nye starter. Der er fundet et omklædningsskab. Hendes navn er skrevet på brevbakken. Et omfattende introduktionsprogram, navn på de kollegaer, hun skal følge osv. Håber hun bliver længe 😊Jeg bryder mig heller ikke om brugen af fremmedsprog i jeres tekster. Venlig hilsen Vibeke

  7. Vi er en lille virksomhed (lidt endnu). Så prøver så vidt muligt at sikre, at nye ansatte er fuld forstået med hvad vi hver især arbejder med, og fortælle hvem der er eksperten inden for de forskellige områder. Det gør det mere intimerende at spørge, hvis man skal spørge to, hver gang man har et spørgsmål.

    Derudover opfordrer vi til, at man stiller så mange spørgsmål i starten, så de føler, at vi løfter i flok. Derudover stiller vi også spørgsmål, så den nye får fornemmelsen af, at vi sætter pris på den nye in-house viden der er kommet. Hvilket vi oprigtigt er.

    Der er heldigvis ingen der er løbet skrigende bort af de små tricks.

    Tværtimod.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *