Et enkelt princip, der kan forbedre hele din organisations effektivitet

Et enkelt princip, der kan forbedre hele din organisations effektivitet

Den italienske økonom Vilfredo Pareto formulerede i 1895 et princip, der senere blev verdenskendt under dette oplagte navn: Pareto-princippet. Det bliver brugt i snart sagt alle sammenhænge – fx salg, økonomi og sociologi. Og så er det også anvendeligt, når vi taler personlig effektivitet, organisation og ledelse.

Du har sandsynligvis hørt om det. Det er nemlig også kendt som 80/20-loven. Den siger:

20 procent af din indsats skaber 80 procent af dine resultater.

Baggrunden for princippet var en række iagttagelser, Pareto gjorde sig. En af dem var, at han fik 80 procent af ærterne i sin køkkenhave fra blot 20 procent af ærtebælgene. En anden var, at 20 procent af befolkningen ejede 80 procent af værdierne i landet.

Kort sagt: Et slags misforhold mellem input og output.

Princippet er i dag en evergreen i konsulentverdenen – og med god grund. For både organisationer og enkeltpersoner kan lære noget af det.

Skærp fokus i din organisation

Paretos princip gælder i vid udstrækning for virksomheder og organisationer. Her er et par eksempler:

  • 20 procent af dine kunder står typisk for 80 procent af din omsætning.
  • 20 procent af dine kollegaer står for 80 procent af din arbejdsglæde.
  • 20 procent af dine medarbejdere står for 80 procent af salget i virksomheden.

Pareto-princippet udpeger dermed straks potentialer: Din virksomhed kan skabe store forbedringer, hvis I bliver bedre til at fokusere på de områder, der er mest effektive og giver de største resultater.

Resten kan I så overveje, om I vil fjerne, uddelegere eller på anden måde systematisere anderledes. Eller – for det er selvfølgelig også en mulighed – om nogle af de mere søvnige områder skal redefineres og vækkes til live.

Find eksplosiv personlig effektivitet

Overført til personlig effektivitet betyder princippet, at du typisk skaber 80 procent af dine resultater på 20 procent af din tid.

Her er der straks også nogle potentialer, der banker på: Hvis du bliver bedre til at identificere de 20 procent, der skaber mest værdi, kan du forbedre dine resultater markant ved at bruge mere af din tid på disse opgaver.

Teoretisk set bør du derfor reelt nægte dig selv at udføre opgaver fra de nederste 80 procent, inden du har løst de værdifulde 20 procent først.

Sådan kan det naturligvis ikke hænge sammen i praksis. Hverken rækkefølgen eller den helt skarpe 80/20-fordeling. Men ideen er, at en lille del af indsatsen står for en stor del af resultaterne.

Tænk fx over, hvordan en lille del af dine kollegaer står for langt størstedelen af dine afbrydelser. Du ved godt, hvem de er, ikke?

Hvordan kan du bruge det?

Helt overordnet kan du lave en øvelse ved at svare på følgende: Hvilke 20 procent af min indsats er årsag til 80 procent af mine resultater? Og hvilke 20 procent er årsag til 80 procent af problemerne?

Her er et par eksempler, du kan lade dig inspirere af:

  • Du har en liste med 20 opgaver. 5 af dem giver markant mere værdi end de resterende 15. Prioriter disse.
  • Du har 40 kunder, men 5 af dem klager hele tiden og skaber dårlig karma. Fyr dem, og fokuser din tid på de gode kunder.
  • Du har 20 kollegaer. Selvom du holder meget af dem, står 3 af dem for langt de fleste af dine afbrydelser. Fokuser på at løse problemet med disse tre kollegaer for at få mere ud af din tid.
  • 20 procent af dine arbejdsopgaver skaber 80 procent af din arbejdsglæde. Definer de 20 procent og se, om du kan allokere mere af din tid der. Hot tip: Vend det lige med chefen undervejs.

Det er et simpelt princip, der muligvis sætter nogle ting lidt på spidsen. Men hvis du evner at omsætte det i praksis, kan det have stor effekt på både organisations effektivitet og din egen arbejdsrytme.

Måske kender du allerede princippet og har gjort dig erfaringer? I så fald er du meget velkommen til at fortælle os om det i kommentarfeltet.

I BRO hjælper vi også vores kunder med at blive mere effektive. Læs mere om en af vores mest populære workshops.

Om Eva Rieks

Eva Rieks

Partner - 40805103
Eva er partner i BRO og arbejder primært med strategi- og konceptudvikling og ledelsesrådgivning. Derudover er hun projektleder på større kommunikationsopgaver, især inden for partner- og medlemskommunikation. Eva har blandt andet løst opgaver for Totalkredit, ATP og Dansk Pilot Forening.

6 kommentarer til “Et enkelt princip, der kan forbedre hele din organisations effektivitet

  1. En tanke fløj ind i mit hoved mens jeg læste dette: Kan man ikke blive ved med at dele det op?

    Hvis jeg kun fokuserer på de 20% af mine opgaver der giver mest værdi, rent teoretisk burde jeg vel kun fokusere på 20% af de 20%, osv., osv. Er det skruen uden ende?
    Hilsen matematikeren.

  2. Hej Kim

    Sjov tanke. Og du har vel principielt ret. Det er jo i bund og grund sådan, procentregning fungerer.

    Der er tre umiddelbare tanker, der dukker op i mit hoved:

    1) Jeg tror, at det ret hurtigt stopper med at være konstruktivt at skrue endeløst videre.
    2) Jeg ved af erfaring, hvor svært det kan være at identificere og prioritere de 20 % til at starte med, og næste skridt vil for de fleste være en unødvendig komplicering.
    3) Pointen er ikke, at man KUN skal fokusere på de 20 %. For de fleste af os er vores job et slags økosystem, hvor selv små petitesse-lignende opgaver bidrager til helheden. Nøglen er at løse opgaverne i den rigtige rækkefølge.

    Tak fordi du læser med og kommenterer.

    Hilsen Eva

  3. Tak for et godt indlæg, Eva.

    Det gør ondt at erkende, men 80/20 har en masse sandhed i sig.

    Jeg forsøger mig ofte med et hjemmestrikket (og derfor godt) princip om, at jeg skal fikse det svære, det kedelige og det hårde først.

    Altså før jeg laver det gode og sjove.

    Jeg gør det svære, før jeg gør det lette.

    Og hvis du spørger mig om mine erfaringer, er dagen (ærlig talt) lidt tung at komme i gang med … men jeg synes alligevel det er en vildt god idé … for jeg tror, jeg selv har fundet på den.

    i)

  4. Kære Ole

    Åh, hvor jeg kender det dér. Min (dårlige) vane er at få overstået alle små-opgaverne først, for så synes jeg, at jeg virkelig kan fokusere på de store og svære projekter. Med det resultat, at jeg bruger hele dagen på småopgaverne… Ikke helt 80/20, vel?

    Jeg lover, at jeg gør det anderledes. Begynder i morgen:-).

    God weekend.

    /Eva

  5. Vi går alle i 20 procent af vores tøj 80 procent af tiden. Og før streaming kom lyttede jeg i 80 procent af tiden til 20 procent af mine CD’er.

    Jeg forsøger at efterleve Franlin Coveys gode vane “Gør det vigtigste først”. Og hvis jeg er i tvivl om, hvad det vigtigste er, så er det altid det, der bedst kan betale sig – enten menneskeligt eller økonomisk. Hvis jeg fx skal skrive fire fakturaer, så starter jeg altid med den største af dem – derefter tager jeg den næststørste osv. For bliver jeg afbrudt i arbejdet med fakturaerne, så belastningen af likviditeten ikke så stor, som hvis jeg gemte den største til sidst.

  6. Hej Poul

    Jeg synes, at det er en rigtig god tommelfingerregel, du har der. Det gør det i hvert fald nemmere at navigere i det væld af opgaver, som de fleste af os sidder med.

    TAK for at dele:-)

    /Eva

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *