Sådan undgår du at overskride deadlines

Sådan undgår du at overskride deadlines

Forestil dig følgende: Du er en del af et team. I starter et projekt. Planen lader til at køre. Så opstår uforudsete problemer, og planen begynder at skride. Deadline rykker nærmere, budgettet bliver overskredet, og fokus bliver mindre og mindre i bakspejlet. I arbejder på højtryk, men når ikke at blive færdige til tiden.

Hvis du genkender scenariet, har du sandsynligvis også prøvet et ’postmortem’-møde: Jeres team samles om det afdøde projekt, kigger hinanden i øjnene og spørger:

”Hvad gik der galt?”

Det kan man lære meget af, men det ændrer ikke på noget helt grundlæggende: På det tidspunkt er det for sent at løse noget. Heldigvis findes der en simpel teknik til at forudse et projekts problemer.

I BRO arbejder vi med og holder workshops om effektivitet i processer – læs mere her.

Undgå fiaskoen ved at simulere projektets død

Teknikken hedder præmortem og er udviklet af den prisvindende psykologiprofessor Gary A. Klein. Den går ud på at erklære et projekt dødt på forhånd. Ved at gå frem i tiden og se tilbage kan I finde projektets dødsårsag, inden den indtræffer i virkeligheden. Det er en billig og hurtig måde at løse problemer, der kan koste dyrt.

Det lyder fjollet at kigge efter katastrofer i krystalkuglen. Men faktisk har et amerikansk studie vist, at evnen til at identificere reelle fremtidige forhold øges med 30 procent, hvis man forestiller sig grundene til, at et projekt fejler. I godt hver tredje tilfælde kan man altså forudse årsagerne til, at et projekt mislykkes – og derfor forsøge at gøre noget ved det.

Og behovet er bestemt til stede: Interview med 600 forretningsfolk viste fx, at 75 procent af de adspurgte tvivlede på, at de projekter, de var en del af, ville lykkes. Og i en undersøgelse af 1.500 it-projekter fejlede hver sjette projekt med store tab til følge. Endelig kom et studie af 163 virksomheder frem til, at over en tredjedel af virksomhedernes projekter var i fare for at mislykkes.

Præmortem i tre trin

En effektiv præmortem-proces består af tre grundlæggende spørgsmål:

1)      Hvad gik galt?

2)      Hvad er de 10 største problemer?

3)      Hvordan løser vi dem?

Indkald alle involverede i projektet, efter projektplanen er lagt – så er I nemlig nået ud over at skulle forsvare projektet og kan fokusere på udfordringerne. Undgå fælden med lange, ustrukturerede møder, og brug højst 2 timer på at arbejde jer igennem de tre spørgsmål på denne måde:

1)    Hvad gik galt?

Forestil jer, at projektet har overskredet tidsplanen. Markant og voldsomt. Jeres opgave er at finde årsagerne til, at det gik galt. I skal altså lave en dommedagsbrainstorm, hvor I opbygger et katalog over alt, der kan få planen til at skride. Gør jer umage med ikke at affeje muligheder og straks finde løsninger; det kommer senere.

Problemerne kan fx være, at:

  • hjemmesiden går ned
  • en af os bliver langtidssygemeldt
  • vores samarbejdspartner leverer ikke
  • alle vores computere bliver stjålet
  • vores keynote-speaker melder fra i sidste øjeblik
  • tidsplanen er for stram til udarbejdning af en business case.

Alle i rummet giver mindst tre bud. På den måde kan I finde de huller i planen, man let overser i begejstringen på fx et kickoffmøde. Og modsat en formel risikoanalyse er pointen, at teamet får sagt al tvivl højt.

Glem frygten for at være uhøflig eller blive beskyldt for at trække nej-kasketten godt ned i nakken. Det kræver, at jeres team er nået forbi formingfasen, så I er ude over høflighedsdiplomatiet og tør stille spørgsmål og tage diskussioner.
Sådan undgår du at overskride deadlines

Billede fra gogamestorm.com

2)    Hvad er de 10 største problemer?

Når I har buddene på, hvorfor projektet ikke når deadlinen, sorterer I dem. Fokuser kun på problemer med direkte indflydelse på projektet, og som I rent faktisk kan gøre noget ved.

Slet problemer fra listen, som ikke har nogen reel konsekvens for projektet, eller som I ikke har nogen kontrol over. Og stryg også gerne de mest usandsynlige, så I sikrer jer, at I bruger tiden på reelle risici og ikke bygger beskyttelsesrum mod imaginære atomkrige.

Vælg fra, indtil I har en liste med maksimalt 10 problemer, som der er størst risiko for, og som vil være fatale for tidsplanen.

 

3)    Hvordan løser vi dem?

Nu er tiden kommet til at løse de problemer, I har fundet frem til. Gå listen igennem trin for trin, og find en konkret løsning på dem. For nu at tage et lavpraktisk eksempel: Har I ikke tid nok til at udarbejde en business case inden fx et vigtigt møde med ledelsen, reviderer I projektplanen efter ledelsens mødestruktur.

I vil opdage, at dette skridt faktisk er det letteste i processen. Og at I senere i processen vil spare tid ved at have fundet disse løsninger på forhånd.

”Hvis jeg kun havde 1 time til at redde verden, ville jeg bruge 55 minutter på at finde problemet og 5 minutter på at løse det.” – Albert Einstein.

Efter præmortem-mødet indarbejder I problemer og løsninger i projektplanen. Samtidig udpeger I en person, der har ansvaret for hvert problem (og den tilhørende løsning), hvis det opstår – så I hurtigt kan komme videre.

Ingen garantier

Nogle problemer er, som du sikkert ved, så vanvittige, at man umuligt kan forudsige dem. Præmortem-teknikken er derfor ikke en garanti for at nå jeres deadline. Men det øger dit teams chancer betydeligt for at nå jeres mål til tiden – og dermed at undgå et nedslående postmortem-møde.

Har du prøvet præmortem-teknikken? Hvordan virkede det for dig og dit team? Del gerne dine erfaringer i kommentarfeltet herunder.

Om Eva Rieks

Eva Rieks

Partner - 40805103
Eva er partner i BRO og arbejder primært med strategi- og konceptudvikling og ledelsesrådgivning. Derudover er hun projektleder på større kommunikationsopgaver, især inden for partner- og medlemskommunikation. Eva har blandt andet løst opgaver for Totalkredit, ATP og Dansk Pilot Forening.

14 kommentarer til “Sådan undgår du at overskride deadlines

  1. Fint indlæg, men er det ikke ret usandsynligt at computerne bliver stjålet eller hele ens itsystem går ned? Jeg har ikke prøvet teknikken men det lyder ret meget som at ’male fanden på væggen’, undskyld udtrykket…

  2. Meget interessant artikel. Jeg kan godt nævne en halv snes statslige it-projekter, hvor denne teknik med fordel kunne være anvendt – i tide 😉

  3. Dejlig konkret metode. Har faktisk selv brugt en variation af den med succes. Det kræver lige, at man ‘køber’ ind på den. Men derefter er det eN dejlig forfriskende metode at anvende.

  4. God artikel men det er hvad en del professionelle projektledere har praktiseret i årevis og og hvad enhver projektleder skal gøre: Ved projektets opstart stopper teamet op, kigger på planen og spørger “Hvad kan gå galt fra nu af?” og “Hvor stor er risikoen for at det faktisk sker?” Derefter prioriteres risici og for de værste af dem opstilles en beredskabsplan / risk mitigation plan. Øvelsen gentages i øvrigt før hver milepæl, og er en af projektlederens løbende opgaver.

  5. Jeg har gennem mange år arbejdet med grafiske Gameplaner ved projektopstart, og her identificeres ”Udfordringer” og ”Kritiske succesfaktorer”.
    ”Udfordringer” er potentielle problemer eller barriere, som altid vil være til stede i projektet. Ved at være opmærksomme på deres eksistens kan vi handle hurtigere hvis de viser sig at blive reelle.
    ”Kritiske succesfaktorer” er de ting teamet må gøre gennem hele projektets levetid for at sikre projektets succes. Disse er mindst lige så vigtigt som fokus på ”Udfordringerne”
    Min erfaring er at det giver ro i projektet at få diskuteret og komme til enighed om indholdet af disse to punkter. Vi får kigget projektet efter i sømmene med et ærligt og realistisk fokus, uden at være ide knusere.

  6. God artikel – det at lege djævelens advokat kan helt klart redde et projekt.

    Før denne her øvelse ville jeg nu starte med at kigge på, om målsætningen også var knivskarp, og om den blev fulgt i de projekter, der er gået galt. Jeg ser tit, at der er for uklare målsætninger, der giver rum for alt for mange forskellige fortolkninger, og det kan i sig selv få et projekt til at køre i grøften.

  7. Lige præcis, Svend.

    Det er nemlig en risiko vurdering plus handleplan som er velkendt fra enhver projektmodel.

    Post-mortem er også det samme som projektevaluering, igen velkendt fra enhver projektmodel.

    Gør man tingene ordentligt, bruger man evalueringen Pro-aktiv i næste projekt og er slet ikke spild af tid.

    Kaiserens nye klæder. Jeg så hellere at man anvendte almen projektterminilogi frem for at pakke tingene ind på denne måde. Selvfølgelig kan post og præ mortem vække interesse og det lyder mere spændende. Det kunne man tmåske age med sig når man samler tropperne til risikovurderings seance.

  8. Tusind tak for alle jeres gode kommentarer – og forslag til, hvad man også kan gøre. Det er dejligt at høre, at der er rigtig mange af jer, der har godt styr på det. Vi ser desværre bare mange virksomheder, hvor man (stadig) kan blive overrasket over, at et projekt kuldsejlede eller blev forsinket, fordi man ikke havde haft nok fokus på risikovurderingen.

  9. I skriver “Præmortem i tre trin”

    1. Hvad gik galt – Det er altså POSTmortem. Her er patienten allerede død. Præmorten hedder ‘Hvad KAN gå galt’!

  10. Hej Elsebeth

    Det er teknikken, der hedder Præmorten. At man før projektets død tænker, som om man sad i fremtiden og evaluerede, hvad der gik galt. Denne teknik indeholder så 3 pkt., hvor du lader som om, du sad i fremtiden og så tilbage.

    /Eva

    • Hej Annette.

      Metoden adskiller sig ikke nødvendigvis fra det, du kalder almindelige analyser. Jeg påstår heller ikke, at præmortem-teknikken er hverken skudsikker, perfekt eller bedre end andre metoder.

      Til gengæld er det min helt klare overbevisning, at metoden er bedre end alternativet; nemlig IKKE at have en metode, der forsøger at foregribe og forebygge katastroferne 🙂

      /Eva

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *