Her er en lynguide til at skrive effektive noter

I dette indlæg giver vi dig BROs foretrukne metode til at skrive effektive noter.

Tag ikke fejl: Det er et nødvendigt indlæg, det her.

For hver uge sidder vi (ja, også dig) i timevis bag lukkede mødelokaledøre og diskuterer og beslutter ting, der påvirker både egne og andres opgaver.

”Så er det en aftale,” siger vi og forlader mødelokalet for at bruge 20 minutter med hovedet nede i indbakken inden næste møde.

Og så har vi glemt, hvad aftalen var.

Det er der jo heldigvis råd for. For du har jo dine noter. Som fint opsummerer, hvad I blev enige om, og hvad du skal gøre nu, ikke sandt?

Øhmmm …

Dårlige noter er en epidemisk landeplage. Så hvis du af og til får centimeterdybe panderynker, når du kigger dine noter igennem i forsøget på at huske, hvad der blev besluttet, og hvem der sagde hvad – så er det her indlæg til dig. Alternativt kan du donere det til en kollega, der virkelig trænger til at spænde af i pandemusklerne.

Hvad er problemet?

Dårlige noter er problematisk af flere årsager:

  • Det medfører en sur følelse af at være utjekket.
  • Du risikerer, at andre også oplever dig som utjekket, når du famler efter mening og stammer dig igennem ufokuserede noter, som du flygtigt har nedfældet i telegram-stil.
  • Du risikerer ganske enkelt ikke at løse dine opgaver, fordi dine noter ikke hjælper dig til at huske, hvad du fik ansvar for.
  • Det er i sidste ende ineffektivt og dyrt for din arbejdsplads.

Så for alles skyld: Skal vi ikke gøre noget ved det?

Hvorfor skriver vi dårlige noter?

Problemet er ofte, at du overvurderer, hvad du kan huske. Derfor lader du enten helt være med at tage noter, eller også ender dine noter med at være for kortfattede, upræcise og ufuldstændige.

Måske ser de sådan her ud:

Nogen er de bedste til X, og der skal leveres noget i Word-format. Aha.

Den slags ensomme og tilfældige ord hist og pist på papiret hjælper dig ikke ret meget to uger senere, når du skal følge op.

Eller du tager måske rigeligt med noter? I så fald kan problemet skyldes mangel på struktur, eller at du griber det forkert an sprogligt. Det er to af de væsentligste faldgruber i forhold til at få noterne til at give mening på sigt. Det kan fx se sådan her ud, når det går galt for mig:

Det komplette overblik – i hvert fald i de første 8 minutter efter mødet.

Uanset hvad problemet er, kan BROs metode til at tage effektive noter løse det for dig. Ikke fordi, at den er den eneste rigtige. Men den er nem at lære, så tag opskriften til dig, hvis dine noter har det med at ligne billederne herover.

Er du klar?

Sådan skriver du effektive noter

I BRO kalder vi den Eva-metoden. De fleste i BRO har det nemlig med at skifte notatteknik, når vi først har siddet til møde med Eva Rieks en enkelt gang eller to. Som det mest naturlige i verden tegner hun en sky på midten af sit papir, hvorfra alle vigtige pointer udgår.

Et eksempel på Evas noter. Snorlige.

Mere bredt er metoden kendt som mind mapping. Med mindmaps skaber du nemt et visuelt overblik. De øger tilmed sandsynligheden for, at du faktisk også husker det, du skriver ned.

I stedet for at dine noter blot kronologisk gennemgår af mødets forløb, kategoriserer du nemlig dine noter efter emne.

Men hvordan kan jeg fra mødets start vide, hvilke emner jeg skal kategorisere i, tænker du måske?

Jo, hvis der bare er minimalt styr på tingene på din arbejdsplads, så ved du også på forhånd, hvad et møde nogenlunde kommer til at handle om. Du har vel set en agenda? Den bruger du som outline, når du forbereder dig til mødet efter denne opskrift:

  1. Åbn en blank side i din notesbog.
  2. Lav overskrifter, der svarer til agendaen + eventuelle andre emner, du har tænkt dig at byde ind med.
  3. Noter de vigtigste spørgsmål og tjeklistepunkter til hver overskrift.

Bum. Tænk engang – så ser du tjekket ud, allerede når mødet starter.

Og hvem ved? Måske er der en sammenhæng mellem, hvor velforberedt du er til et møde, hvad der kommer ud af mødet af konstruktive og klare aftaler, og hvor meget tid du spilder undervejs …

6 ekstra ideer og gode råd

Inden du prøver metoden af i praksis, runder vi indlægget af med et par velmente tips og råd:

1. Skriv dine noter i hånden, ikke på en computer

Undersøgelser viser, at vi husker bedre, når vi skriver noter i hånden i stedet for på en computer. Vi aktiverer nemlig mere af hjernen, når vi forbinder det verbale og visuelle.

2. Men skriv pænt og roligt

Sæt tempoet ned, og skriv pænt. De ekstra sekunder, du bruger, får du tifold retur. De fleste skriver både roligere og pænere, når de kun bruger store bogstaver. Så slå eventuelt din indre CAPS LOCK til.

3. Skriv rigtige sætninger frem for enkelte ord

Noter i enkeltords-format er et tydeligt symptom på, at man overvurderer, hvad man kan huske. Brug i stedet rigtige sætninger med grundled og udsagnsled.

Det er ganske enkelt sværere at misforstå ”Kanalen bliver mest brugt til intern kommunikation” end ”Intern kanal”.

Og ”Maria sender PDF på mandag” end ”Får PDF man.”

4. Brug kun forkortelser, du er 100 % fortrolig med

Det er fristende at opfinde nye forkortelser i effektivitetens navn. Men lad være. Brug kun velkendte forkortelser i dine noter. I BRO ved vi fx godt, hvem initialer som HB, AG, HH og MSM dækker over. Men det gør det ikke nødvendigvis fornuftigt at forkorte alle navne. Skriv hellere Pernille Haurballe end PH, hvis du kun lige har mødt hende.

5. Skab overblik ved at bruge to farver

En ofte undervurderet dimension ved tekster er deres visuelle appel. Et godt trick her er at skrive med to forskellige farver. Skriv med sort, når du forbereder dig til mødet, og tag så en rød kuglepen med til mødet. Så ved du, at dine spørgsmål er med sort, og at modpartens svar er med rød.

Jeg er ikke så god til det som Eva…

Du kan også variere skriftstørrelsen og på den måde FREMHÆVE de vigtigste detaljer.

6. Vær konsekvent med dine noter

Husk, at BRO-metoden ikke er den eneste rigtige. Gør, hvad der fungerer for dig, men vær konsekvent og stringent. Du gør livet lettere for dig selv, hvis dine noter generelt følger samme mønster.

Flere gode råd? Ja tak. Del gerne i kommentarfeltet, hvis du har et.

Om Henrik Hillestrøm

Henrik Hillestrøm

Konsulent - 40803995
Henrik er konsulent i BRO og arbejder med tekst, projektledelse, effektivitet og formidling. Han har løst opgaver for blandt andet Zen Systems, Dansk Psykolog Forening og Downtown. Henrik sidder desuden i redaktionen på BRO blog.

21 kommentarer til “Her er en lynguide til at skrive effektive noter

  1. Fantastisk gode tips! Og timingen kunne ikke være bedre.
    Jeg er nu 3 måneder inde i et nyt job, hvor alt foregår ganske analogt, og alle går rundt med notesbøger. Kommer fra et næsten papirfrit firma, og har vænnet mig til at skrive alle noter i Onenote, men det fungerer bare ikke længere. Jeg kan ikke være den eneste som “gemmer” mig bag en skærm til møderne, det giver et forkert signal til de andre deltagere.
    Jeg skal helt klart prøve sky-teknikken til mit næste møde ( om 30 min)

    • Henrik Hillestrøm 23. maj 2017 kl. 13:18 - Svar Author

      Rigtig god overvejelse, Randi. Og dejligt, at vi lige timede indlægget perfekt til dig.
      /Henrik

  2. Gode input ✔️✔️

    Et lille tip fra en notesbog narkoman – vælg en notesbog hvor siderne kan rives ud, så du kan lave en notesbogs-forårsrengøring i ny og næ.

    Og… husk altid at notere dato (evt sted og deltagere) i højre hjørne.

    God dag

    • Henrik Hillestrøm 23. maj 2017 kl. 13:15 - Svar Author

      God tilføjelse, Anders – tak for dem. Det her med at rive siderne ud har i øvrigt den bonus, at det ganske enkelt føles RART at rive sider ud af en bog. Det er sådan en synlig og fysisk manifestation af fremskridt og aftjekkede punkter på en to do-liste. Sådan har jeg det i hvert fald 🙂

      Tak fordi du læser og kommenterer.
      /Henrik

  3. Maud Transbøl 23. maj 2017 kl. 11:34 - Svar

    Jeg sætter altid en ⭐️ ud for de noter, hvor der skal ske noget/leveres noget/følges op samt initialerne på den, der har opgaven + evt. dato. Så er det lynhurtigt at skimme noterne og se, hvor der skal tages action.
    Hvis jeg er mødeleder (og også nogengange, når jeg ikke er 🙂), slutter jeg mødet af med at gennemgå de ⭐️-mærkede actions, som vi har aftalt. På den måde står det klart, hvilke opgaver vi har aftalt og hvem, der løber med bolden
    Det virker professionelt at runde mødet af på den måde og det hjælper til at holde fokus.
    Kan I bruge det tip?

    • Henrik Hillestrøm 23. maj 2017 kl. 13:16 - Svar Author

      Sagtens, Maud. Tak fordi du deler. Jeg kan godt lide proaktiviteten i lige at stå for lidt mødeledelse, hvis den med det formelle ansvar for det ikke er så langt fremme i skoene som påkrævet 🙂

  4. Tak for at minde om den geniale mind map-teknik som jeg selv har glemt i travlheden😉 Hvis man som jeg laver fyldige noter mhp referat til underskrift, og det skal foregå på pc, er der så noget software der duer?

    • Henrik Hillestrøm 23. maj 2017 kl. 13:30 - Svar Author

      Hej Søs – selv tak da.

      Tænker du på, hvordan man nemt laver mind maps på computeren? Så kan du prøve Coggle It, som netop slår sig op på “Simple Collaborative Mind Maps”. Se fx demoen på https://coggle.it/

      /Henrik

  5. Bonustip: Sådan overser du aldrig mere en opgave i dine noter:

    Brug på mødet en lys markerpen til at fremhæve de opgaver, som mødet kaster af sig – og overstreg dem med en anden og mørkere markerpen, når de siden bliver løst. Så kan du når som helst bladre baglæns i notesbogen og se, om du har glemt nogle opgaver i farten.

  6. Tak for et rigtig godt indspark omkring noter. Jeg vil helst sikker benytte mig af EVA modellen, næste gang vi har studiegruppemøde.

    Ang. at skrive noter i hånden, så kan jeg kun råbe med på, at det virker. Jeg husker i hvertfald mine ting bedre, når det er skrevet i hånden. Desværre er det bare alt for omstændigt når man nogle gange sidder med et dag-til-dag pensum på 100 sider. Så skolenoter er jeg desværre nødt til at skrive på pc. Mon ikke også jeg i sidste ende vil takke mig selv for det, når bacheloren om tre år skal skrives 🙂

  7. Vi er kollektivt elendige til noter på mit arbejde.

    Til gengæld råber vi det samme i kor, når vi beslutter noget.

    Vi råber: Skriv det i abeburet!

    Fænomenet blev indført af vores første bestyrelsesformand, som havde bemærket vores elendighed.

    Det er meget simpelt.

    Vandrette og lodrette linier på et stykke papir, der danner et gitter.

    På den øverste linie står der: Nr. – Opgavebeskrivelse – Ansvarlig – Deadline

    En linie i abeburet kan derfor hedde: #1 – Mailkampagne til forhandlere – Ole – 23-05.17

    Det, der virker for os er, at alle har en kopi af abeburet.

    Alle ved, at Ole skal lave den mailkampagne.

    Det er ikke plads til fortolkninger.

    Kommentaren her handler måske ikke om notatteknik, men om referatteknik.

    Men også om hyggelige møder, hvor der råbes en del.

    Tak for endnu en mental gulddukat fra Evas hånd.

    • Henrik Hillestrøm 29. maj 2017 kl. 09:48 - Svar Author

      Hej Ole
      Et kort øjeblik havde jeg den ide, at det var jeres eksklusive lytte-show-room, der hed Abeburet. Det kan altså noget. Tænk lige over det 🙂
      /Henrik

  8. Mindmapping styrer!

    Mit største problem med at tage noter er, at jeg misser noget af det der bliver sagt, mens jeg skriver. Har I et godt råd til det? Måske en idé til et kommende blog-emne 😉

    • Henrik Hillestrøm 29. maj 2017 kl. 09:51 - Svar Author

      Tak for din kommentar, June.

      Jeg kan sagtens genkende problematikken fra mig selv, og plejer at forfalde til en løsning, der er temmelig pragmatisk, hvis jeg selv må sige det. Simpelt hen at forklare de andre på mødet, at jeg lige skriver noget ned, og derfor bede dem om at gentage eller holde hestene et kort øjeblik.

      Jeg har endnu til gode at opleve nogen tage det ilde op. Du sidder jo og noterer deres guldkorn, så du kan huske dem senere; det er reelt et ret stort kompliment, ikke? 🙂

      Hilsen Henrik

  9. Tak for et godt indlæg, som sædvanligt.
    Mind Map er en genial ting fra 70’erne, som kan bruges til stort set alt, hvor man har behov for et overblik. Jeg selv benytter mig af små tegn som firkanter, stjerner, cirkler, der hvor der er samfald mellem emner.

    For at optimere min hukommelse bruger jeg små tegninger. og er dermed fortsat over i det grafiske univers. Hele min coachinguddannelse er noteret via tegninger i et mindmap format – om jeg forstår mine noter? JA! de er så nemme at læse.

    Endnu engang tak for gode indlæg og nyhedsbreve.

  10. Hejsa. Tak for gode råd. Brugbare noter er guld værd i en travl hverdag!
    Jeg har selv peppet min notesbog og noteteknik gevaldigt op med inspiration fra denne fine video: https://www.youtube.com/watch?v=nasMrmSumBU

    Og ja, det tager lidt længere tid. Og ja, jeg er hende med penalhuset til møderne. MEN mine noter er blevet langt mere brugbare og overskuelige. Det kræver lidt tilvænning, men så bliver det mere naturligt. Prøv det!

    //Emma

    • Henrik Hillestrøm 29. maj 2017 kl. 09:53 - Svar Author

      Rigtig fin video, Emma. Tak for den. Det kræver nok ganske rigtigt lidt øvelse at få det til at se nogenlunde pænt ud, men når det lykkes, så ser det også virkelig ud til at lykkes 🙂

  11. Åhhhhe, tak! Er startet på job med rigtige kolleger (og møder) efter 10 år som solo-selvstændig, deraf tages der mange flere noter i komplekse sammenhænge . hvor jeg tit har ansvar for at skrive rent og sende ud. Og har ramt muren: Hvad søren betyder det her? flere gange.

    1000 tak for at minde mig om visualiseringens fortræffeligheder.

    • Henrik Hillestrøm 29. maj 2017 kl. 09:55 - Svar Author

      Selv tak, Mette. Du har lige inspireret mig til en lille tommelfingerregel, når man skriver noter: Hva Søren-testen. Vil den metaforiske Søren kunne forstå det her om 14 dage?

      Hilsen Henrik

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *