De 5 ting, effektive mennesker gør i løbet af en arbejdsdag

Effektivitet på arbejde

Du får ingen lang indledning. Det handler jo om effektivitet, det her (og joints…).

Så her får du de fem ting, som de mest effektive mennesker gør for at for at nå mere på kortere tid. Og som vanligt her på BRO Blog bakker vi det op med den forskning, vi også underholder med, når vi holder workshops om emnet.

1) De tjekker mails få gange om dagen

Der er lavet mange store undersøgelser af den tid, vi spilder på vores sjuskede omgang med mails. Mængden er grotesk. En af de større undersøgelser af fænomenet viser fx, at det i gennemsnit tager 64 sekunder eller mere at vende tilbage til sit arbejde efter en mailafbrydelse.

Tjekker du dine mails, straks når de kommer, mister du altså en halv time hver dag, hvis du får 20-30 mails dagligt. Og mange af os får langt flere mails. Desuden er 64 sekunder faktisk et konservativt bud. Der er mange undersøgelser, der viser højere tal.

Løsningen er først og fremmest at nedsætte antallet af gange, du tjekker mails. Og bare rolig. Du går ikke glip af noget – tværtimod. Nu styrer du hjælpemidlet, i stedet for at hjælpemidlet styrer dig.

Skulle det ikke være nok motivation for dig, så kunne det måske interessere dig, at din IQ falder med 10 point, når du lader dig distrahere af konstant indkommende mails, opkald og sms’er på job. Det svarer til en søvnløs nat eller det dobbelte af en joint. Ja, forskerne har det også sjovt.

Hos BRO arbejder vi med at effektivisere større organisationers omgang med mails.

Sidste år udgav vi en gratis e-bog om mails med gode råd til, hvordan man løser problemet.

Hent den her: Frigiv 150 timer til de væsentlige ting i dit liv.

2) De fokuserer på det væsentligste

Det lyder så forbandet banalt. Men alt for ofte mister vi sansen for, hvad der er vigtigt, og fortaber os i stedet i detailopgaver. Og vi kommer så let til at prioritere det, der haster, fremfor det, der for alvor giver værdi. Vi når en masse ting – men tit sker det på bekostning af de rigtige ting.

På vores kurser i personlig effektivitet bruger vi en del tid på denne skelnen, og her henviser vi ofte til loven om nødvendig effektivitet, som lyder:

”Der er ikke tid nok til alting, men der er altid tid nok til det væsentligste.”

Loven fortæller os, at der ikke er tid nok til alting, selvom vi naivt løber rundt og tror det. Vi arbejder som om, der eksisterer noget, der hedder ’færdig’. Men det er jo ikke sådan, at du sidder klokken 13:30 og pludselig tænker: ’Lige nu ville jeg ikke kunne opdrive en arbejdsopgave, uanset hvor meget jeg prøvede.’

Så: Drop jagten på den utopi om pludselig at blive endegyldigt færdig, og fokuser i stedet på at løse de rigtige ting og bevidst prioritere andre ting fra.

3) De singletasker

Jeg ved, at dit arbejde kræver, at du tænker dig om, mens du udfører det. Derfor bliver multitasking aldrig en effektiv arbejdsmetode. Multitasking skaber stress, forhindrer dig i at lukke opgaver og maksimerer din opgavependulering. Tænk på, at du mister tid, hver gang du skifter arbejdsopgave. Undersøgelser peger på mindst tre minutter per afbrydelse.

Løsningen er det modsatte: Singletasking. Det giver dig fordybelse. Det giver dig mulighed for at komme i bund med opgaverne.

Singletasking består af tre lette skridt:

I. Vælg én opgave. Ja, kun én.

II. Eliminer forstyrrelser. Der er masser af muligheder: Luk mailen. Sluk telefonen. Luk døren. Sidder du på storrumskontor, så luk den mentalt.

III. Sæt et tidsrum af, og arbejd dedikeret på opgaven. Brug en alarm, og sæt et uambitiøst tidsrum af, fx 20 minutter.

4) De bryder store opgaver ned i mindre dele

Der findes utrolige gevinster ved at bryde opgaver ned i mindre dele.

  • Du laver færre overspringshandlinger, fordi opgaven bliver mindre uoverskuelig.
  • Du laver færre fejl, fordi du får fokus på alle delelementerne og eventuelt kan få sparring af en kollega.
  • Du planlægger bedre, fordi du får overblik over alle elementerne i en opgave i stedet for hovedløst at kaste dig ud i den.
  • Du videndeler og optimerer interne procedurer langt lettere ved at bryde opgaverne systematisk ned.

Der er langt flere fordele, men vi stopper her. Vi skal jo også tilbage til arbejdet. Eller du har måske brug for endnu en overspringshandling? Hjælpen er nær:

Her har du en e-bog om overspringshandlinger (Meta!).

5) De skaber arbejdsro omkring sig

Tænk, at der findes trivielle politikker for, hvornår man skal melde sig syg, hvilket tøj man må have på, og om man kan forvente en julegave fra sin arbejdsplads. Men der er ingen politik for at minimere afbrydelser, selvom der her ligger potentiale for større resultater og færre sygemeldinger.

Konservative analyser viser, at vi i løbet af en dag oplever 59 afbrydelser, svarende til ca. syv i timen, hvor 80 procent af disse betragtes som ikke særlig vigtige. Andre undersøgelser viser, at vi spilder et sted mellem 20 og 25 procent af vores dag på trivielle afbrydelser. Og de større regnestykker viser, at vi faktisk kun er produktive i omkring 60 procent af vores arbejdstid.

Det skyldes ikke, at vi er dovne, men at vi bliver afbrudt af mails, telefoner, spørgsmål, private anliggender, støj, overspringshandlinger og manglende disciplin. De mange forstyrrelser betyder, at vi gennemsnitligt bruger 11 minutter på et projekt, før vi distraheres, og at det tager os gennemsnitligt 25 minutter, før vi arbejder på samme projekt igen.

Hvis du vil begynde med at nedbringe dette grotesk høje tal, så er her et par ideer:

Tjek din mail færre gange om dagen. Sluk din telefon. Luk døren. Sæt dig ned i kantinen eller ind på det tomme kontor, og fordyb dig. Tag høretelefoner på. Sig, at du ikke vil forstyrres. Og lad være med bevidstløst at svare på spørgsmål, så snart de kommer ind. Vent i stedet, til du har et par stykker, og svar så på dem alle. På den måde reducerer du den uproduktive pendulfart mellem dine arbejdsopgaver.

Og bliv månedens kollega ved at spørge til nogle generelle regler for, hvordan I forstyrrer hinanden. For i alt grovæder forstyrrelser op imod 2 timer af vores arbejdsdag!

Husk vores gratis e-kursus (og da også det, der koster noget…)

Hos BRO tror vi på at dele. Så husk på, at vi har udviklet et gratis e-kursus i effektivitet, som over 2000 allerede har deltaget på. Hop selv med her.

Og hvis du gerne vil have endnu mere smæk for skillingen, så handler vores mest populære endagsworkshop, ‘Effektiv på arbejde‘, netop om, hvordan man bliver mere effektiv. Den har vi holdt så forskellige steder som ATP, FOA, Ældre Sagen og Landbrug & Fødevarer. Vi kommer selvfølgelig også gerne ud til jer: Læs mere om workshoppen her.

Og fortæl mig så: Hvad er dit mest effektive råd til alle os, der gerne vil have mere fra hånden på kortere tid?

Om Henrik Hillestrøm

Henrik Hillestrøm

Konsulent - 40803995
Henrik er konsulent i BRO og arbejder med tekst, projektledelse, effektivitet og formidling. Han har løst opgaver for blandt andet Zen Systems, Dansk Psykolog Forening og Downtown. Henrik sidder desuden i redaktionen på BRO blog.

27 kommentarer til “De 5 ting, effektive mennesker gør i løbet af en arbejdsdag

    • Der er selvfølgelig undtagelser til reglen. Hvis BRO Kommunikation sender en mail eller afbryder, så skal man reagere med det samme. Det er klart:)

      Morten
      /BRO

  1. Kom sjovt nok til at tænke på, hvad min gamle mor så ofte sagde (jeg hørte ordene første gang for over 50 år siden):
    “Der er aldrig tid til at gøre tingene ordentligt, men der er altid tid til at gøre dem om.”

  2. Lange eller meget vigtige, skriftlige opgaver, som man ikke kan komme videre med, skal man holde et frikvarter fra. Erkend at du kører i ring, gem det væk og brug din tid på noget andet. Se på det igen med nye øjne efter et par timer eller måske en god nats søvn.

    • Henrik H. Poulsen 26. september 2013 kl. 12:21 - Svar Author

      Rigtig fint input, Louise. Erkendelsen er ganske rigtigt afgørende; man skal selv kunne se, at nu er udviklingen gået i stå, og så handle derefter. Hos BRO nyder vi godt af at have nogle skarpe kollegaer at hente hjælp og sparring hos, men derudover bruger vi også forholdsvis ofte den model, at vi går en tur rundt om blokken. 10 minutter med frisk luft, fysisk aktivitet og måske en snak om noget helt andet kan gøre en stor forskel.

    • Henrik H. Poulsen 26. september 2013 kl. 12:25 - Svar Author

      Det betyder marijuana – den undersøgelse, vi linker til, skriver mere præcist:
      “A recent study from the Institute of Psychiatry at the University of London suggests that your IQ falls 10 points when you’re fielding constant emails, text messages, and calls, […] more than double the loss you’d have after smoking marijuana.”

  3. Ja jeg multitasker! Eksempelvis nu hvor min åndssvagt langsomme computer tager sig god tid til at flytte lidt rundt på nogle billeder, for at jeg kan komme videre med min hjemmeside – ja så bruger jeg min telefon til at se jeg inspirerende videoer på YouTube eller læser inspirerende blogindlæg – uden at jeg føler, at jeg lægger arbejdet helt fra mig.
    #trælsatmitLillefirmaIkkeHarrådtilEncomputerDervirker

    • Henrik H. Poulsen 26. september 2013 kl. 12:27 - Svar Author

      OK, Lene, så er der endnu en undtagelse, vi kan godtage:
      1) Mails fra BRO skal læses med det samme.
      2) Ydre omstændigheder som idiotisk langsomme computere tillader momentvis multitasking, hvis det erstatter at sidde stille og stirre tomt ud i luften.

    • Henrik H. Poulsen 26. september 2013 kl. 12:31 - Svar Author

      Hvis du virkelig evnede at afbryde dig selv 5-6 gange, er der måske plads til forbedring hos både dig og i blogindlægget? 🙂

    • Henrik H. Poulsen 27. september 2013 kl. 07:26 - Svar

      Der er nok temmelig mange udover dig, der vil kunne få en hel del ud af det råd. Ikke mig, naturligvis. Næææh nej 🙂

  4. Tak for et godt, og efter min mening, MEGET relevant indlæg! -Et nyt punkt i regelsættet for virksomhedens interne kommunikationskultur?

    Punktet vedrørende den negative effekt med “hurtig-email-service” til kolleger/kunder/interessenter m.v, underbygger mit indlæg “Tomgang”. Så også mange tak for det originale citat (en kildehenvisning ville ikke skade) 🙂

    Jeg har erfaret på egen krop hvor vigtigt det er, at:
    1) Prioritere sin egen dagsorden for opgaverne.
    2) At sætte en struktur/aftale med sig selv for, hvornår på dagen man besvarer emails, kontra får lavet de andre opgaver der kræver fokus og fordybelse.
    3) At give en tilbagemelding om, hvornår en opgave forventes færdig.

    Desuden sker der ofte det, at man med den hurtige-email-service, får sat gang i nogle forventninger hos modtageren om, at man sidenhen SKAL svare hurtigt på samtlige henvendelser.

    • Henrik H. Poulsen 27. september 2013 kl. 07:32 - Svar

      Hej Camila

      Tak for dine rosende ord og ikke mindst dine tre punkter – jeg kan kun sige et fredfyldt, dybfølt ’amen’ til dem.

      Angående dit blogindlæg om Tomgang, som jeg nu har googlet mig frem til, så smider jeg da gerne et link til det, selvom jeg ikke ligefrem kan genkende nogle formuleringer eller direkte citater. Interesserede kan læse det her:
      http://ccastella.wordpress.com/2013/09/18/tomgang/

      God fredag!
      /Henrik

    • Henrik H. Poulsen 27. september 2013 kl. 07:24 - Svar

      Tak for et rigtig fint link, Anders. Jeg er vild med billedet af indgangen til kontoret som en blender (ca. 3 minutter inde i klippet),

  5. Mit råd vi være: prioriter,prioriter.. Lav det du bliver betalt for, det der er i din målsætning og det du synes er spændende (forhåbentligt er der et vist sammenfald) og drop resten.

    • Henrik H. Poulsen 27. september 2013 kl. 07:29 - Svar

      “Prioriter, prioriter” er naturligvis en anbefaling, jeg kun kan være enig i. Nøglen er at kende sine vigtigste opgaver – og ikke mindst at være sikker på, at ens egen opfattelse af, hvad der er vigtigst, stemmer overens med resten af afdelingens, teamets eller lederens opfattelse.

  6. Yes – jeg er kvinde, og jeg kan IKKE!!!!! multitaske. Har aldrig kunnet.

    Men jeg er rigtig god til “at lukke ørerne”.

    Har således læst til afsluttende eksamen under en åben!!! trappe (det var mit kontor) med unger, der spillede høj musik over trappen (4 af dem — det er, hvad et blev til).

    Når jeg bliver forvirret – læs stresset – glemmer jeg, hvordan det lykkedes.

    Jeg må øve mig i at huske!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *