Personlig effektivitet: Hemmeligheden ligger gemt i din computer

Effektiv på arbejde

Kender du fornemmelsen af, at din computer kører forbandet langsomt, når du har flere programmer kørende på en gang? Hvis du har prøvet det, så ved du også, hvad vi typisk gør, når ens computer har svært ved at følge med eller ikke reagerer? Typisk stresser vi den med flere opgaver, imens vi febrilsk forsøger at lukke vinduer ned. Og hvad sker der så?

Den fryser. Den går i stå. Den bliver ubrugelig. Ligesom dig.

Løsningen: Frigiv din psykiske ram
Begrebet ’ram’ stammer fra computerverdenen og siger noget om deres ydeevne, hukommelse og handlekraft. Vores første kolos af en computer i mit barndomshjem på Søndervigvej kostede 10.000 kroner og havde1 megabyte ram.

En standard bærbar til 3.000 kroner har nu 3000 megabyte ram. Computerne har altså udviklet deres ydeevne drastisk de sidste 20 år – det har den menneskelige hjerne ikke nævneværdigt.

Men praksis med at have mange programmer kørende i baggrunden og flere åbne faner i bevidstheden – imens vi er på arbejde – er steget. Multi-tasking er blevet et vilkår – men det er ikke effektivt.

For her er pointen. Vores hjerne fungerer på samme måde som en computer. Jo mere du har i hovedet, jo langsommere kører din maskine. Og jo større risiko er der for, at du fryser eller bliver stresset og i sidste ende har brug for at blive genstartet. Det ser man alt for mange eksempler på.

Din computer – dit hoved – skal hele tiden tømmes.

Øvelsen er, at du skal have ’tingene’ ud af hovedet for at frigive værdifuld ram til at træffe beslutninger og udføre handlinger. Luk programmerne ved at få opgaverne ud af hovedet og ned på papir eller ind i kalenderen. Jo flere udefinerede ting, som rumsterer i dit hoved, jo mere stresset og ineffektiv bliver du. Derfor skal du bruge lister. De tvinger dig til at tømme hovedet.

Lad være med at stikke hovedet i sandet
kurserne i effektivitet siger folk ofte, at de ikke skriver alle deres opgaver ned, fordi det kan stresse lige så meget, når man rent faktisk ser, hvor mange gøremål, man har. Jeg kan godt forstå denne indvending – men jeg er meget uenig.

Det svarer til, at du ikke åbner din netbank, fordi du ikke vil konfronteres med størrelsen af dit overtræk, eller at du ikke vil gå på vægten efter juleferien. Det svarer til at lukke øjnene og stikke hovedet i sandet i stedet for at få overblik og tage fat om roden på udfordringerne.

For hvis man virkelig gerne vil have det bedre med sit arbejde, så kræver det som minimum, at man ved, hvad man ikke laver.

 

4 gode råd til en bedre to-do-liste
Hvis du vil skærpe dine huskelister, så følg disse 4 simple råd.

1. Det skal være en fysisk handling
Så snart din to-do ikke er en fysisk handling, bør du være på vagt. ’Overvej kvaliteten af tilbuddet’ er ikke handling. Den burde hedde ’print tilbud’, ’spørg x om deres mening’ eller ’sammenlign priser’.

2. Det må ikke være et projekt
Projekter har sine egne særskilte planer. ’Planlæg børnefødselsdag’ hører ikke hjemme på en to-do-liste. Det er et projekt og kan måske være titlen på din liste, som indeholder punkter som ’ring til klovn’, ’køb sodavand’ eller ’print opskrift ud’.

3. Brug bydeform, så dit punkt er en sætning

Forkert: Forberedelse!

Korrekt: Print manuskripter.

Forkert: Blogindlæg!

Korrekt: Læs korrektur på blogindlæg.

Det virker som banaliteter, men når du bliver øvet, vil gennemsigtigheden af dine punkter gøre, at du kan handle langt hurtigere på de forskellige opgaver.

4. Hold listen opdateret, aktuel og lige ved hånden
Opgaver på en to-do-liste er opgaver, der umiddelbart kan løses – ikke en pseudo-kalender eller en naiv ønskeliste. Derfor skal du altid have den inden for 1 meters afstand (jeg bruger selv min telefon), og du skal fjerne punkter, som kræver, at alle mulige andre rykker på en opgave, før du kan få den færdig.

 

effektiv_post
Der er allerede over 500 mennesker, der har været gennem vores gratis e-kursus i at blive mere effektiv på arbejde. Tilmeld dig med det samme ved at klikke på linket.

Om Morten Munster

Morten Sehested Münster

Partner - 40805108
Morten Sehested Münster er partner i BRO. Han arbejder med personlig indflydelse, content marketing og adfærdsdesign for kunder som FOA, IBM, ATP og flere danske kommuner. Morten er redaktør på BRO blog og forfatter til bogen 'Personlig Indflydelse'. Derudover holder Morten foredrag - især om content marketing og adfærdsdesign.

24 kommentarer til “Personlig effektivitet: Hemmeligheden ligger gemt i din computer

  1. Computere skal bare virke – og hvis de ikke gør, så nøjes jeg ikke med at prøve at lukke vinduer ned…:)

  2. Tak for en reminder på den gode huskeliste – har lige gået min igennem og rettet til bydeform. Det hjælper!

  3. Rigtige gode råd!
    Jeg elsker simpelthed følelsen, når man hakker noget af på “to-do-listen”.
    Man får også syn for at man faktisk får gjort en masse, og fokuserer ikke kun på det man ikke nåede.

  4. @Casper: Jeg ville gerne tage æren for at have udtænkt det, men det er en gut, der hedder David Allen, der har udtænkt det.

    @Nadja: Jeg kender fornemmelsen

    @Tanja: Det er der ikke noget i vejen med – så længe, der er overskud…

    @Birgitte: Selv tak:)

    @Andreas: Tak for det skarpe retoriker-øje…:)

    @Anne Marie: Selv tak. Som nævnt, så er det en banal ting, men det virker, hvis man er konsekvent.

    @Anja: Tak for rosen. Jeg er enig – det kan virkelig give arbejdsglæde, når man får hakket nogle to-dos af.

  5. Bemærkede at du bruger din telefon til to-dos’s. Har du hentet en app (til iPhone) til det? Jeg har selv ledt forgæves efter en god app til to-do´s, så hvis du har fundet én vil jeg lige høre hvad det er for én? Ha´ en god dag 🙂

  6. Kristine Damgaard 31. marts 2011 kl. 16:00 - Svar

    Sjovt nok hoppede jeg selv lige ind på siden, da pc’en var alt for langsom til at skrive et dokument ud…

  7. @Katja – selv tak, det er nemlig meningen, at det skal være lavpraktisk

    @Heidi – jeg er håbløst bagud og arbejder med en nokia… Jeg er stor tilhænger af simple systemer, så jeg ville anbefale ‘Things’, hvis jeg skulle vælge en ud:

    http://culturedcode.com/things/iphone/?r=100

    @Kristine – det viser jo to ting. 1: jeg har ret:). 2. Overspringshandlinger er ikke altid en dårlig ting.

  8. Pingback: MyProject.dk Blog

  9. Hjernens kapacitet kan optimeres med ny teknologi der benytter sig af hjernens evne til at regulere sig selv. Vores hjerne er langt mere plastisk end vi hidtil har troet og derfor er den umiddelbare analogi til computerens funktion og opbygning ikke helt på sin plads. Vi skal i højere grad tænke i netværk og ikke se hjernen som et skuffedarium. Den funktionsorienterede hjerneforskning viser med klar tydelighed at vores præstationsevne og psykiske velbefindende er betinget af en funktionsmæssig balance og harmoni og at hjernens potentiale måske er langt større end tidligere antaget. (wholebraintech.dk)

  10. Hej Jesper

    Tak for kommentaren og den meget videnskabelige tilføjelse til indlægget. Du har nok ret i, at analogien ikke helt holder vand teoretisk, men i praksis foran skrivebordet gør den – og det er mit udgangspunkt.

  11. Hejsa!

    Der er noget jeg savner, noget ret gammeldags. Jeg savner en tilbage-knap, når jeg f.eks. trykker “effektiv på arbejde”. Ved godt at der er rigtigt mange sider, der har glemt denne funktion. Syntes det er en god service for brugerne, at de altid kan komme tilbage til der, hvor de lige var før… og kan fortsætte med at læse, hvad de nu lige læste, da de blev inspireret af et internt link. Det er bare så nemt at blive inspireret på jeres side, midt i at læse noget andet, der også er interessant ;O)

    Kh Thomas

  12. @Thomas: Tak for kommentaren. Jeg vil rigtig gerne se på problemstillingen, men jeg forstår ikke helt, hvad din feedback går på. Du har vel ’tilbage-knappen’ i din browser eller…?

  13. Enig i dine ideer til hvordan man gør sin todo liste bedre.

    Men hvad skal man gøre, hvis ens todo lister bliver længere og længere? Til sidst kan den jo blive så lang, at den bliver komplet uoverskuelig og så er man lige vidt ifht. ikke at have nogen todo liste.

    Selv bruger jeg at opdele min todo liste efter contexts (jvf. Getting Things Done), men det kunne være rart at høre andre gode ideer.

  14. Hej Mads

    Tak for kommentaren. Når du har læst GTD, så er du jo helt med på ideen.

    Jeg har ingen løsning på den med den lange liste – bortset fra præcis det samme som du siger med at kontekstinddele den.

    Men grundlæggende har jeg heller ikke noget problem med, at min todo er meget langt. For den afspejler jo sådan set bare, at jeg skal have lavet en masse ting. Jeg synes, det er en kæmpe styrke at have alt samlet ét sted, så jeg kontekstinddeler faktisk heller ikke min.

    Dog sørger jeg løbende for at få ryddet ud på min liste – min erfaring er, at dem, der virkelig har lange lister ofte glemmer at opdatere dem eller virkelig se på, om de enkelte punkter er todos eller ‘projekte´. hvis du skulle falde over en smart metode til at løse din udfordring, så giv endelige lys.

  15. Hej alle,

    Jeg heder Søren Dybdal, og er ejer af konsulentvirksomheden Nye Visioner som er en specialiseret konsulentvirksomhed i at øge effektiviteten hos den enkelte og gøre den enkelte til en bedre mødeleder og en bedre mødedeltager.

    Jeg kan forstå at problemstillingen med den meget lange to-do liste driller.

    Og det er klart at har man 50-100 opgaver er det jo en voldsom arbejdsbyrde at bære rundt på, som kan tage pusten fra de fleste, ligesom fokuset vil være svært at fastholde. Og det nedsætter så igen effektiviteten.

    Men der er råd at hente.

    Hvis du bruger Outlook 2003,2007 ell. 2010 kan du bruge listen next 7 days, og så vil opgaverne for det første blive reduceret til ugeniveau, og derefter igen kan man igen opdele den yderligere på dagsniveau.

    For 9 af 10 vil det betyde, at den mentale arbejdsbyrde lettes markant. Ligesom det er væsentligt lettere at angribe og overskud 4-6 daglige opgaver. I sidste ende vil effektiviteten blive øge en del.

    Er der andre udfordringer stiller jeg mig gerne til rådighed.

    God aften

    Søren

  16. Hej jeg hedder Rolf Nordal, og jeg er faktisk Søren, også startet en konsulent virksomhed der hjælper mennesker med at være mere effektive (ikke produktive og skubbe tingene rundt).
    Men mere Effektive.

    Oftest støder jeg på mine klienters følelse af overwhelm/ uoverskuelighed og ja frustration over ikke at kunne nå det hele. Den følelse kender vi næsten alle..

    I det system jeg bruger, vælger jeg istedet for at tage udgangspunkt i selve to-do listen – da den har intet drive, at tage udgangspunkt i det følelsesmæssige drive der ligger bag en opgave.
    Dvs. Det drive der kommer fra at have et fedt mål at følge, og heraf udspringer opgaverne selvfølgelig. Det drive til at få opgaver gjort skabes af vores “Hvorfor”, og hvorfor er det er så fedt at få den her opgave lavet.

    Jeg har lidt svært ved at fatte mig i korthed, MEN – Jeg vil give mit aller bedste råd.
    Stil disse 3 spørgsmål ved hvergang du skal lave en opgave.

    – R: hvilket RESULTAT vil jeg have ud af opgaven (dvs. outcome, ikke alle mulige todo´s. Hvad skal mit RESULTAT være? (her kan oftest skæres mange nice-to´do væk og de resterende must-do´s bliver når man har findet sit specifikke resultat/outcome)

    – H: HVORFOR vil jeg det her? – Skab dit emotionelle drive, brug teknikker til at skabe et billede/ vision af det du vil ha der driver dig, istedet for du slæber dig igennem opgaverne.

    – A: ACTION PLAN. Brainstorm kort over hvordan du når dit mål (R) på den bedste måde – og vælg så det bedste køretøj/værktøj du har fundet frem til.

    Hvis du er mere interesseret i hvordan du fjerner følelsen af overbelastning kan du søge på google “Chunking”, det er en NLP teknik til at få store opgave eller ting til at føles mindre. Helt kanon teknik også!

    Du kan altid finde mig på min hjemmeside hvis du ønsker mere hjælp, og ellers håber jeg at dette var en hjælp til dig. 🙂

    Jeg ønsker dig en fortsat god dag!

    Med venlig hilsen

    Rolf Nordal

  17. Rolf, det lyder faktisk som en rigtig fornuftig tilgang at vække det følelsesmæssige engagement bag ens opgaver.

    Hvordan gør du det rent praktisk?

    Selv forestiller jeg mig umiddelbart, at man kunne tilføje tre kolonner til todo listen med dine R/A/H spørgsmål – og så svare på R spørgsmålet for hvert item på listen => en masse items sikkert kan droppes, da de ikke har noget brugbart Result.

    Og når der så er ryddet ud i listen, så bruge A og H til at skabe engamentet og planen for den praktiske udførsel.

  18. Hej alle,

    For dem som vil lære mere om GTD vil jeg lige tilføje til denne artikel, at Getting Things Done® (GTD) nu er officielt repræsenteret i Danmark i form af GTDnordic. Og selvom dette er et lidt ældre indlæg, så er principperne uændrede – tips til hvordan de anvendes, og meget andet, kan man nu finde på vores hjemmeside.

    Med venlig hilsen,
    Lars Rothschild Henriksen
    (Danmarks eneste certificerede Getting Things Done® (GTD) Trainer)

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *