Mødelederens guide til at undgå de 3 klassiske fejltrin

Du kender sikkert følelsen af langsomt at visne på stolen, når du sidder til et møde, der stikker i alle mulige retninger og overskrider tiden. I sidste ende er det mødelederens ansvar. Derfor får du her en håndfuld gode råd til, hvordan du skaber et effektivt møde og undgår at begå mødelederens klassiske dødssynder.

1. Den elendige tidsstyring
Forlader du tit et møde med horn i panden og en følelse af frustration eller vrede? Så skyldes det højst sandsynligt, at der mangler en struktur for mødets tidsstyring.

Frustrationen bunder som regel i, at vi føler, at vi spilder tiden, og at fokus overskygges af umiddelbare ligegyldigheder: Birgit taler om, hvor intuitiv hendes kat er, mens John fortaber sig i irrelevante detaljer fremfor at holde sig til punktet på dagsordenen.

Det er en af mødelederens fornemmeste opgaver at være tidsfascist.

Løsning:

  • Hold mødet inden for maksimalt  40 minutter, medmindre det er et decideret arbejdsmøde, hvor man ikke bare taler, men også arbejder undervejs.
  • Afsæt på forhånd korte tidsblokke til de forskellige punkter på dagsordenen. Et mødepunkt bør som hovedregel ikke overstige 10 minutter.
  • Lav en aftale om, at folk, der kommer mere end fem minutter for sent til et møde, ikke må deltage på mødet. Hvis mødet går to minutter over tid, skal der ligeledes udnævnes en ny mødeleder til næste møde.
  • Afslut med en tidsblok til hyggesnak til sidst. Så afslutter I mødet med en god stemning.

2. Det uduelige referat
Du går fra et møde med en god følelse. MEN seks timer senere lander referatet i din indbakke, og al den positive energi fra mødet forsvinder. Du kan ikke finde hoved og hale i mødets referat og kan derfor heller ikke finde ud, hvilke arbejdsopgaver du skal udføre inden næste møde.

Løsning:

  • Drop det uduelige, traditionelle referat, hvor folks holdninger står listet i kronologisk rækkefølge. Referatet skal i stedet være handlekraftigt og løsningsorienteret. Skær ind til benet, og lav et referat, der er delt op i tre kolonner:

1) Arbejdsopgave (Hvad har vi besluttet at gøre?)

2) Ansvarspersoner (Hvem skal udføre opgaven?)

3) Timing (Hvornår skal opgaven være afsluttet?)

3. Det trivielle mødelokale
Du træder ind i det sædvanlige mødelokale, sætter sig på den samme stol og gentager det samme mønster.

De fleste har en tendens til at undervurdere behovet for forandring, og de fleste mødeledere tænker desværre for lidt over, hvad de fysiske rammer betyder for vores produktivitet.

Løsning:

  • Skift lokale, i stedet for at benytte det samme mødelokale som altid.
  • Drop bordene, og sid overfor hinanden i stedet. Når deltagerne ikke har et bord kan de ikke tegne krusseduller på blokken. De er  tvunget til at engagere sig i mødet.
  • Hvis I ikke vil droppe bordene, så afhold mødet stående ved et højt bord.
  • Hold mødet, mens I går en lang tur fremfor at sidde stille og slå rødder ved bordene.

Det var tre gode råd om mødeledelse, men der findes jo mange flere. Kender du nogen? Eller har du gode eller dårlige eksempler på mødeledelse?

Mens du tænker dig om, kan du jo begynde med at sende indlægget videre i din organisation, så vi alle kunne slippe for at spilde så meget tid på dårlig mødeledelse.

8 kommentarer til “Mødelederens guide til at undgå de 3 klassiske fejltrin

  1. Fantastisk gode råd – glæder mig til at holde møder på den måde. Zoomer bare lige ind på en lille detalje, nemlig din pointe om referater: Kan der ikke gå relevante informationer tabt, hvis det kun er beslutningerne, der noteres?

  2. En vigtig pointe er at skære ind til benet i forhold til, hvor vigtigt mødet er og hvor mange, der bliver involveret. Mange møder bliver afholdt med alt for mange deltagere, hvor man mange gange kunne have klaret det over e-mail eller på andre måder. Det er bedre kun at mødes, når det virkelig er vigtigt og så være effektive i møderne.

  3. Hej Puk. Tak for din kommentar 🙂 Du peger på en vigtig pointe. Det er vigtigt at målrette referatets form alt efter, hvilken type møde I afholder: Er det et arbejdsmøde, et idégenereringsmøde, et problemløsningsmøde eller et beslutningsmøde?
    Hvis det fx er et idégenereringsmøde, er det vigtigt at have folks holdninger noteret ned. Jeg håber, at det var svar nok.

  4. 1) Sørg for at have en ordstyrer med gennemslagskraft som kan skære igennem når folk begynder at gå ud af en tangent.

    2) Hold mødet stående – det skærer ekstremt meget ned på folks lyst til at snakke om alt muligt andet.

    3) Ingen forplejning (kage, kaffe etc.) i mødelokalet. Det er et møde – ikke en kaffeklub. Alt for mange bruger møder som en erstatning for pauser. Lav eventuelt et 15 min. kage/kaffe-bord bagefter, så er folk motiverede for at komme hurtigt gennem mødet OG der er socialisering efter det brutale møde.

    4) Ingen møder uden forberedelse. Alle punkter skal have en ansvarlig, som skal sørge for at forberede en præsentation af punktet.

    5) Skeln mellem beslutningsmøder og udviklings-/brainstorm-møder. Lad være med at brainstorme på beslutningsmøder.

    A.

  5. @Lise Halskov: Super fed pointe du har. Mail og en 10 minutters snak over kaffe kan erstatte rigtige mange møder.
    @Anders Højsted: God pointe med forplejning. Og fedt, at du også nævner det med at holde mødet stående. Jeg holder selv mange møder stående – det er et enormt effektivt format.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *