Tjekliste til bedre mails: 33 spørgsmål, du bør stille dig selv, inden du trykker send



Der bliver spildt enorme mængder af tid og energi på grund af dårlig mailkommunikation. Derfor har vi samlet en tjekliste med 33 spørgsmål, du bør tage stilling til, inden du sender din næste mail. I slutningen af indlægget har vi også samlet hele listen i en pdf, så du har mulighed for at sende den videre til dine kollegaer eller netværk.

Hos BRO arbejder vi med effektiv medlemskommunikation – læs mere om det her.

1. Har jeg skrevet det vigtigste først?
I al skriftlig formidling er det er en dyd at komme til sagen. Hvad er din væsentligste information til din modtager? Skriv den tidligt i din mail.

2. Burde jeg ændre min font og typografi?
Den der lilla skråskrift i fontstørrelse 7 er ikke så læsevenlig for os andre. Brug Tahoma, Franklin Gothic Book eller en anden læsevenlig skrifttype.

3. Har jeg været høflig?
Selvom du skal komme til sagen, og selvom mail-genren er hurtig, så må du ikke glemme at være høflig, for det kan skabe misforståelser og konflikter. Hvis du begynder og slutter høfligt, er der større chance for, at det, der står imellem, bliver opfattet som høfligt.

4. Har jeg været direkte?
Lad være med at fortabe dig i udredninger om din sommerferie eller historier om, hvor intuitiv din kat er. Kom til sagen (og hold dig til den).

5. Har jeg aktiveret min stavekontrol?
Har du?

6. Er jeg rasende?
Hvis ja, så tæl til ti.

Det vil være den bedste mail, du aldrig sendte.

7. Er dette en direkte skideballe?
Overvej at møde op.

8. Er dette en indirekte skideballe?
Overvej at møde op.

9. Burde jeg have ringet i stedet?
Telefonen kan en masse, som mailen ikke kan. Her kan man høre tonefald og afklare eventuelle misforståelser på stedet. Selvom mailen måske er hurtigst i første omgang, kan det ofte betale sig at ringe for at løse problemstillingen én gang for alle.

10. Er der skrevet NOGET SOM HELST MED STORE BOGSTAVER I DENNE MAIL?
Hvis ja, så fjern det. Medmindre det er international Caps Lock Dag naturligvis.

11. Hvis jeg var nødt til at betale for et frimærke, ville jeg så stadig sende denne mail?
Altid en god lakmusprøve på, om mailen er relevant.

12. Kunne denne mail være kortere?
Kunne den?

13. Skriver jeg, præcis som jeg taler?
Mailgenren har meget tilfælles med samtalen, fordi den er dialogisk, og fordi den tillader hurtigere kommunikation end fx brevet. Faldgruben er imidlertid, at man skriver, som man taler: upræcist og usammenhængende med fyldord og sløset disposition. Det skal du gerne modarbejde.

14. Skriver jeg, som om jeg var 20 år ældre, end jeg virkelig er?
Gammeldags og støvet sprog er generelt en dårlig ide, men i mailen støjer det endnu mere.

Læs, hvordan du trækker 20 år fra din alder her.

15. Har jeg taget stilling til, at teksten bliver læst på en skærm?
En af de væsentligste forskelle ved at læse en tekst på papir og skærm er, at vi scanner teksten hurtigere med øjet, når vi læser på en skærm. Det er derfor, folk overser helt tydelige ting i din mail.

16. Kender jeg en, der bør læse denne tjekliste?
Send den endelig videre – vi har faktisk samlet tjeklisten i en pdf nedenfor.

17. Har jeg sørget for en tydelig handlingsanvisning?
En af de klassiske fejl er at glemme at skrive en helt utvetydig handlingsanvisning. Sørg altid for, at den er der, så modtager ved præcis, hvad han eller hun skal gøre.

18. Ville jeg selv synes, at det var irriterende at modtage 14 vedhæftninger?
Ja, det ville du, så minimer altid antallet af vedhæftninger.

19. Burde jeg egentlig lade være med at sende denne mail?
Alle synes, at der bliver sendt for mange mails. Men jeg har ikke mødt den person, der sender alle de mails. Vær modig, og send færre mails. Vi vil elske dig for det.

20. Sender jeg denne mail for at dække ryg?
I store organisationer florerer de såkaldte CMA-mails. Cover My Ass-mails.  De er kendetegnede ved at være mættet med information og vedhæftninger, og de bliver kun sendt, fordi man til næste møde har brug for at kunne sige: ’Det har jeg jo sendt til dig’. Lad være med det.

21. Er jeg i gang med at trykke på ’svar alle-knappen’

Please, lad være.

22. Har jeg valgt et klart emnefelt?

Her er tre eksempler på emnefelter, der ikke er klare:

 

  1. ’Hej’
  2. ’vs. Re. Re. Re. Re. Re. Vs. vs. re. ’Hvad fanden sker der’’
  3. ’Møde’

 

23. Har jeg taget stilling til ’loven om fordeling af ansvar’?
Jo flere du sender en mail til, jo flere har ansvaret for at løse den problemstilling, du skriver om. Jo flere, der har ansvaret, jo mindre chance er der for, at en af dem springer til og løser den.

24. Er denne mail let at svare på?
Gør det til en dyd, at dine mails skal være lette at svare på.

25. Har jeg brugt punktopstillinger?
En mail bliver ikke automatisk bedre af, at du bruger punktopstillinger, men det er tæt på. Vi har svært ved at håndtere mange oplysninger i mails, og punktopstillinger kan afhjælpe den udfordring, fordi de giver overblik.

Læs, hvordan du laver korrekte punktopstillinger her.

26. Er min mail luftig?
Nogle teksters blotte udseende kan gøre en træt. Det er typisk dem, der ligner en ’mur af tekst’. Intet mellemrum, ingen indryk, ingen punktopstillinger. Uanset om du skriver ligeså godt som Karen Blixen, er der risiko for, at modtageren overser væsentlige informationer eller nedprioriterer din mail, hvis den ligner en stor blok af tryksværte. Lav mellemrum mellem afsnittene. Brug deloverskrifter i din mail, lige så snart den bliver lang. Brug punktopstillinger.

27. Kunne jeg fjerne et par af modtagerne på denne mail?
Hvis du er i tvivl, så betyder det ja.

28. Har jeg sat nogen i cc-feltet?
Hvorfor? For at dække ryg? Fordi de måske kunne være interesserede? For at de kan følge med i udviklingen af projektet? Af arkiveringsmæssige årsager? Ingen af ovenstående forklaringer er gode nok, så du er nødt til at finde på en bedre én.

29. Har jeg skrevet kære, når jeg burde have skrevet hej eller omvendt?
Min kollega Mette har skrevet et indlæg om dette uløselige paradoks.

Læs Mettes indlæg om hilsener her.

30. Er jeg ved at falde i høflighedsfælden?
Høflighed og evnen til at være social på en professionel måde er et af kendetegnene på den dygtige mailskribent, men pas på høflighedsfælden, hvor du og din modtager bruger det meste af ugen på at afslutte mailkorrespondancen: Selvtakdetvarsålidtdetskalduikketænkepåhavengoddagtakfordetdumåogsåhaveendejligdagtak.

Man siger tak én gang. Det er nok.

31. Er klokken tre om natten?
Overvej, hvilke signaler du sender, når du sender mails til dine kollegaer og ansatte klokken tre om natten. Der er i hvert fald en risiko for, at arbejdsmiljøet er under pres.

 

32. Burde jeg egentlig lade være med at sende denne mail
Hvis en organisation kunne sende to procent færre mails, så ville den blive fem procent mere effektiv, siger en undersøgelse af fænomenet. Så svaret på dit spørgsmål er højst sandsynligt ja.

33. Hvad ville en voldspsykopat sige til denne mail?
Det kan du finde ud af her.

Vi har samlet listen i en pdf, som du kan hente ved at klikke her.

Opdatering: Siden denne liste blev skrevet, har vi skrevet en hel E-bog om, hvordan man effektiviserer sin mailkommunikation.  Den er allerede blevet downloadet over 5000 gange (måske fordi den er gratis?). Hent ‘Frigiv 150 timer pr. medarbejder om året’.

Om Morten Munster

Morten Sehested Münster

Partner - 40805108
Morten Sehested Münster er partner i BRO. Han arbejder med personlig indflydelse, content marketing og adfærdsdesign for kunder som FOA, IBM, ATP og flere danske kommuner. Morten er redaktør på BRO blog og forfatter til bogen 'Personlig Indflydelse'. Derudover holder Morten foredrag - især om content marketing og adfærdsdesign.

22 kommentarer til “Tjekliste til bedre mails: 33 spørgsmål, du bør stille dig selv, inden du trykker send

  1. Meget brugbar lille pdf. Tak for den – har allerede sendt den videre til kollegaerne. Er dog bange for, at de vil bruge den imod mig.

  2. Jens Sørensen 22. juni 2011 kl. 22:32 - Svar

    jeg synes virkelig deter en svær genre. på den ene side er jeg enig i at man skal være høflig, med disposition og det hele. På den anden side er det jo meningen at man skal kunne levere et budskab hurtigt. Hvis jeg skal hele tjeklisten igennem hver gang, så bliver dete jo svært at arbejde:)

    Men tak for den.

    mvh. Jens

  3. Rasmus Viemose 23. juni 2011 kl. 13:56 - Svar

    hvad er forskellen på 11, 19 og 32…. det kan være jeg lige ringer og spørger dig om det …

  4. @Rasmus: Der er ingen forskel. Og det er for at sætte fokus på, at du skal lade være med at sende alle de mails. Og du har jo mit nummer, så du ringer bare…

    @Jens: tak for kommentaren. Jeg er enig – du skal ikke hele listen igennem hver gang. Vi har hver vores udfordringer, så forhåbentligt er der et par, du kan arbejde med. Jeg er også enig i, at mailgenren er hurtig, men det er faktisk ofte det, som er problemet.

    @Peter: Selv tak.

    @: Godt, du kunne bruge den – og det er da kun godt, hvis dine kollegaer udfordrer dig:)

    @Selma: Selv tak – ejg håber ikke, at listens længde afholder dig fra at bruge den. Vælg et par ud og arbejd med dem en ad gangen.

  5. Hey Morten. Listen er superfed og relevant! Lige en ting – jeg er tilmeldt bloggen, men har ikke fået at vide, at der var et nyt indlæg. Faldt tilfældigt over det, fordi en af mine venner på Facebook linkede til det. Ved du om, jeg er blevet afmeldt eller noget?

  6. @Casper

    Tak for kommentaren og godt du lige gav lyd. Vi har haft nogle tekniske problemer i dag, så blogindlægget er ikke blevet sendt ud til den 3500 abonnenter. Men det bliver det forhåbentligt imorgen.

  7. Et punkt, der også kunne fortjene en plads på listen, er: Er mailen egnet til videresendelse til andre modtagere? Det sker ofte, at mails videresendes og havner hos flere modtagere, end afsenderen havde tænkt sig, og så er det rart, hvis den fx ikke er skrevet i en alt for kammeratlig tone.

  8. @Amjad: Jeg ville gerne sige, at jeg går hele tjeklisten igennem hver gang, men det ville nok være løgn…:)

    @Mette: Tak for kommentaren, jeg er rigtig glad for, at du kunne bruge listen. Og så beklager jeg rigtig meget, at den er blevet sendt ud 2 gange. Det er grænsende til utilgiveligt. Men vores system, som har drillet os, burde nu være til at stole på igen.

    @Marie: Din tilføjelse er meget relevant – der er mange eksempler på folk, der har klokket i det ved netop at overtræde det råd. Tak for det.

    @Niels: Tak!

  9. Kirsten Poulsen 25. juni 2011 kl. 09:00 - Svar

    Måske burde sådan en tjekliste også være kort og præcis ? Punkt 12 kunne denne liste være kortere.
    Så kan man også bedre huske den 🙂

  10. Den lange tjekliste afspejler vel de mange klassiske “fejl”, som mange laver i alt for mange mails desværre. Jeg kan i hvert fald genkende de fleste eksempler i min egen ind- og udbakke…
    Tak for den hidtil bedste mail fra jer. Jeg ser frem til endnu flere.

  11. Hej alle sammen – tak for de mange kommentarer. Dem sætter vi meget pris på.

    @Kirsten: Listen kunne selvfølgelig godt være kortere, men så var man nødt til at fjerne nogle væsentlige spørgsmål. Men jeg er enig i, at længden kan gøre den svær at huske, men det var jo derfor, vi lavede en pdf, så man lige kunne have den ved hånden.

    @Mette: Hej Mette tak for begge kommentarer. Det er en lang liste. Men ideen er jo, at man ved første gennemlæsning falder over de 2-3 elementer, som er relevante for en selv. Der er jo ingen, der regner med, at man læser den igennem hver gang:) Og så mener jeg faktisk, at man BØR tænke over samtlige spørgsmål. Selvom det kan have karakter af at være lidt ‘skolemester’-agtigt, så hviler kvaliteten af kommunikationen på afsenders skuldre, og hvis man forbryder sig mod for mange af huskereglerne, så går det ud over effektiviteten og kvaliteten af kommunikationen og det kan have store konsekvenser for organisationens handlekraft, arbejdsglæde og interne kommunikation.

    @Tina: Jeg er rigtig glad for, at du kunne bruge indlægget – og ja, jeg har fundet en del af inspirationen fra indbakke og desværre også udbakke:)

  12. Henrik H. Poulsen 14. maj 2013 kl. 09:50 - Svar

    @Cassianus: Tak for linket. Måske læser jeg indlægget forkert, men handler det ikke om, at man netop ikke kan afgøre definitivt, om e-mail eller email er den rigtige form?

  13. Kasper Nielsen 26. juni 2013 kl. 13:20 - Svar

    Endnu et punkt der kunne fortjene plads på listen.

    Hvordan kan man holde kæft med tilbagevirkende kraft?

    Hvis du anvender Outlook, kan løsningen være, at oprette en regel der forsinker afsendelsen af mails et par minutter efter du har trykke på send. Dine sende mails vil så ligge i udbakken, i den tid du har specificeret, før de sendes ud. Det giver dig chancen for at flytte din mail væk fra udbakken.

  14. Henrik H. Poulsen 1. juli 2013 kl. 09:07 - Svar

    Hej Kasper

    Det er et godt perspektiv. De fem minutter, dine mails bliver forsinkede, vil kun i sjældne tilfælde kunne mærkes hos modtageren, og samtidig får du selv chancen for at hidse dig lidt ned, huske at vedhæfte eller løse et helt tredje problem med din første mail.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *