6 måder at videndele på

6 MÅDER AT VIDENDELE PÅ

Videndeling.

Alle vil gerne have mere af det. Ingen får rigtig gjort noget ved det.

Men videndeling kan i bedste fald føre til øget innovation, bedre resultater på bundlinjen og større indsigt i den organisation, du arbejder i. Det kan også føre til spildte penge på et løvfaldsdækket intranet og timer brugt på at udarbejde interne dokumenter, som aldrig bliver læst.

Så hvorfor gør vi det ikke noget mere?

Fordi videndeling oftest ses som et stort, forkromet projekt, der kræver pjecer og koster blod og blæk for at blive bragt til live. Derfor handler det om at gøre videndeling til noget konkret og forpligtende fremfor en lam vision uden handling bag.

Det giver jeg dig seks metoder til i dette blogindlæg: De tre første handler om såkaldt uformel videndeling, som du kan gå ud og gøre brug af med det samme. De sidste tre handler om strukturel videndeling, der kræver lidt mere forberedelse, men ikke desto mindre er nemme at implementere og kun koster tid.

 

1. Bed om sparring fra en kollega, der ikke ligner dig

Hvad skal du gøre: Næste gang du har brug for feedback eller sparring på en opgave, så bed en kollega til råds, som:

  • har en anden uddannelse end dig
  • sidder med et andet fagområde
  • på ingen måde ligner dig personligt.

Hvorfor virker det: Alt for ofte vælger vi at gå til de samme mennesker, som vi godt kan lide, og som minder om os selv, for at bede om råd. Vi får bare mindre ud af det, når målet er at videndele. Studier viser, at forskellighed i et team markant forbedrer kvaliteten på de opgaver, vi løser, og det gør os i stand til at tænke mere kreativt. Så husk at opsøge de kolleger, der har en viden, du oprigtigt ikke forstår dig på – og spørg: ”Jeg ved, du sidder med det her til dagligt. Vil du hjælpe mig til at forstå det?” De færreste kan sige nej til muligheden for at tale om deres yndlingsemne: Dem selv og deres viden.

 

2. Tag et spørgsmål med til frokost

Hvad du skal gøre: Har du brug for lidt mere uforpligtigende hjælp til dit arbejde, kan du tage en problemstilling med til frokosten og stille spørgsmålet hen over bordet. Fx hvordan sætter du en præsentation op i PowerPoint? Hvordan sorterer I jeres mails mest effektivt? Er der nogle blogs, man skal følge for at være opdateret på x emne?

Hvorfor det virker: Tidligere var rygepausen en ideel måde at videndele på. Kolleger på tværs af afdelinger talte om deres arbejde i uformelle omgivelser. Af forskellige årsager er rygepausen uddøende, men frokostpausen er dens tvillingbror: Det er svært at have paraderne oppe, når man har en tallerken i hånden. Med andre ord er frokostpausen den oplagte ramme for at videndele, uden at du skal yde den store indsats.

 

3. Skab samtalekarma: Vis, at du ikke er alvidende

Hvad du skal gøre: Her er en simpel sandhed: Når du åbner op, åbner jeg også op. Det er blevet kaldt for samtalekarma af direktør i Hummel, Christian Stadil, og professor Steen Hildebrandt. Når man trækker det mest hippie-agtige fra begrebet, får man en simpel formular, der siger: Har du en menneskelig dør åben over for samtaler, vil folk i højere grad komme til dig med viden.

Et eksempel fra Hummel: Christian Stadil kunne som direktør for det hele gå hen og sige til sin designer ”Lav den her Hummel-trøje!” I stedet siger han: ”Vi skal have designet en ny trøje, hvad synes du om det? Kunne du forestille dig noget i den retning? Vi skal lave den på grund af det og det …”

Hvorfor det virker: Når du spørger åbent, viser du, at du ikke er alvidende, og du gør dig afhængig af din modtagers viden. Det kaldes også noget så gammeldags som ydmyghed, og det finder de fleste ret sympatisk. Designeren i vores eksempel opfatter måske ikke engang, at han er i gang med at videndele, men han føler sig lyttet til og anerkendt for sin faglighed – og vil derfor med større sandsynlighed byde ind igen næste gang, der er brug for hjælp.

 

4. Hold kursus for dine kolleger

Hvad du skal gøre: Skal du præsentere et tilbud hos en kunde, holde et foredrag ude i byen – eller skal du selv afsted på kursus? Så forpligt dig til at holde foredraget for en håndfuld kolleger, inden du skal på ude i byen – eller præsenter de tre vigtigste grundpointer fra dit kursus på næste morgenmøde.

Her i BRO skulle min kollega Kathrine fx for nylig holde workshop i kommaer. Hun sendte en mødeinvitation ud tre uger i forvejen til tre kolleger og rammesatte mødet som en komma-workshop. Alle kom. Her virkede videndelingen begge veje: Deltagerne blev bedre til at sætte kommaer. Og Kathrine fik feedback og træning i et trygt rum, inden hun tog ud til kunden.

Hvorfor det virker: Hvert år spilder vi milliarder på at sende folk på kurser, der ikke virker. En del af årsagen er, at den viden, man tilegner sig på kurset, ikke bliver brugt i praksis bagefter. Men har du en forpligtelse over for din chef eller kolleger til at genfortælle kursets indhold, er der større sandsynlighed for, at din nye viden kommer dig og jeres organisation til gode.

Er det dig selv, der skal holde kursus eller foredrag, så husk at tage højde for loven om fordeling af ansvar. Altså: Jo flere folk ansvaret er delt mellem, jo mindre ansvar føler den enkelte for at tage handling. I stedet for at spørge hele afdelingen over frokosten, om de vil høre dit oplæg, kan du med fordel udvælge de folk, du gerne vil have med. Det gør, at de føler sig lidt eksklusive, og samtidig øger du chancerne for, at de deltager.

 

5. 15 minutter hver morgen

Hvad du skal gøre: I BRO holder vi et stående møde på ca. 15 minutter hver dag kl. 09.15. Her er alle mødt ind, og man har haft mulighed for at danne sig et overblik over de kommende opgaver. Til mødet gennemgår vi ugens projekter. Hvordan ser det ud med opgaver? Hvordan står det til med tid og ressourcer?

Hvorfor det virker: Det korte, hyppige møde giver alle en god fornemmelse af, hvor hinanden er henne, og samtidig er det et godt sted at bede om hjælp til sine opgaver. Det kan lyde som meget tid hen over en uge, men den tid er hurtigt tjent ind i form af misforståelser, der ikke nåede at ske.

 

6. Del ud af jeres succeser

Hvad du skal gøre: I har formentligt en intern dag, hvor dit team blander cementen til det fundament, I skal lægge på vejen til fremtiden. Jeg har deltaget i en del af den slags dage, hvor der er blevet hentet en dyr konsulent ind til at underholde en time. Hvis du har prøvet noget lignende, vil det her være et gratis alternativ. Alt, det kræver, er nemlig dig selv og dine kolleger.

Op til den her dag skal hver medarbejder udvælge en opgave, som han eller hun har arbejdet med, og så tænke over følgende:

  • Hvad var svært?
  • Hvad gik godt?
  • Hvad var udfordringen undervejs?
  • Hvordan blev det løst?

Når I møder op, har I forberedt 3-5 minutter, hvor I kommer ind på alle emnerne.

Hvorfor det virker: Ved at strukturere videndelingen om opgaver, I har løst, kan I sammen lære af hinandens succes og erfare, hvad I kan gøre mere af i fremtiden for at blive endnu bedre. Samtidig får du et godt indblik i, hvilke opgaver og kunder dine kolleger arbejder med, og hvad deres ekspertiser er. Så kan du også nemmere bede om sparring eller tage et spørgsmål med til dem over frokost – kan du mærke, hvordan vi bevæger os i (en god) ring nu?

De seks måder er ikke en udtømmende liste, men ét parameter er gennemgående: Vær åben over for viden, du ikke selv besidder, og vær generøs med at dele din egen viden med de mennesker, der kan hjælpe dig med at gøre dit arbejde endnu bedre.

Og nu, hvor jeg har delt min viden med dig, kan du jo passende give noget den anden vej: Hvad er din mest succesfulde måde at videndele på? Del gerne med os andre her i kommentarfeltet 😀

Om Eva Rieks

Eva Rieks

Partner - 40805103
Eva er partner i BRO og arbejder primært med strategi- og konceptudvikling og ledelsesrådgivning. Derudover er hun projektleder på større kommunikationsopgaver, især inden for partner- og medlemskommunikation. Eva har blandt andet løst opgaver for Totalkredit, ATP og Dansk Pilot Forening.

17 kommentarer til “6 måder at videndele på

  1. Hej Eva
    Mange tak for de gode tips som er super anvendelige og nemme at gå til.
    Jeg vil starte i den gode ånd og dele denne viden med kollegerne:)
    Bedste hilsner Heidi

  2. Hardy Lund Olesen 10. december 2015 kl. 11:53 - Svar

    Kære Eva

    Meget informativ og konstruktiv gennemgang af gode intentioner for ledelse. Jeg lagde specielt mærke til den 1.: anerkendelsen af kreativ diversitet, at skabe ideer og udvikling over forskelligheder.
    Normalt skaber vi teams, hvor konflikter, frustrationer og modsætninger for alt i verden skal undgås, men i udvikling af nye tiltag og tilgange kan den kreative diversitet netop være yderst befordrende

  3. Genbrug af viden, som det jo handler om, er ofte forskudt af tid – hvorfor det kan være en fin idé at oprette en database på intranet (med mulighed for at tilføje stikord/søgeord og kontaktperson), hvor konkret viden kan tilføjes, når den dukker op i dagligdagen.

    Databasen (gab, lyder kedeligt) bør integreres i virksomhedens daglige administrationssysten / ordresystem, så den er tilfængelig 24/7 og samtidig med at opgaverne bliver løst. Jo lettere det er at dele, jo større chance er der for at realisere en god platform for vidensdeling… over tid og sted og hoveder.

    Nå ja… og så tilføje en like-funktion. Den med flest likes ved udgangen af en måned vinder en fridag. Eller noget…

    • Hej Tommy. Rigtig godt forslag til at få videndelingen integreret yderligere i dagligdagen – tak for det 🙂

      /Eva

  4. Super fine ideer. Jeg vil forsøge at få det sidste forslag med til afdelingsarrangementet næste gang.

    I mit ingeniørjob er vidensdelings ofte:
    Jeg deler gerne interessante nyhedsbreve med relevante kolleger.
    Jeg har faktisk gået og pønset på, at dele et par tips og tricks til brug af Outlook med min afdeling på et afdelingsmøde, fordi jeg oplever rigtig mange, kunne få et nemmere liv, hvis de brugte det program mere smart.

    Privat har jeg en blog med tilhørende nyhedsbrev og facebookside (Paleolivet)
    Her skriver jeg tit nyhedsbreve om ny læring, jeg selv har fået.
    Tips og tricks til selv at lave opskrifter og sammensætte måltider.
    Men jeg har også dejlige læsere, der skriver til mig, når de finder noget nyt og interessant, som jeg kan se nærmere på og efterfølgende dele videre.
    Desuden fortæller jeg en del om min egen “rejse” op og nedture.
    Man kan sige, det at være blogger og aktiv på de sociale medier nærmest er ren vidensdeling 🙂

    /Malene

  5. Hej Malene

    Det lyder som om, at videndeling er en helt naturlig del af dit professionelle liv, og at du tænker det ind mange steder. Det er vi mange, der godt kunne lære lidt af:-).

    Og jeg synes da bestemt, at du skal forsøge at videndele lidt om Outlook på jeres afdelingsmøde. Vend gerne tilbage, og fortæl, hvad du gjorde, og hvordan dine kolleger tog imod det.

    /Eva

  6. Hej

    Tak for endnu en inspirerende nyhedsmail.

    Jeres mails bringer til tider eksisterende viden frem, og for en kort stund er gammel viden ny viden.

    Tak for reminderen om, at vidensdeling ikke behøver være så forkromet, og der egentlig ikke er længere dertil end et spørgsmål i frokoststuen.

    /Mia

  7. Elsker det her emne.

    Hver fredag har vi en quiz på mit arbejde.

    Til frokost, altså.

    Vi bruger hele ugen til at finde på gode, store og vigtige spørgsmål til quizzen.

    Og til hinanden.

    Men en af kollegerne er helt tosset med Honda, så vi ender med at tale rigtig meget om Hondas biler. Hondas motorer. Hondas filosofier. Hondas alting.

    Uge for uge, lærer jeg gradvist mere om Honda, som jeg ikke har lyst til at vide.

    Det er forbundet med mental smerte, at vide så meget om Honda, som jeg gør nu.

    Og min pointe er, at det er vigtigt at have et øje for den, man deler sin værdifulde viden med.

    Men.

    Bortset fra det, vil jeg sige: skriv.

    Mange flere burde skrive.

    Blogindlæg. Opdateringer på LinkedIn. Facebook. Det hele.

    Skriv noget.

    Og skriv mere.

    Tro ikke, at du skriver om noget alle alligevel ved.

    For det gør vi ikke.

    Og hvis vi alligevel gør, vil vi gerne høre det fra dig.

    Bortset fra det sidste nye om Honda.

    Tak for nogle helt konkrete tips og et godt indlæg, Eva.

    PS. Undskyld den hakkede stil. Prøver grænser af, til jeg skal på Comm uddannelse.

  8. @Ole: Tak for dit indlæg om Hondaer, quizzer – og ikke mindst sproglig grænsesøgning:-). Og jeg vil give dig helt ret: Vi kunne alle med fordel kommunikere lidt mere, så vi ikke holder på en vigtig viden, som kunne være relevant for andre.

    Jeg vil dog også gerne slå et slag for, at vi også tager lidt mere ansvar for at OPSØGE viden hver især. Når vi er derhjemme, og der er noget, som vi ikke ved, så googler vi det og forsøger at finde svaret. Når vi så kommer på arbejde, læner vi os tilbage og venter på, at der nogen, der kommer og fylder viden på os: ‘Jeg var ikke med til afdelingsmødet, men nu sætter jeg mig her og venter på, at nogen fortæller mig, hvad der skete’. Jeg vil gerne opfordre til, at vi tager ansvaret på os og spørger i stedet for at vente.

    Ok – det er sat ret meget på spidsen, men jeg tænker, at du ved, hvad jeg mener:-)

    @Ulrik: Ja, du har helt ret: Mange af tingene er helt indlysende og på ingen måde ‘rocket science’. Jo mere komplekst det bliver at videndele, jo mere uoverskueligt bliver det også ofte (og derfor ikke gjort). Så jeg er glad for, at du kunne bruge ideerne:-)

    /Eva

  9. Tak for et godt indlæg – det er stadig aktuelt.
    Hos os lavede min kollega og jeg sidste år en julekalender.
    Vi er systemadministratorer og oplever, at vores kolleger har en tendens til at glemme de aftaler, der er lavet om brug af systemet.
    Så hver (hver)dag i december sendte vi en mail ud til alle med en ultrakort reminder om et enkelt emne.
    F.eks.: Når du opretter en XXX, så husk altid at vinge af i XXX. Og så var der et screendump – og et billede af noget med jul selvfølgelig.
    Det var i princippet ikke ny viden, da alle har været på kursus i systemet.
    Men vores kolleger syntes, at det var en hyggelig måde at blive husket på den ellers så kedelige – men undervurderede – datadiciplin.

  10. Hej Maria

    Jeg elsker tanken om din ‘Videndelingsjulekalender’. TAK for den – jeg håber, at den kan inspirere rundt omkring. Jeg er i hvert fald inspireret!:-)

    Bedste hilsner
    Eva

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *