PowerPoint-præsentationens værste fjende


Der er ikke nogen pæn måde at sige det her på: Der er simpelthen for mange dårlige PowerPoint-præsentationer i omløb. Men det er der heldigvis råd for – og du kan også være med til at gøre noget. For det handler om at undgå at blive offer for PowerPoint-præsentationens værste fjende:

For mange slides
For mange slides pacificerer dine tilhørere, det forstyrrer dit budskab, og du blokerer præsentationens mest effektive kommunikationskanal: Nemlig dig selv.

Hos BRO hjælper vi andre med at styrke deres præsentationsteknik. Læs mere om vores arbejde med personlig indflydelse.

Man kan inddele konsekvenserne af for mange slides i tre grupper.

1. Ingen ser dig, ingen hører dig.
Når projektorens lys rammer væggen (lærredet), så indtræffer det, man kalder natsværmereffekten. Dit publikum vil uvægerligt fjerne opmærksomheden fra dig, og mekanisk vil deres øjne følge lyset og stirre på dit slide – uanset, hvor relevant det er. Du mister dermed den fantastisk effektive forbindelse mellem dig og de mennesker, du kunne have delt din viden med.

Godt råd: Brug ’b-tasten’ (som midlertidigt mørklægger din præsentation), og led kun publikums blik væk fra dig og op på væggen, når du har brug for at uddybe, supplere eller illustrere dine pointer med et godt og velvalgt slide. Resten af tiden skal du sørge for, at de ser på dig – så er der nemlig også større chance for, at de lytter til dig.

2. Dit budskab når ikke effektivt frem
Når jeg har fået samlet for mange slides, er det et sikkert tegn på, at jeg har skrevet mit manuskript i PowerPoint: Og så er det om igen! Grunden til, at I mødes til dit oplæg, er, at DU skal fortælle dine tilhørere noget. Hvis de kan læse det hele på væggen, er der ingen grund til, at de skulle have besvær med at dukke op – så kunne de jo lige så godt have læst hjemme. Og når du har hele dit manuskript på væggen, så bliver dit oplæg automatisk kedeligt og passificerende.

En meget brugt undskyldning for at skrive det samme på væggen, som det man står og siger, er at ’nogle forstår visuelt, andre auditivt’. Australske John Sweller har dog undersøgt den dobbelte kommunikationsform kvantitativt, og han opdagede:

’Den menneskelige hjerne behandler og fastholder flest informationer, når de bliver præsenteret enten mundtligt eller skriftligt.’

Professor John Sweller, University of New South Wales

Godt råd: Brug aldrig din PowerPoint-præsentation som manuskript, og lad være med at åbne en PowerPoint-fil, før du har fundet ud af, hvad og hvor meget du vil tale om. Når du først har skrevet slidet, er der en overhængende risiko for, at du også kommer til at vise det – også selvom slidet ikke er strengt nødvendigt for at forstå af dit budskab.

3. Du spilder forberedelsestiden
Mange slides tager lang tid, og det betyder ofte, at det enkelte slide ikke er særlig gennemarbejdet. Resultatet for mange af os er endeløse rækker af slides med bullits. Og det er at tage ’point’-delen i PowerPoint lige lovlig alvorligt. De uendelige kæder af bullits, levner ikke meget plads til at overraske eller skabe spænding undervejs: Selv det mest høflige publikum lader tankerne vandre, når de (igen) ser et slide med 7 bullits tone frem: De ved, hvad der skal ske, ’for det første, for det andet, for det tredje’.

Godt råd: Gør publikums PowerPoint-forståelse afhængig af din hjælp. Brug programmets mange muligheder for at gøre noget andet end at opstille punkter: et billede, et skema, en graf skal hjælpes på vej af oplægsholderen, dvs. at de stadig er nødt til at høre, hvad du siger for at forstå dit slide.

Her er en lidt mere upolitisk korrekt måde at formidle udfordringerne ved dårlige præsentationer:

Sådan renser du ud i din præsentation
Vi er mange, der kan have svært ved at sortere fra: Her er tre typer slides, som du kan holde øje med, og som altid bør fjernes:

1. Jokes og vittigheder – skal fortælles, ikke læses
En præsentation skal ikke være sjov. Du skal være sjov. Du ville jo ikke udlevere dine vittigheder på papir og så fortælle dem bagefter.

2. Reklamer for dig selv og din virksomhed
Publikum er ligeglad med, hvor lang tid din virksomhed har eksisteret, hvor I har hovedsæde, og hvilke produkter I sælger. De er kommet for at høre dig sige noget interessant, som kan bruges i deres hverdag: De er interesserede i sig selv, ikke i dig.

3. Indledninger, afslutninger og journaliseringsdata
’Velkommen til’ og ’Tak for denne gang’ hører ikke hjemme på et slide, men skal siges, mens du kigger dit publikum i øjnene. Det samme gælder kursustitler, datoer og mødested. De er kun relevante, hvis deltagerne er i tvivl om, hvad dag det er, hvor de er, og hvorfor de er kommet. Og i så fald har du langt større problemer …

Vær med til at udbrede de gode PowerPoint-vaner
Problemerne med kedelige og ødelæggende PowerPoint-præsentationer er verdensomspændende, og vi kan alle komme til at fejle her. Derfor håber vi, at du vil hjælpe os med at sprede gode PowerPoint-vaner ved at dele indlægget med en ven, lægge det på jeres intranet eller sende det videre.

Hvis vi alle hjalp hinanden med at skære ned i antallet af slides, ville montone og dialogforladte præsentationer med rygvendte oplægsholdere have trangere kår, og det er i vores alles interesse. For derved ville oplægsholderen have de bedste muligheder for at blomstre og dele sin unikke viden med os andre – og det var jo grunden til, at de overhovedet blev bedt om at holde et oplæg.

Om Anne Gerhardt

Anne Gerhardt

Seniorkonsulent - 40805101
Anne er seniorkonsulent i BRO og arbejder dels med team- og ledelsesudvikling, dels med professionalisering af dialoger. Begge dele både i forhold til samarbejde og resultater. Anne løser bl.a. opgaver for FOA og ATP. Derudover holder Anne foredrag under titler som 'Kend dem på gangen', 'Hvad giver gennemslagskraft?' Og 'Hvorfor er der altid nogen, der er sure?'

37 kommentarer til “PowerPoint-præsentationens værste fjende

  1. Merethe Poulsen 8. juni 2011 kl. 08:38 - Svar

    Det er et meget genkendeligt scenario du tegner. især det med, at de andre bruger for mange slides. Det gør jeg naturligvis ikke selv:)

  2. Husk at Prezi.com også findes. PowerPointens lækre arvtager, der gør præsentationen dynamisk, i stedet for statisk. Kan varmt anbefales!

  3. Maj-Britt Kent Hansen 8. juni 2011 kl. 11:38 - Svar

    Enig. Foredragsholderens manuskript / huskeseddel skal ikke præsenteres for publikum. Jeg har som publikum trænet mig op til at se 100% væk / igennem disse PowerPoint-præsentationer. Hvorfor dog anstrenge sig med at tjekke, om foredragsholderen får alt på PP’en med. Man var i et omfang også udsat for den samme plage, dengang overheads blev brugt.

  4. Tak for et interessant og relevant indlæg. Jeg bliver lige nødt til at spørge: Er det med vilje, at du – lige inden videoen – skriver ‘en upolitisk korrekt’ måde at formidle udfordringerne på – eller skulle der have stået politisk ukorrekt? 🙂

  5. Ja, det er faktisk ikke så tit man imponeres over gode præsentationer, men synes selv, at når de anvendes som visuelt (provokerende) billedside til sine budskaber, at det virker rigtig godt.

  6. @Karin, Merethe, Janni, Nete, Mette, Stig, Annette, Michael: Ja, der er nok at tage fat på – tak for støtten.
    @Mona: Det lyder spændende, tak for linket, vil straks gå ind og kigge.
    @Majbritt: Helt enig – og rigtig god beskrivelse af dilemmaet mellem væg og lyd.
    @Rikke: Ups, nej, det er en smutter – undskyld 🙂
    @Hanne: Helt enig, illustrationer med merværdi er en af de helt store gevinster.

  7. Lige en sproglig anke – nu I selv gør meget i den boldgade: Bullit er iflg sproget.dk flere ting, bl.a. titlen på en film med Steve McQueen… 😉 De hedder altså “bullets”. Men absolut enighed om, at mængden af dem skal minimeres så meget som overhovedet muligt!

    Mængden af slides – kan diskuteres. Hellere bruge nogle flere og så kun have én pointe pr stk end at have en meget indviklet en, hvor der herovre er, og som man kan se heroppe, … osv.

    Mit favorit tip: “Assertion/evidence” formatet er brilliant til rigtigt meget – en overskrift på hvert slide*, som i en hel sætning skriver, hvad påstanden/konklusionen er, og så en grafik/tabel/billede/noget konkret på resten af pladsen, som efterviser påstanden. Glimragende (!).

    *Har et personligt problem med “slidet”. Nok er det et slid at lave gode præsentationer, men … 😉

  8. @ Ole: Hovsa – tusind tak for anken, den er helt på sin plads. Personligt er jeg stor fan af både McQueen og Bullit, men hver ting til sin tid. Jeg er glad for, at vi er enige om, at antallet af bullEts skal begrænses. Hvad angår mængden, er jeg også helt enig. I min optik må og skal man have “det nødvendige” antal slides, og jeg plejer at bede folk spørge sig selv: “Er dette slide afgørende for budskabets sikre vej til modtageren?” Hvis svaret er ja, skal det med.
    Og tak for tippet – hvis du har et alternativ til “slidet”, er jeg bestemt lydhør.

  9. Super indlæg – første men bestemt ikke sidste gang jeg er forbi Jeres blog 😉

    Har selv kastet mig ind i kampen for at reducere mængden af ‘alt for lange’ og ‘alt for komplicerede’ præsentationer – under temaet “Livet er for kort til kedelige præsentationer”.
    Heldigvis er der rigtig mange spændende forbilleder som vi kan (og BØR) lade os inspirere af. Jeg har samlet en serie af videoer med dem på
    http://www.claushandberg.dk/kunsten-at-formidle—video-bibliotek.html
    …I skal være velkommen til at klikke forbi og lade Jer inspirere.

    Claus

  10. @Claus: Tusind tak for linket: Det er en rigtig god og anbefalelsesværdig samling – der er både gamle kendinge og nye bud, som jeg vil glæde mig til at kaste mig over. Anne

  11. Hej Anne,
    Tak for endnu en god blog fra jeres hænder!
    Rigtig dejligt med den oversigt over hvad der skal væk.
    Jeg har selv taget skridtet helt væk fra power point og over til prezi. Det er et spændende præsentations- og især manus-værktøj.
    Har I nogen anbefaler til dette værktøj, er jeg også meget interesseret i at høre jeres mening om det. /Mike

  12. @Mike: tak for meldingen. Et helt overordnet råd ift. Prezi er at holde fast i enkelheden.
    @Anders: tak for linket, McMillan er fantastisk.

  13. Det er alt sammen fine og gode råd. Ingen af dem løser dog problemet for os der arbejder i en virksomhed hvor nogle småt begavede mennesker har fået lov at diktere at man uden undtagelse SKAL gøre det forkert…

  14. Jeg kan kun give dig så evigt ret. Overdrevent brug af slides (eller lignende præsentationsformer) dræber det spontane, kreativiteten og flytter ofte fokus helt væk fra det emne, som man er igang med at behandle.

  15. Når jeg selv er deltager i møder, seminarer el.lign., hvor der anvendes slides i stor stil, er det ofte sådanne præsentationer, som efterlader det dårligste indtryk bagefter. Og også ofte de præsentationer, hvis indhold, jeg rent faktisk husker dårligst efterfølgende. Så jeg kan kun tilslutte mig din holdning.

  16. @Jens: Jeg kender og forstår din frustration. Men jeg må indrømme at jeg har prøvet at udfordre “Coporate rules” for slide design – og faktisk fået rigtig god respons…. i alt fald fra dem der har skulle se/lytte/forstå og huske mine budskaber. Det kan klart anbefales! Start evt. med den typiske slide #2 “The Agenda”….
    Af samme grund har jeg kastet mig ud i at udgive en bog om emnet – du og alle andre her på tråden kan hente en gratis smagsprøve på: http://www.claushandberg.dk/gratis.html

  17. @Jens og Claus: Ja, det er en helt særlig misforståelse, som mange medarbejdere slås med. Og jeg er helt enig i, Claus, at man som oplægsholder må sortere. Til gengæld har det også vist sig overraskende effektivt at tage en snak med beslutningstagerne bag de låste PP-produktioner. Deres ambition er som oftest at sikre budskabets vej til modtagerne. Og når man gør dem opmærksom på, at budskabet i stedet lider skade, er de fleste villige til at lade PP’en overgå til manuskript, og så tillade den enkelte oplægsholder at vælge hælpsomme slides til. Men, Jens, det er jo ikke sikkert, at du er så heldig at arbejde et sted, hvor der er den lydhørhed, og så er der ikke andre muligheder end civil ulydighed :).

    @Jan og Lars Peter: Helt enig – hverken budskab eller dynamik overlever 🙂

  18. Brugt med omtanke kan slides – om de så er fra power point eller ej – være ganske fint til at illustrere en pointe eller lign., hvor det er lettere at forklare sig illustrativt end med ord. Men hvis det bliver en form for autopilot, som bare skal bringe foredragsholderen gennem stoffet, så er det en dødssejler.

  19. Og så er det jo en virkelig god øvelse, at holde sit oplæg helt uden slides. Hvis der er noget du simpelthen MÅ vise eller skrive op, så gør det imens. Så ved du til næste gang, hvad der er det vigtigste, og det får dine øjne op for alt det, der faktisk kunne udelades.
    Og jeg lover dit publikum vil elske dig for den pause du gav dem fra powrpointen.

  20. Andreas Villumsen 29. maj 2013 kl. 20:20 - Svar

    Tak for et fint indlæg; jeg er grundlæggende enig i betragtningerne der er præsenteret…dog mangler indskydelsen, at PowerPoint er et “præsentstionsværktøj” og intet andet!!
    Ikke et “rapport- og præsentationsværktøj”, ikke et “du-kan-forresten-lige-få min-præsentation-tilsendt-så-du-også-er-opdateret”. PowerPoint (bør) fungerer ene og alene som et formidlingsunderstøttelsesværktøj (forresten det længste ord jeg kender!).

  21. @ Annette, Helt enig: tilhørerne bliver ofte både overraskede og imponerede over den modige oplægsholder, der tør stå alene over for publikum :).
    @ Andreas: Tak for den vinkel: At bruge PowerPoint i stedet for tekstværktøjer er en virkelig uhensigtsmæssig trend i en del virksomheder. Og det giver underlige stikordsprægede abrupte tekster, som jokker på stort set alle moderne formidlingsprincipper.

  22. Pingback: Links – om kommunikation, apps, StoryMath og afstemninger | SportMat

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *