Klar skriftlig kommunikation

Sådan skriver du sætninger, der bliver læst og forstået

Sådan skriver du sætninger der bliver læst

Lad os lige lege, at du er en guldfisk. Derfor har du kun ganske få sekunders hukommelse til rådighed. Du er på vej hjem fra arbejde, og spørgsmålet er nu: Hvordan ville du foretrække at svømme hjem? Ville du tage den korteste vej, eller ville du lige udfordre dig selv i en labyrint på vejen?

Her melder sig selvfølgelig flere komplicerede spørgsmål: Hvordan fandt du vej til arbejdet i morges? Hvilket job har du? Hvorfor i alverden er du en guldfisk? Og hvad var det nu, der stod i afsnittet foroven?

Lad dem ligge. Min pointe er, at du kan tænke på din læser som en guldfisk, når du skriver. Heldigvis har vi mennesker mere end et par sekunders hukommelse – det er bare ikke sådan, vi opfører os, når vi læser. Her har vi en tendens til at skimme tekster i noget, der ligner 10 sekunder.

 

Red guldfisken fra toilettet

Det betyder, at hvis du ikke formår at servere en direkte vej til sagens kerne og dit vigtige budskab, så mister du lynhurtigt din læser. Guldfisken bliver skyllet ud i toilettet, og alt dit arbejde er spildt.

Det lyder voldsomt, men det er vilkårene. Derfor skal du arbejde hårdt på at gøre din tekst så skarp, at læseren bliver hængende. Det er et stykke arbejde, der starter med din overskrift og fortsætter hele vejen ned til sætningsniveau – og det er det, jeg vil hjælpe dig med her.

Forneden får du derfor tre simple regler til at skrive og strukturere sætninger, som markant øger sandsynligheden for, at din læser vil holde fast og forstå dit budskab (uden to efterfølgende mails og en opklarende opringning dagen efter).

 

Lidt lynhurtig grammatikundervisning

Men først: Ringer der nogle klokker, hvis jeg siger kryds og bolle i sætninger? Har du styr på grundled og udsagnsled? Hvis ja, kan du springe direkte til råd #1. Hvis nej, så husk følgende:

Udsagnsled (bollen): Udsagnsleddet er det vigtigste led i sætningen. Det viser tiden og udtrykker handlingen. Udsagnsleddet er det led, hvor du kan sætte ’jeg’ foran:

  • ”Jeg løber hver morgen”.
  • ”Jeg har gemt et lig i haven”.

Grundled (krydset): Grundleddet viser, hvem/hvad der gør det, som udsagnsleddet beskriver. Du finder grundleddet ved at spørge: ”Hvem eller hvad udfører sætningens udsagnsled?”:

  • Hvem løber hver morgen? → ”Jeg løber hver morgen”.
  • Hvem har gemt et lig i haven? → ”Jeg har gemt et lig i haven”.

Alle sætninger har altså et udsagnsled og et grundled – det afgørende er, hvordan de bliver placeret og kombineret.

Her kommer tre regler til at gøre det på den mest læsevenlige måde. Jeg har hentet reglerne fra Kresten Bjergs anbefalelsesværdige bog Skriveguiden til offentlige virksomheder.

 

#1 Brug en central aktør som grundled

Sætninger bliver hurtigt kringlede, hvis grundleddet IKKE er den aktør, der rent faktisk foretager en handling i sætningen. Det er langt mere læsevenligt, hvis handlingen og den handlende er direkte forbundet.

FØR: Som opfølgning på din henvendelse vil der af en kundeservicemedarbejder inden for 24 timer blive taget kontakt til dig.

I ovenstående sætning er det jo reelt kundeservicemedarbejderen, der er aktøren og foretager en handling. Lad ham derfor være grundled i din sætning:

EFTER: En kundeservicemedarbejder vil kontakte dig inden for 24 timer for at følge op på din henvendelse.

 

#2 Brug den centrale handling som udsagnsled

Det er fristende at sætte et automatisk lighedstegn mellem en sætnings udsagnsled og den handling, der finder sted i sætningen. Udsagnsleddet er jo ’dét, der bliver gjort i sætningen’, ikke? Men prøv at se dette eksempel:

FØR: På tværs af alle vores kunder er det oplevede udbytte af at deltage på kurser i blomsterbinding forholdsvis stort.

Men spørg så dig selv: Hvad er det reelt, der sker i sætningen? Hvad er den aktive og centrale handling, og hvem foretager den? Sætningen handler jo om, hvad kunderne oplever – oplevelsen er den centrale handling, så brug det som udsagnsled:

EFTER: Vores kunder oplever et forholdsvis stort udbytte af at deltage på kurserne i blomsterbinding.

BRO underviser i, rådgiver om og producerer en hel del tekst – læs mere her.

 

#3 Placer grundled og udsagnsled tidligt og tæt

Som læser har vi altid en forventning til det, vi læser. Vores hjerner leder helt automatisk efter et mønster i grammatikken, fordi al erfaring fortæller os, at der kommer et grundled og et udsagnsled, som er afgørende for at forstå indholdet. Derfor kan du med fordel hjælpe din læser på vej ved at præsentere ham for de to led tidligt i sætningen. Og hvis du placerer dem tæt på hinanden i sætningen, bliver koblingen tydeligere – og læsbarheden større.

FØR: I forbindelse med kommunalvalget har kommunerne, som der er 98 af i alt i Danmark, vedtaget, at stemmestederne holder åbent til klokken 20:00 på valgdagen.

Man skal langt ind i sætningen for at fornemme, hvad der sker. Hvem handler, og hvad gør de? Tag i stedet både den centrale aktør og den centrale handling, og placer dem tæt på hinanden og først i sætningen – som her:

EFTER: De 98 danske kommuner har vedtaget, at stemmestederne holder åbent til klokken 20:00 på valgdagen.

Her bliver læseren med det samme tunet ind på, at han nu skal læse, hvad kommunerne har vedtaget – det styrer ham i resten af sætningen, og det kan han rigtig godt lide.

 

En opsummering (og lidt mere om guldfisk)

Et væsentligt plus ved disse regler er, at de hænger virkelig godt sammen. Følger du fx råd nummer 1 og grundigt overvejer, hvem der er sætningens centrale aktør, er du allerede tæt på at følge råd nummer 2 og 3. Du tænker nemlig allerede i læsevenlige baner, som smitter af på dine fingres aktivitet på tastaturet.

Jeg tillader mig at rekapitulere:

  1. Brug en central aktør som grundled.
  2. Brug den centrale handling som udsagnsled.
  3. Placer grundled og udsagnsled tidligt og tæt.

Nu er din opgave at hoppe ned i kommentarfeltet og skrive en kommentar, der lever op til de tre regler. Jeg ser frem til at høre fra dig.

PS: Det med guldfiskenes meget korte hukommelse er i øvrigt en myte. De er slet ikke så dumme, som vi går og siger.

42 kommentarer til “Sådan skriver du sætninger, der bliver læst og forstået

  1. WOUW! Som komplet cement-debil grammatikfjols tabte du mig godt nok med den her blogpost.

    Men måske det er en del af “hvis ikke du skræmmer nogen væk hver gang du skriver en blogpost, har du ikke kant nok’ som vi lærte på Online Marketing Manager-uddannelsen, hvor Morten underviste?

    Anyways, spøg til side – Jeg kan sagtens se, at sætningerne fungerer meget bedre med dine anvisninger. Om man så er en guldfisk eller bare offentligt ansat 😉

  2. Anne Riber Jarvad 26. juni 2014 kl. 09:09 - Svar

    Hej Anders

    Jeg fik dig åbenbart hele vejen ned i blogindlægget, så jeg er tilfreds. Og så kan jeg fortælle dig, at dine sætninger følger reglerne fint, så du praktiserer allerede principperne. Så nu har du bare fået begreberne for, hvorfor det virker, når du skriver:-).

    Selv tak:-)

    Anne

  3. Klarhed og enkelhed giver godt overblik. Eller sagt på en anden måde, hvorfor mumle i skægget, når tingene kan siges lige ud.
    Godt indspark at få netop, som jeg skal til at skrive et nyhedsbrev 🙂

  4. Bare såååå rigtigt.

    En af de ting, der også får mig lidt op at køre er nutid/navnemåde aktiv og passer og stedord!!!!

    Han tog hans hat og gik hans vej???? Øhh hvem?

    Når man lære en sætning udenad, så… (forsæt selv), -hvad???

    Jeg har svært ved at ligge makeup – Øhh nå???

    Selv i Børsen og Weekendavisen går det galt, så bliv endelig ved Bro

  5. Jeg oplevede et stort udbytte ved at læse indslaget, men jeg har ikke noget lig eller nogen guldfisk i haven. Lever det op til opgavens krav?

  6. Jeg har gemt et lig i haven: “Jeg” er altså stadig grundled her. Liget, der ligger i haven, er objekt i sætningen – altså rent grammatisk. Objekt plejer at blive vist som en trekant i kryds-og-bolle-grammatikken. Liget, der ligger i haven, er vist færdig med at være aktør (omend et centralt objekt). 🙂

    • Jeg er helt enig med Helle, eller også trænger mine grammatikkundskaber til et noget større eftersyn, end du indleder indlægget med. Du skriver selv: “Du finder grundleddet ved at spørge: ”Hvem eller hvad udfører sætningens udsagnsled?”, men stiller dernæst spørgsmålet: Hvad ligger i haven? → ”Liget ligger i haven”. Det rigtige spørgsmål er: “Hvem har gemt et lig i haven” – “Det har JEG”.

      Men bortset fra det så er det et rigtig godt blogindlæg 🙂

  7. Anne Riber Jarvad 26. juni 2014 kl. 11:46 - Svar

    Hej Stine og Helle

    Tusind tak for jeres opmærksomme læsning af indlægget – I har naturligvis fuldstændig ret, og vi har hastet med at rette det, så der står den rigtige analyse.

    Mange hilsner
    Anne

  8. Efter i tre dage at have siddet og.revet mig i håret over…. Nå, nej, jeg mener…

    Jeg blev så glad for dette indspark, da jeg har siddet og skrevet tekster til mit kursuskatalog i tre dage og revet mig i håret over samme… 🙂

    Altid superrelevant indspark fra jer, læser altid til ende og det tager kortere tid end at handle i, ja, I ved nok. TAK!.

  9. Jeg arbejder i en IT afdeling. Vi skriver typisk uforståeligt og kryptisk. Vi er faktisk berygtede for det. BRO lærer mig at skrive klart og præcist. Jeg fjerner fyldord, og skriver kortere og mere læsevenlige sætninger til gavn for mine kollegaer og kunder.

    Tak for det 🙂

    • Anne Riber Jarvad 26. juni 2014 kl. 13:28 - Svar

      Hej Rikke

      Selv tak – og tak for din kommentar. Det er så rart at høre, at at vores blogindlæg er brugbare; det er jo deres fornemmeste opgave. For mig at se har du her givet din kommentar et smukt drys Alfons Åberg (https://www.bro-blog.dk/?p=3945)

      mange hilsner
      Anne

  10. Ha ha. I er så dygtige til at fange og kommentere på de indvendinger, man kan have som læser. Om jeg følte mig stødt over at blive kaldt en guldfisk? Øh ja egentlig lidt. Jeg havde ikke tænkt nærmere over det, men da i selv nævnte der, så “Jo ,lidt. Men det er dejlig befriende at blive taget lidt pis på. Jeg morer mig altid når jeg læser jeres mails og sender dem altid begejstret videre til mindst én kollega. Det er som om at der er en frygt for, at hvis man bruger humor for meget, så er man useriøs eller ikke faglig dygtig. I er et pragteksempel på at det ikke forholder sig sådan! 🙂

  11. Jette V. Sidelmann 26. juni 2014 kl. 15:05 - Svar

    Hej
    Min guldfisk har fundet det lig, DU gemte i haven. Det lå i bedet med ordsalat fra offentlige myndigheder.
    I øvrigt: Hvis det er en borgerpligt at deltage i samfundslivet, så er det en myndighedspligt at sikre, at borgerne forstårmyndighedernes hnevendelser og har let adgang til disse henvendelser. Her tænker jeg på digitaliseringen! Man må ikke “tabe” nogen! “Tekniske idioter” har også stemmeret!.

    Med venlig hilsen og tak for et godt indlæg.
    Jette V. Sidelmann

    • Anne Riber Jarvad 27. juni 2014 kl. 13:10 - Svar

      Jeg kunne ikke være mere enig, Jette, det er meget vigtigt med gennemsigtighed i det offentlige sprog,

  12. Tusind tak for dette konstruktive og inspirerende indlæg. I fik mig lige tilbage i tiden, da jeg gik i skole 🙂
    Jeg husker dansktimerne, og udfordringerne, med at sætte kryds og bolle under sætningerne.
    Ville elske en lige så pædagogisk gennemgang at kommasætning 🙂

    De bedste hilsner
    Helene Rosendahl Hillersdal

  13. Det var en tankevækkende blog.
    Jeg har gentagne gange måtte erkende, at en kort præcis besked ikke nødvendigvis formuleres hurtigt og at lange beskeder har det med at blive uklare.

    • Anne Riber Jarvad 27. juni 2014 kl. 13:13 - Svar

      Goethe er citeret for at skrive på et tidspunkt: “Undskyld, jeg skriver langt. Jeg har ikke tid til at skrive kort.” Det kan vi vist alle nikke genkendende til.

  14. Engang – for 12- 15 år siden – sad jeg eksamensvagt i en 9. klasse.
    Eleverne skulle anvende computere til løsning af opgaven og sad ved to modsatstillede rækker af borde.
    Uden ret meget bordplads til hver elev, lignede det tidligere tiders avisredaktioner på det travleste tidspunkt.
    Sodavand og madpapir. Chips, faglitteratur og skriveblokke m.m.
    Det lå alt sammen, på den meget begrænsede bordplads hver elev havde fået tildelt.
    Og nede på gulvet.

    Som vikar er opgaven som eksamensvagt til at overse.
    Jeg er ikke lærer og efter opgaverne var omdelt og eleverne havde fået fortalt, hvilke konditioner der lå for løsningen, gik de i gang.
    Et grotesk scenario hvor eleverne kæmpede med – ikke alene opgaven – men også med de urimelige arbejdsvilkår.

    Opgaverne kunne printes ud de sidste 10 min. af eksamen.
    For elever som blev færdige før tid, blev eksamen som en straffeekspedition.
    Da der er gået næsten to timer, kommer en elev op til mig og spørger, om hun ikke må få printet sin opgave ud. Pigen står nærmest grådkvalt oplever jeg.
    Men regler er regler og det er umuligt at printe opgaver diskret ud.
    Printeren lyder som en maskine, på et maskinværksted, når den går i gang.

    Hun bliver stående og jeg har en eller anden fornemmelse af, at der er noget, som hun mangler ord for og spørger, hvorfor hun vil printe opgaven ud nu.
    Om hun er færdig med opgaven.
    Hun er ikke færdig med opgaven, fortæller hun, men hun kan ikke sætte kryds og bolle på computeren.

    Pigen kunne håndværket, men skolen stillede ikke værktøjet til rådighed i eksamenssituationen.
    Her, 15 år efter, understøtter tekstbehandlingsprogrammer forsat ikke grammatiske værktøjer.
    Heller ikke stavekontrollen fungere og er bl.a. ikke i stand til at håndtere flertalsendelser m.m.

    Platons Sokrates mente, at mennesket blev dummere med skriftsproget.
    Om det er rigtigt, skal jeg ikke bedømme. Men det er en kendsgerning, at it teknologien har ændret skriften. Sproget indretter sig efter teknologien og ikke omvendt.

    Og her – i en temmelig voksen alder – slog det mig, at jeg faktisk havde lyst – og behov – for igen at få barndommens grammatiske værktøjer på plads.
    Forgæves har jeg ledt efter et aftenskolekursus med fokus på regler og værktøjer.
    Uden held.

    I øvrigt: En interessant og spændende blot som altid.

    • Anne Riber Jarvad 27. juni 2014 kl. 13:16 - Svar

      Det var da skammeligt, at hun ikke kunne få lov at demonstrere sin kunnen pga. manglende tekniske muligheder. Og de er, som du skriver, stadig ikke gode nok. Jeg kan desværre ikke hjælpe med henvisninger til aftenskoleundervisning i grammatik – det kender jeg ikke feltet godt nok til, men jeg håber, du finder det på et tidspunkt.

  15. Meget fint lille grammatik-kursus.

    Det interessante i denne artikel er jo egentligt ikke din grammatik – men brugen af metafor – og hvordan du gør teksten lettere at spise.

    Det er jo mindst lige så relevant – hvis man kan bruge metafor i sin tekster – så kan man virkelig få dannet billeder i læserens hoved – hvilket er et meget stærkt middel til at komme ud med sin information.

    • Anne Riber Jarvad 30. september 2014 kl. 18:49 - Svar

      Tak, jacob. Og jeg er helt enig: Det handler om at fortælle historier, så læseren kan danne billeder i hovedet.

  16. Jeg elsker ord, og er vild med at være tilmeldt bloggen her, hvor sproget er i centrum.
    Tak for gode input til at beherske brugen af ord, så budskabet bliver klart.
    ( – her nåede jeg at slette fem til syv overflødige ord, og mit budskab blev det samme).
    Tak for det!

  17. Jeg er kommunikationsnørd, men glemmer ofte lidt detaljerne i teksten, især de små grammatiske kneb, der gør teksten mere læsevenlig. Derfor er det dejligt lige at falde over dette indlæg, fordi det minder mig om, at man ikke blot skal have fokus på helheden, men også de små detaljer.

  18. Du formåede at fastholde mig til at læse hele indlægget, og ikke bare skimme 10 sekunder. Godt og kort forklaret!

    Det undervurderes ofte, hvor vigtig god skriveteknik og formuleringer er.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *