9 tips til alle rodehoveder

9-tips-til-alle-rodehoveder_9,3x6

Er dit skrivebord tynget af bunker, hvoraf du vist nok ved, hvad et par af dem indeholder? Må du flytte lidt rundt på de farverige post-its, der dekorerer din skærm, for bedre at kunne læse disse ord? Har du mere end to halvt fyldte og helt kolde kopper kaffer stående? Og undrer du dig tit over, hvor den fordømte kuglepen, du havde lige før, nu er blevet af?

Så er du nok et rodehoved. Og det skal du gøre noget ved. Godt nok kan du reelt være ligeglad med, at dine kollegaer vil dømme dig på basis af din skrivebordsorden, hvis der ikke er nogen fedtfingre at sætte på din effektivitet og indsats. Sagen er bare, at det er der ofte.

Heldigvis er der masser af råd og teknikker til dem, der er trætte af hver morgen at møde ind til et skrivebord, der ser ud til at have været involveret i en trafikulykke. Og mange af rådene kan skabe forbavsende store resultater, når man tænker på, hvor enkle de er.

Her er 9 af slagsen:

1. Genopfind den fysiske indbakke

De fleste af os har et smart system til at håndtere vores email. Og hvis ikke, kan du få et her.

Men forbavsende få har en metode eller et system til at tage os af de papirer, vi modtager i løbet af en dag. Lidt forvirret lægger vi dem på en ledig del af bordet, mens vi arbejder videre med det, vi var i gang med.

Et godt tip er at genindføre den gammeldaws, fysiske indbakke: Ét sted dedikeret til de opgaver, notater, beskeder og breve, som dumper ned hos dig i løbet af dagen.

 

2. Hav en papirkurv tæt på dig

Har du først besluttet dig for at smide noget ud, skal du straks kunne gøre det. Det lyder banalt, men det gør reelt en forskel. Chris MacDonald vil sikkert være uenig, men hvis du SKAL rejse dig for at smide papir ud, er papirkurven for langt væk.

Er det af mystiske årsager udelukket, at du kan have en skraldespand inden for en armslængde, så gør det til en regel for dig selv, at du aldrig placerer skrald på dit bord. Aldrig. Snupper du den sidste Gajol fra æsken, så rejs dig, og smid den ud med det samme. Eller anskaf dig en papirkurv, der selv kan gribe skraldet.

 

3. Fjern unødvendige dimser fra dit skrivebord

Rejs dig op, kig på alle tingene på dit bord. Er der nogen af dem, du aldrig bruger? Væk med dem. Hovedreglen er, at tingene på dit bord skal tjene et formål.

Og kan du på en eller anden måde kategorisere dit rod? Ligger der fx tre kuglepenne lige bag tastaturet, to blyanter ved lampen og en highlighter ovre ved dine kaffekopper? Saml dem med en elastik eller i et krus. Og kaffekopper i flertal? Mindst én af dem hører til i køkkenet.

 

4. Sæt tid af til at rydde op

På vores kurser i effektivitet anbefaler vi gerne deltagerne at sætte tid af i deres kalender til aktivt at tage overblik. Kig frem i kalenderen, ryd op i indbakken, sorter i bunkerne. Hver uge. Det behøver ikke at tage meget mere end et kvarter. Og jo oftere du gør det, jo kortere tid vil det tage at få styr på bunkerne.

 

5. Ryd op i bunkerne med KAOS-princippet

Nu har du sat dig for at komme bunkerne til livs. Dit skrivebords skyskrabere skal rives ned. Godt! Her er en enkel og effektiv metode til dig: KAOS-princippet. Det går ud på, at der er fire og kun fire ting, du kan stille op med et stykke papir eller dokument i en bunke.

Vælg en bunke, og gå nu alt bunkens indhold igennem fra toppen af. For hver eneste del kan du nu vælge mellem fire forskellige handlinger:

  1. KASSÉR: Hvis du ikke skal bruge papiret til noget, skal det kasseres. Smid det væk med det samme.
  2. ANVEND: Hvis du ved, hvad du skal bruge papiret til, og du kan gøre det med det samme, så gør det.
  3. OVERLEVÉR: Er der en anden, der skal have papiret, skal du overlevere det med det samme. Put det i en kuvert med frimærke på, gå over og aflever det til den rette kollega, eller læg det i det relevante dueslag.
  4. SYSTEMATISÉR: Har du brug for at gemme papiret, skal du systematisere det. Slå et par huller i, og sæt det ind i det rigtige ringbind. Læg det over i din to do-bakke, hvis du har sådan en. Tag et scan, og gem pdf’en i den rigtige mappe. Du ved bedst selv, hvad der er det rigtige.

 

6. Giv dig selv færre muligheder for at rode

Vi mennesker er indrettet sådan, at vi nok skal gøre brug af den plads (og den tid), vi får stillet til rådighed. Kan du måske huske, hvornår du sidst hørte nogen sige sætningen: ”Vi har ikke ret meget stående nede i vores kælderrum.”

På samme måde skal du ikke have alle mulige brevordnere, bakkesystemer og ekstra reoler stående, hvis du ikke har en konkret systematik for, hvordan du bruger dem. Ellers vil de automatisk blive holdeplads for papirer, dimser og dutter, du ikke lige ved, hvad du skal stille op med.

clean-desk

Ahhh … så smukt som en solnedgang.

 

7. Tag billeder af ting, du skal huske

Ligger der ting og sager på dit bord blot for at minde dig om et eller andet? Måske er din automatiske blyantspidser løbet tør for krudt, og nu ligger det døde batteri fremme for at minde dig om at købe et nyt? Måske er det en tom blækpatron? Men glemmer du det, hver gang du lukker kontordøren bag dig og suser hjemad?

Tag i stedet et billede af batteriet/dimsen med din telefon. Den tjekker du sikkert ret tit, og næste gang du står nede i isenkræmmeren, kan du vise præcis, hvilket type batteri du skal bruge.

 

8. Lav en fyraftensoprydning

Når du gør klar til fyraften, så forestil dig, at din chef svinger forbi dit skrivebord en halv time senere. Hvad vil du gerne have, at dit bord fortæller om dig?

Fyraften er et godt tidspunkt at give din arbejdsplads den såkaldte 5-Minute Room Rescue – fem minutter, hvor du retter op på det værste rod og kaos. Det giver din arbejdsdag en god afslutning og gør det nemmere at gå i gang igen næste morgen.

 

9. Tænk ’Only touch it once’

’Only touch it once’-tanken er tæt relateret til KAOS-princippet. Og navnet afslører næsten det hele. Når du modtager en ny opgave eller et dokument, så tag med det samme stilling til, hvad der skal ske med det. Lad være med at lægge det over i hjørnet og tage det frem hver halve time eller hver tredje dag og overveje, hvornår du mon får tid til at tage dig af det.

Only touch it once betyder ikke, at du skal løse den med det samme, hver gang du får en opgave. Du skal blot beslutte, hvad planen er for at få opgaven løst.

Her er et diagram, der forklarer tanken:

only touch it once

Billedet stammer fra Asian Efficiency.

Vil du sætte dagsordenen og skabe resultater? Så skal du med på vores kommunikationsuddannelse.

Det var 9 gode råd herfra. Kan du flere? Så del dem gerne med os alle sammen i en kommentar.

Om Henrik Hillestrøm

Henrik Hillestrøm

Konsulent - 40803995
Henrik er konsulent i BRO og arbejder med tekst, projektledelse, effektivitet og formidling. Han har løst opgaver for blandt andet Zen Systems, Dansk Psykolog Forening og Downtown. Henrik sidder desuden i redaktionen på BRO blog.

19 kommentarer til “9 tips til alle rodehoveder

  1. Fysiske indbakker og dueslag? Rimelig oldschool må jeg sige, 😉 men faktisk er det også min erfaring at det er sådan nogle mere fysiske dimser der skal til, for at skabe systematik og give overblik.

    • Henrik Hillestrøm 29. oktober 2015 kl. 12:29 - Svar

      Det er nok ikke tilfældigt, at brevbakken har holdt trofast vagt på skriveborde i hundredvis af år. Den kan noget.

  2. Jeg er et rodehoved, men ikke så slemt som beskrevet i indlægget her. Jeg rodede lidt på mit skrivebord, men havde orden inde i hovedet og på de ting, jeg skulle have orden på.
    Det fik mig til at tænke på min første chef. Hendes skrivebord var altid fuldstændig støvsuget, når hun gik hjem. Hun spurgte mig engang: “Du ved godt, at et rodet skrivebord er tegn på et rodehoved, ikke?”, hvortil jeg svarede med et modspørgsmål: “Hvad er et tomt skrivebord så tegn på?”
    Jeg blev ikke fyret for min frækhed, og hun kommenterede aldrig siden mit skrivebord.

    • Hej Ellen, tak for din gode kommentar.

      Tro det eller ej, men jeg har sørme hørt historien med det rodede vs det tomme skrivebord en hel del gange før 🙂 Jeg plejer at have tre kommentarer til den:

      1. Jeg tror ikke på, at man kan sidestille udseendet af ens skrivebord med indholdet af ens hoved.
      2. Jeg tror til gengæld fuldt og fast på, at et rodet skrivebord/kontor øger sandsynligheden for ineffektivitet og fejl betragteligt.
      3. I stedet for “tomt” ser jeg “struktureret” som en bedre og mere meningsfuld modsætning til “rodet” – både når vi taler skriveborde, og når vi taler hoveder.

      Hav en rigtig god dag, og tak fordi du læser med.

      /Henrik

  3. Maj-Britt Kent Hansen 29. oktober 2015 kl. 11:26 - Svar

    Selv befinder jeg mig vist midt imellem. Bryder mig ikke om rod, men heller ikke om blæste skriveborde. Og hvad siger det egentligt også om vedkommende? At der intet foregår på øverste etage, eller at manien med den blanke bordflade har taget overhånd. Der kan være orden i rodet, ligesom det modsatte også kan være tilfældet.

    Information bringer hver uge under overskriften “Arbejdspladsen” tekst og foto af en forfatters skrivebord. Det kan man få en del ud af at studere. Også med hensyn til hvor elendigt den ergonomiske side af sagen mange steder er varetaget.

    Jeg indsætter et link til en ganske kendt forfatters arbejdsplads. Der er måske rod og mange sager fremme, men der er orden og klarhed på øverste etage, hvilket de fleste vil have konstateret ved at lytte til og læse vedkommende.

    http://www.information.dk/comment/1068381#comment-1068381

  4. Jamen for pokker da…. :-DDD Man skulle tro du skrev til mig…
    Det tog mig nøjagtig 25 min at rydde mit skrivebord fuldstændigt
    Jeg er målløs…. Tusind tak

    • Henrik Hillestrøm 29. oktober 2015 kl. 12:33 - Svar

      Selv tusind tak, Gitte. Det er altid herligt, når en relativt lille indsats giver et relativt stort udbytte.
      /Henrik

  5. Det giver rigtig god mening at rydde op på sit skrivebord inden fyraften.
    Så kan rengøringen nemlig også komme til at tørre bordet af 🙂

  6. Super inspirerende indlæg! Især tippet om at tage billede af ting, der skal huskes – frem for at gemme dem fysisk – er virkelig fint og har gode perspektiver i min verden;-)

    Er godt råd for mig er (og er jo egentlig også indeholdt i jeres råd omkring håndtering af papirer, men alligevel lige en mere specifik opsang:) – at overveje ret kritisk – mere kririsk end I tvinger os til her;-) – hvilke papirer/dokumeneter/artikler osv., jeg overhovedet skal gemme.

    Jeg har godt nok mange gange ryddet op i mit skrivebord og sjovt nok haft meget nemmere ved efter noget ‘bunke-tid’ at skille mig af med alle de artikler, jeg gemte for at læse, men ikke fik gjort; papirer, jeg alligevel havde på computeren eller på anden måde kunne finde frem til, hvis jeg skulle bruge dem osv. Hvorfor denne ‘bunke-tid’? Jeg arbejder på at spørge mig selv, inden jeg ‘bunker’ papirer, om det er dem her, jeg om 3-6 måneder alligevel smider ud ved næste oprydning.

    Et andet tip (og prøv det lige en gang…) er at spørge mig selv – både i det daglige, når jeg overvejer at gemme + når jeg rydder op ind i mellem – om xx papir/artikel/ting er en, jeg ville sige ja tak til, hvis min sidemand (med misundelige blikke fra mig) ryddede op i sit skrivebord og tilbød mig, om jeg vil have denne, som han ville skille sig af med… Chancen er stor for, at jeg ville sige nej tak, så hvorfor ikke takke nej på egne vegne på forkant? 😉

  7. Pingback: Dagens tip #rod | mamas job

  8. Tror det er første gang jeg tænker, når jeg læser dette blogindlæg, her er i da ikke skide skarpe 🙁 det plejer I ellers at være.
    Ja jeg er et rodehoved, har ikke det fjerneste problem med det, jeg ved ALTID hvor mine ting er også i hvilke bunker, så jeg har IKKE et problem! Udråbstegn!
    Jeg har ikke brug for en ni trins raket for at komme mit ” rod” til livs, for jeg trives i det, og er ved at blive vanvittig over, at ordensmennesker altid skal sættes dagsorden, ( her satte I et link ind om, at kollegaer dømmer en, hvis der er rod på skrivebordet ) eller fortælle at mennesker der roder, ikke kan tages alvorligt. ( samme link igen, som jeg i øvrigt ikke gider at læse, fordi jeg er ligeglad med hvad andre mener, og det ville tage for meget af min energi og kreativitet, hvis jeg skulle gå og tænke for meget på det)
    Det havde været langt mere relevant, hvis i havde lavet en overskrift der hed; er du et rodehoved og har et problem med det.
    Jeg fald nemlig i testfælen, jeg ville se, om I havde set noget jeg ikke gjorde, og nåede at læse indledningen

    • Henrik Hillestrøm 30. oktober 2015 kl. 13:46 - Svar Author

      Hej Cityprinsesse

      Tak for kommentaren – ærgerligt at vi skuffer dig. Det var ikke tanken, at der var 9 trin, man skulle gå igennem i en sammenhængende proces. Det var derimod 9 enkeltstående råd, som man kan vælge at prøve af, hvis man har lyst til det. Det giver nok mening, hvis man læser mere end indledningen.

      Og du skal endelig ikke tage dig af andres meninger om dig – slet ikke på vores opfordring. Vi skriver netop, at det ikke er det, der skal være problemet, men at rod derimod øger chancen for, at arbejdsindsatsen bliver ustruktureret og derfor præget af fejl og tidsspilde. Hvis det ikke er tilfældet for dig trods din selverkendte status som rodehoved, så er det jo en fantastisk nyhed for dig at gå på weekend med.

      Jeg ønsker dig en fantastisk en af slagsen 🙂
      Hilsen Henrik

  9. Hvis man bruger Outlook kan man desuden lave sine post-its her i stedet – så vidt jeg husker skal man trykke ctrl+shift+s 🙂 så slipper I for at de fylder på skærmen.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *