Arbejd effektivt med din mail

6 tegn på, at du er afhængig af e-mail

Arbejd effektivt med din mail

Svar hurtigt på dette spørgsmål: Hvornår tjekkede du din mail sidst?

Hvis du er ligesom mange af os andre, så er det formentlig sket inden for det sidste kvarters tid. Også selvom du ikke er på arbejde lige nu.

Det er udbredt praksis at gå til afhængighedsforhold ud fra devisen: Du kan først få hjælp, når du erkender, at du har et problem. Her er seks symptomer på, at din indbakke er gået i blodet på dig:

  1. Du tjekker din mail oftere end hver halve time.
  2. Du tjekker din arbejdsmail som noget af det første, når du kommer hjem fra arbejde.
  3. Du læser hver mail, straks når du har modtaget den.
  4. Du føler, at du bør svare på dine mails inden for meget kort tid.
  5. Du afbryder tit reelle ansigt-til-ansigt-situationer – samtaler med kollegaer, møder, hyggen ved middagsbordet – for at tjekke mails.
  6. Du læser mails bag rattet, selvom du udmærket ved, at det er dødsensfarligt.

Kan du genkende nogle af dem?

Det kan jeg (så det er heldigt, at jeg ikke ejer en bil). Og på papiret skal jeg ovenikøbet forestille at være ekspert på området. Hvorfor er det så svært? Og hvordan slipper vi af med vores afhængighed? Det virker blot som et par rationelle beslutninger, der skal træffes, og så har vi sat nye rammer for, hvordan vi styrer vores indbakke.

De rationelle råd, der aldrig løser dine problemer

Problemet er, at de rationelle beslutninger har en stor familie af irrationelle fætre og kusiner, som hele tiden møver sig ind, drikker sig fulde og danser på dit hæve/sænke-bord, når du har mindst brug for det.

Jeg taler fx tit med folk, der klager over at få for mange mails. Jeg går rationelt til værks: ”Har du overvejet at lukke indbakken ned i en times tid hist og her i løbet af dagen?” Svaret er ofte noget i stil med: ”Det tror jeg ikke, jeg kan. Jeg ville hele tiden spekulere på, hvad jeg mon går glip af.”

Og det er noget irrationelt vrøvl. Du går ikke glip af noget. Det ligger der stadig, når du åbner din mail. Når du kommer hjem fra arbejde, tømmer du heller ikke postkassen og udbryder: ”Nej, har det brev fra kommunen bare ligget der hele dagen?! For pokker, det skulle jeg da have vidst!”

Men at erkende, at man tænker irrationelt, løser ikke nødvendigvis problemet. Der skal mere til. Man kan finde mange drastiske råd a la ”Drop din e-mail i en hel uge, og find dig selv” og ”Brug maks. 20 minutter på mail om dagen”. Det er fint udgangspunkt for dem, der virkelig gerne vil knække nakken midt over.

Hos BRO arbejder vi med at effektivisere arbejdsgange for at frigive tid til at skabe større resultater.

9 små skridt til succes

For alle os andre vil det være mere værdifuldt og overskueligt at starte i det små. Her er 9 enkle ideer til små skridt, der kan hjælpe dig med at skrælle bare lidt af e-mailafhængigheden væk:

#1 Mind dig selv om, at en e-mail aldrig er en nødsituation

Hvad gør du, hvis du er ved at drukne? Sender du en fax?

Og hvad gør du, hvis din taske bliver stjålet på Strøget? Formidler du dit råb om hjælp gennem fortolkningsdans?

På samme måde er e-mailen den forkerte kanal, hvis urinalet står i flammer. Folk ringer til dig, råber om hjælp på tværs af kontorlandskabet eller kommer løbende med vilde fagter. Så lad være med at fortælle dig selv noget andet.

#2 Vind din frokost tilbage

Indtager du din frokost ved dit skrivebord, mens du læser e-mails? Så er det måske det rigtige sted at forsøge at skære ned på e-mailpsykopatiet. Madpakken smager bedre i kantinen, og tastaturet har ikke godt af tunsalat.

#3 Vent en halv time om morgenen

Hvis du åbner din mail som det første, når du møder om morgenen, begår du en alvorlig fejl. Så vent lige en halv time, og brug den på noget vigtigt.

#4 Hold mailbakken ude af synsfeltet i udvalgte tidsintervaller

Vi bilder os ind, at vi sagtens kan fokusere på en opgave, mens vi holder vores mail åben et andet sted. Outlook hviler sig på naboskærmen på dit udvidede skrivebord, mens Gmail lurer på dig fra en ekstra fane i din browser. Men det er som nævnt indbildning. Vores pupiller er sagesløse små magneter, der hele tiden bliver draget af den store og frygteligt spændende mailbakke. Når du beslutter dig for at fordybe dig i en opgave, skal du gøre det ordentligt. Klik på det fordømte røde kryds, og luk mailen ned – bare en halv times tid.

#5 Gå rigtigt til værks, når du tjekker mail

Har du nogensinde prøvet at have en indbakke uden mails? At gå fra 100 ulæste til NUL på et kvarters tid? Det er skønt. Du bliver så tilfreds med dig selv, og du føler (kun lidt irrationelt), at du har fået det helt store overblik, og at verden bare kan komme an. Men det kræver en skarp systematik – fx at bruge de 4 D’er, når du tjekker mails.

#6 Sæt en deadline for, hvornår på dagen du stopper med at tjekke mails

Kommer du hjem fra arbejde klokken 17, tjekker du sikkert mail klokken 17:10. Ellers er du ikke rigtigt afhængig. Sig til dig selv, at det er OK, men at du stopper på et klart defineret tidspunkt. Ingen mails efter klokken 19, fx. Din kone/mand/hund vil elske dig for det.

#7 Indstil push-tider på din mobil

Det er svært at modstå fristelsen, når din telefon viser, at du har ulæste mails. Det klør i fingeren – ja, i hele systemet faktisk. Så den oplagte løsning er selvfølgelig ikke at kunne se det. Din smartphone har med garanti den funktion, at du kan indstille det tidsrum, der bliver pushet mails til dig. Min stopper fx med at gøre det efter 17:30 og begynder først næste morgen klokken 8. I mellemtiden skal jeg selv aktivt gå ind og hente mails. Og det er en meget større handling.

#8 Brug Outlooks Arbejd offline-knap

Outlook har en Arbejd offline-knap under fanen Send/modtag. Når du trykker på den, kan du stadig have mailen åben uden hele tiden at blive forstyrret af nye mails.

arbejd offline

#9 Send færre mails

Gentag efter mig: Jeg behøver ikke svare på alle mails, jeg modtager. Du ved, at det er sandt. Og der er en befriende sandhed i denne algoritme: Jo færre mails du sender, desto færre modtager du også.

Lad mig høre, hvilken af strategierne der er din favorit? Og byd meget gerne ind med flere tips til at komme mailhysteriet og afhængigheden til livs.

Om Henrik Hillestrøm

Henrik Hillestrøm

Konsulent - 40803995
Henrik er konsulent i BRO og arbejder med tekst, projektledelse, effektivitet og formidling. Han har løst opgaver for blandt andet Zen Systems, Dansk Psykolog Forening og Downtown. Henrik sidder desuden i redaktionen på BRO blog.

17 kommentarer til “6 tegn på, at du er afhængig af e-mail

  1. Gode råd, Henrik!

    Jeg har selv forsøgt alle mulige metoder i de sidste 20 år med email, og den sidste er den bedste for mig. Foreløbig har jeg brugt den i tre år.

    Den handler om at holde en tom indbakke ved at flytte emails/opgaver til kalenderen i stedet.

    Det giver ro, overblik og muligheden for at svare emails lynhurtigt, hvilket også er en fed fornemmelse og en særlig serviceoplevelse for kunder.

    En kort video om konceptet: https://www.youtube.com/watch?v=BBnXjFRYBSk

    Mvh Anders Saugstrup

  2. Endnu et blogindlæg fra jer, der skarpt rammer spot on …. jeg må vedkende mig 3 af 6 dårlige vaner, men nu har jeg printet de 9 gode vaner, og hængt dem op i øjenhøjde … så er der vel håb forude 🙂

  3. Anne Riber Jarvad 5. februar 2015 kl. 11:18 - Svar

    Hej Henrik.

    Klikkede straks på mailikonet, da det dukkede op nede i højre hjørne med den inciterende overskrift – vidste, der måtte være noget godt fra en af mine favoritskribenter, og det er jo også en slags afhængighed:-).

    Øver mig hele tiden på nr. 3 – det er et virkelig godt råd.

    Hils!
    Anne

  4. Ramt spot on – har selv været svært afhængig, men er nu lykkelig afvendt.
    Et yderligere tip kan være at oprette en regel i mailboksen som automatisk flytter CC mails over i deres egen mappe. Som regel er det mere eller mindre ligegyldig info i disse mails som jeg alligevel ikke skal agere på. CC mappen tjekker jeg én gang om ugen, når jeg har tid.

    • Hej Kari. Tak for et godt tip, der ligefrem sorterer din indbakke på forhånd – smukt. Og dejligt at høre, du har fundet vej ud af mailsumpen 🙂

  5. Mit nytårsfortsæt er at arbejde i koncentrerede perioder af 45 min – skiftevis stående og siddende. Her er jeg totalt offline på mail, og har et klart mål jeg skal nå på de 45 min. Herefter pause på 15 min hvor jeg går efter kaffe, tjekker og besvarer mails (og kommenterer indlæg) eller strækker mig, laver dybe knæbøjninger, åndedrætsøvelser!, går udenfor etc.
    Jeg holder det ikke 100 %, men når jeg gør, så er det vildt effektivt. Jeg når simpelthen mere på en arbejdsdag, og det er sjovere, hvis jeg har en lidt tung opgave, fordi jeg arbejder mod uret i korte perioder.
    ..
    jeg vill ehave skrevet at jeg når “meget” mere, men jeg har en gang læst på BRO blog, at “meget” er et fyord 🙁

  6. Push-tider på mobilen – anede jeg ikke, man kunne. Mon jeg ligefrem kan finde det på en Windows-Phone, for jeg er i den grad afhængig, og kan nikke genkendende til alt for mange af ovenstående.

    Er nu blevet ansat et sted, hvor ALLE rejser sig og går til frokost sammen – virkelig befriende, og en fælles accept af PAUSE.

    Den med bestemt tidspunkt at ‘lukke ned’ tror jeg også, jeg vil øve mig.

    Tak for super indlæg – og nej, tunsalat er bare knap så delikat nede mellem tasterne GG

  7. Hej Henrik,

    Der lå en notifikation om dette blog-indlæg på min gmail, som jeg tjekkede 17.10, ti minutter efter, jeg var trådt ind ad døren herhjemme. Rette modtager nået, i hvert fald når det gælder mine private rutiner. Alt det, jeg gør mig stor umage for ikke at falde i (og lykkes ret godt med), når jeg er på job, har ikke nået samme bevidsthedsniveau privat. Sjov lille erkendelse (men når det nu er et rigtig godt indlæg, så må man gerne tjekke det ud med det samme ik:)?).

    Mange hilsner fra Heidi

  8. En mail er aldrig en nødsituation! Det husker jeg tit mig selv på. Har også lige formidlet det til et par kolleger i går. Den med ‘send færre mails’ bliver svær. Altså det, der bliver svært, er at modstå fristelsen til at sende et lille pip. Bare som en slags anerkendelse for et eller andet fedt. Hvem synes ikke, det er rart at åbne indboxen (du kan jo bare gøre det i de bestemte tidsrum og efter en pause, hvor du faktisk trykkede på det røde kryds) og se en ‘godt-gået-du-er-sørme-sej’-mail?

  9. På den dejlig sommerdag dybt inde i 70’erne, er jeg kravlet op i mine forældres pæretræ. Det er hjemme i Brønshøj.
    Solen skinner varmt mellem de grønne blade og ingen kan se mig deroppe og det er et af de øjeblikke i barndommen, hvor tiden bare står stille.

    Jeg er listet højt op i træet med min fars hammer og et kæmpestort søm, for nu skal det fandme være.
    Det søm skal tyres ind i træstammen med 500 i timen, for jeg vil kunne de samme seje ting, som min far.
    Teknikken skal bare testes i hemmelighed.

    Sømmet anbringes mod træstammen, mens hammeren gøres klar til at give det et slag med en kraft fra en anden verden.

    I al min iver rammer jeg aldrig sømmet. Jeg slår mig selv i hovedet hammeren, ryger ned af træet, og siger på denne uduelige måde goddag til livet som en dreng, der nok hellere må have mit eget værktøj.

    Historien gentager sig (7000 år senere) i dit fremragende indlæg, Henrik. Tak for det.
    Jeg slår ikke mig selv i hovedet med hammeren længere, og har også lært at spørge kloge mennesker om ting.

    For det er jo forstemmende at tænke på, at vi går og spilder tiden med de åndssvage mails.

    Det her handler om ny teknologi og ligesom et (nu berømt) forsøg med en hammer i et pæretræ, tager det tid for os at lære at bruge tingene rigtigt. Vi gør det ikke bare ikke korrekt i første hug, når vi får noget nyt mellem hænderne.

    Anvendelsen af det nye redskab skal bundfælde sig, afprøves og implementeres, før vi forstår dets reelle værdi.

    Og Henrik, jeg har lavet et forsøg og lidt research, her til formiddag.

    Kl. 9.00 sendte jeg to enslydende mails. Den ene til chefredaktøren for nyhedsmagasinet Ingeniøren. Den anden til afdelingslederen for Opfinderrådgivningen på Teknologisk Institut.

    Spørgsmålet i mailen var kort: Hvor lang tid tager det normalt for os mennesker, at indarbejde nye teknologier i vores kultur?

    Den ene svarede efter 31 minutter. Den anden efter 1 time.
    Nogle af teknologiens skarpeste hjerner i Danmark, er altså endnu ikke selv kommet frem til dine pointer, når vi snakker prioritering af mails! Tankevækkende.

    Deres svar er til gengæld af det pureste ædelmetal og kommer her.

    Det, vi snakker om, hedder technology adaption ….. på udenbysk …. og som mennesker har vi gennem tiden tilegnet os nye ting med meget forskellige hastigheder.

    Vi var f.eks. enormt lang tid om, at tage telefonen til os. Vi snakker 39 år! Det gik meget hurtigere med køleskabet og foruroligende langsomt med vaskemaskinen!

    Se selv de sjove indsigter i Harvard Business Review, som både chefredaktøren og afdelingslederen sendte mig linket til:
    https://hbr.org/2013/11/the-pace-of-technology-adoption-is-speeding-up/

    MIT besvarer her spørgsmålet, om smartphonen er den opfindelse, vi har taget hurtigst til os. (Hint: Det er det ikke)
    http://www.technologyreview.com/news/427787/are-smart-phones-spreading-faster-than-any-technology-in-human-history/

    Nu til pointen med min kommentar, Henrik.
    Vi er enige. For nogle af os, står det sløjt til med at bruge e-mail på den bedste måde, men der er (formentlig) også håb, når der også findes så gode og relevante blogindlæg som dit.

    E-mailen kom desværre aldrig med en brugsanvisning, men nu har vi dig.

    Alle os andre er bare kravlet lidt for højt op i pæretræet.

  10. Jeg abonnerer ikke (på mail) på andre nyhedsbreve end Bro’s, hvor jeg både bliver opløftet, oplyst og får et godt grin – på så kort tid og en og samme gang. Tak!. Og bliv ved! (Det kan så være en god grund til at tjekke sin mail ekstra grundigt og ofte om mandagen!) Også kommentarerne er for fede. Tak!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *