9 trin til ufejlbarlig projektstyring

9 trin til ufejlbarlig projektstyring

Nogle i dette land tjener mange penge på kurser i kunsten at styre projekter. Jeg har selv været igennem dem og er blevet introduceret til post it-påklistrede projektplaner, kilometerbrede Excel-ark og smart teknologi, hvor man skal tagge sine dokumenter på mere og mindre gennemskuelige måder.

Men der er én faktor, der kan få projektet til at bukke under og kollapse. Uanset om overskriften på projektlederkurset hedder Gantt, Prince 2, Scrum eller noget fjerde, og om du bliver anbefalet at bruge Microsoft Projects, Podio, Trello eller noget femte.

Det er den menneskelige faktor.

Derfor er det konkrete handlinger, du altid skal supplere din projektledelse med – uanset hvilket system du bruger.

Jeg deler dem op i handlinger, der hører hjemme henholdsvis før, under og efter projektet. Der er ni i alt.

     

INDEN PROJEKTET

 

1) Lav en projektplan

”Jeg hader at lave projekter og planer” er en sætning, vi har hørt mange gange. Men du kommer ikke uden om den. Og de par timer, du indledningsvis skal bruge på at samle deadlines, planlægge møder og opridse ansvarsfordeling i projektplanen, er godt givet ud. For planen skaber et livsnødvendigt overblik for projektets parter: Dig selv, dine kollegaer og din kunde.

Få et par nyttige skabeloner til din projektplan her.

     

2) Del din projektplan med andre

Ja, kunden skal altid se projektplanen. Det giver en enorm tryghed, at de ved, hvad der sker, når de ikke skal gøre noget. Undersøgelser viser, at det kan forbedre kunderelationen, for de har tiltro til, at du har en plan for at komme i mål – hvad der reelt foregår, kan være en anden historie.

Fællesskabet med kunden om projektplanen var fx en vigtig faktor, da vi udviklede et gratis, online lederkursus for Væksthus for Ledelse.

3) Lav en projektbeskrivelse

En projektbeskrivelse er noget andet end en projektplan. Men den er tilsvarende uundværlig.

Her beskriver I, hvad opgaven går ud på, hvad I har lovet kunden fra starten, hvad succeskriterierne er, hvilke interne forhold I skal være opmærksomme på, og hvem jeres kontaktperson er.

En god projektbeskrivelse opfylder tre grundlæggende formål:

1. Den er jeres kontrakt med kunden

I lægger den imellem jer og siger: ”Er vi enige om, det er denne opgave, vi skal løse?” Alle nikker. Succesen ligger lige for.

2. Den hjælper din dårlige hukommelse

Nej, du kan ikke huske, hvad du lovede kunden i femte punkt i den der mail, du sendte for otte måneder siden. Skriver du det ned, undgår du ubehagelige overraskelser – som fx at du havde lovet at lave en online-version af et magasin, som du pludselig har to dage til at få på web.

3. Den giver andre indblik i projektet

Får du brug for hjælp fra en kollega, der ikke var med til det indledende møde eller i de første tre måneder af projektet (og det gør du), sparer du en times intromøde og utallige afklarende spørgsmål ved at give projektbeskrivelsen som godnatlæsning.

     

4) Planlæg at være proaktiv

Udover den projektplan du viser kunden, har du selvfølgelig også en intern version, der er langt mere detaljeret. Her står der konkret, hvornår I skal ringe til kunden og give en status. Det vil altid blive set som en god service, for kunden når ikke at blive utålmodig.

Har du vist din kunde en projektplan, hvor du har noget klar til dem i uge 18, kan du lægge en opringning ind i planen i uge 17. Her fortæller du, at alt går efter planen. Det kan virke som en lille ting, men det viser et overskud, din kunde vil elske dig for.

Du er med andre ord proaktiv i forhold til dine deadlines, så kunden hele tiden føler, der er styr på projektet (og så opdager de heller ikke, hvis der er nogle ture, hvor projektet er ude at sejle internt).

 

UNDER PROJEKTET

 

5) Brug en fælles brutto-todoliste

Når I går i gang med projektet, vil der dukke nye todo’s op, som kan virke for besværlige eller små til at plotte ind i projektplanen. Her er det en fordel med en fælles todoliste, hvor I løbende skriver de opgaver ind, I kommer i tanker om, også skal løses – frem for at de står på en post-it eller i en notesbog et sted på din kollegas skrivebord.

Skabelonen her er fra Vertex42 (hvor du finder gode, gratis tools til projektledelse).

Det bedste ved denne skabelon er kolonnen med det uimodståelige navn PICK. Den kan du bruge til at vægte opgavens værdi over for, hvor svær opgaven er at få lavet. For at bruge eksemplet herunder: Det er lige nemt at indsætte deadlines i min kalender som at skrive til Anette – men mailen til Anette har langt større værdi, så den opgave vælger jeg først.

To Do List

     

6) Husk rollefordelingen

Det er ikke altid nok at uddelegere ansvar for de enkelte opgaver. Formuler, hvad det betyder for dine kolleger at være ’leverandør’ eller ’analytiker’ på et projekt, og hvad du dermed forventer af deres indsats.

Og husk: Når du er projektleder på et projekt – så skal du være projektleder. Det lyder banalt, men hvis du selv begynder at blive leverandør på projektet, mister du dit overskudsagtige helikopterblik til fordel for den opgave, du skal nå til i morgen. Det kan projektet ikke lide.

Hvordan sørger du for at beholde det nedkølede overblik? Enter punkt nummer syv:

     

7) Uddeleger alt, hvad der ikke har med din projektstyring at gøre

Spring nu over, hvor det gærde er lavest. Bed om hjælp fra alle dem, du kan, så du kan bruge din tid på det, du skal: styre projektet i mål.

  • Få projektassistenten til at lave din research.
  • Får du tekster med korrektur tilbage fra kunden, så bed studentermedarbejderen om at føre rettelserne ind.
  • Har du brug for at kvalitetssikre tekster på engelsk, så send dem forbi Wordy.com (eller din gymnasielærermor, hvis du er så heldig at have sådan en).
  • Book en halv times sparring med en udenforstående kollega.

     

8) Brug den telefon!

I projektstyring kan du ende med at skulle skrive og besvare uhyre mange mails mellem interne leverandører og kunden. Men mails er problematiske, fordi vi misforstår tonefaldet i 44 procent af alle mails, og vi føler os overbebyrdede af mails, så vi ikke får svaret på dem.

Hvad skal du gøre ved det?

Du skal gå over til din kollega, når du vil have afklaret noget, og du skal gribe din telefon og ringe til kunden, når du har et spørgsmål / projektplanen skrider / alle ting, du kunne finde på at skrive om i en mail. Du sparer både tid og bekymringer.

     

EFTER PROJEKTET

 

9) Evaluer processen

Når projektet er overstået, skal du gøre alvor af disse tre ord:

  1. Evaluer.
  2. Evaluer.
  3. Evaluer.

Sæt et Hvordan gik det-møde ind i projektplanen fra starten. Så får I afholdt mødet umiddelbart efter projektets afslutning, mens I kan huske projektets succeser og bommerter. Hiv projektbeskrivelsen frem igen, og spørg: Nåede vi egentlig det, der var formålet fra start? Gør plads i projektbeskrivelsen til evalueringens resultater, så I har hele projektets mål og faktiske forløb samlet ét sted.

Der er både god læring og god økonomi i den del, og du sikrer dig mod at begå de samme fejl næste gang, du står med de samme udfordringer – for det kommer du til.

Og lad mig så høre: Hvad er dit bedste tip eller tool til projektledelse? Del gerne med os andre i kommentarfeltet herunder 😀

Om Marie Engberg

Marie Engberg

Konsulent - 40805105
Marie er konsulent i BRO. Hun arbejder som projektleder på store strategiske projekter, og hun styrer workshops og faciliteringsopgaver. Marie er BROs særligt udsendte hos kunder og har bl.a. løst opgaver for Teknisk Landsforbund, Socialstyrelsen og Væksthus for Ledelse.

6 kommentarer til “9 trin til ufejlbarlig projektstyring

  1. Jeg kan godt lide tanken om projektplanen som “kontrakten med kunden”. Det behøver ikke at være et hemmeligt og internt dokument. Synes tit at have oplevet, at man (jeg/vi) har været lidt bange for at deles om planen på den måde. Måske af frygt for at fremstå uprofessionelle, hvis vi afslører at alt er lavet i sidste øjeblik?

    Men hvordan fungerer det i praksis med en intern og ekstern projektplan? Lidt tips vil være påskønnet.

    Bestemt en god artikel.

    • Hej Ulsted.
      Tusind tak for din kommentar.
      Der er sikkert flere måder at gøre det på, men min erfaring er, at du samler det hele i et Excel-ark (din projektplan-template), og så blot skjuler visse kolonner, når du skal vise planen frem til kunden. Eksempel: På alle vores projekter arbejder jeg med ekstra kolonner, der viser, hvem der har ansvaret for opgaven, hvor meget tid der er sat af til opgaven, samt hvor meget tid der reelt er brugt.

      Disse kolonner får kunden aldrig at se. Men det er et vigtigt værktøj for mig, fordi det hjælper mig med at bevare overblikket. Både ift. hvem der ansvaret for opgaven samt hvor meget tid, vi har afsat til hvert enkelt element.

      Og så lige en vigtig pointe: Du skriver, at du/I/vi er bange for at dele planen med kunden. I min optik er projektplanen også en rigtig god måde at vise kunden, hvor komplekst et projekt er. Det ikke altid, man som kunde tænker alle lagene i et projekt igennem – men det gør man måske, når man ser en projektplan:-)
      Mange hilsner Marie

  2. Tillidsøvelsen.

    Den kribler sig nogle gange ind som det første bump på vejen mod strålende projektsucces. I hvert fald hos mig.

    Det er vigtigt, at holdet er helt på omgangshøjde inden raketten fyres af.

    Den åbne gensidige projektplan er seriøs og det er et vigtigt spark, du kommer med, Marie. Vi skal have mere fra den skuffe.

    Har netop afsluttet et 9 måneders projekt, der blev kørt på den transparente måde på tværs af landegrænser og mellem 5 virksomheder.

    Det var sygt spændende at følge hvordan bolden blev sparket rundt. Totalt vildt overblik.

    Her blev tillidsøvelsen overflødig, for modellen skjulte ikke processen.

    Tak for et godt indlæg.

  3. Forankring, forankring, forankring! Det bedste resultater og gode erfaringer kan bruges til mange ting efterfølgende. Men hvis ikke man i styre- og projektgruppen giver hinanden håndslag på, at forankringen også er vigtig, så mister projektet noget energi undervejs. Forankringen er den positive konsekvens af et stykke godt og hårdt arbejde, og det et ærgerligt at skulle se timevis af møder, planlægning, forberedelse og penge gå op i ingenting.

  4. Følg op, følg op, følg op.

    Der er altid noget der skulle have været gjort. Og med uddelegeringen fra pkt. 7 er det især vigtigt HELE TIDEN at følge op.

  5. Nogle rigtig gode pointer du kommer med, jeg kunne ikke være mere enig. Og nu lever vi endda af at sælge et rigtig godt værktøj af slagsen med smart teknologi og Post-IT påklistrede projektplaner. 🙂

    Den menneskelige faktor er altid det som gør forskellen mellem et succesfuldt projekt og de knapt så succesfulde. Jeg har yderligere en pointe som jeg arbejder meget koncentreret ud fra. Det er at mål og formål med projektet skal være mejslet i sten og at alle er 100% enige om hvad målet er, længe før man går i gang med de interne/eksterne projektplaner. Armen skal vrides helt rundt på alle interessenter.

    Uanset hvilken projektmodel du arbejder ud fra og i hvilket system du arbejder i, så bliver kvaliteten af outputtet ikke højere end kvaliteten af inputtet og det er i høj grad styret af den menneskelige faktor.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *