Vi må stoppe med at mødes sådan her

Mødekultur

Kender du dette scenarie? Jørgen galper op, Louise afbryder, Jesper sidder med det der forvirrede udtryk i øjnene, og Sonja er utålmodig. Imens er Per faldet i søvn og sidder og savler på sin trøje. Af en eller anden årsag insisterer vi på at mødes på den samme måde altid, og derfor udvikler vores møder sig næsten altid på samme måde. Det er dræbende for længerevarende komplekse projekter, og man får ikke det ud af mødet – eller processen – som man havde håbet på.

Konsekvensen af de kedelige, konforme og ustrukturerede møder er dalende engagement og mangel på fremdrift i dine processer. Men hvis du er udpeget til at drive et længerevarende projekt, så vil møder uundgåeligt blive en delmængde, som vil være kritisk for projektets eksekvering og resultat.

Derfor skal du altid arbejde med de tre parametre, du har til rådighed, når du planlægger møder som del af en længere proces: design, kontekst og struktur.

Design – hvorfor sidder I altid ned?
Hvorfor foregår alle møder rundt om et bord på det samme kontor eller i det samme uinspirerede mødelokale med den samme type dagsorden? Gør noget andet! Hold mødet stående, brug et andet møderum, stil nogle andre spørgsmål eller udform en anderledes dagsorden.

Hvis du gør det samme altid, så får du de samme resultater – typisk langsommelige møder, hvor det kan være svært at engagere alle mødedeltagerne. Uden engagerede deltagere kan du ikke drive en målrettet og givtig proces.

Kontekst – hvorfor varer de altid 1 time?
Hvorfor varer alle møder 1 time, 1½ time eller 2 timer? Gode møder er kontekstbestemte. Nogle beslutninger bør træffes stående på 2 minutter en gang om dagen. Andre bør tages siddende i en tre-timers seance med croissanter og PowerPoint. Pointen er, at indholdet dikterer formen.

I sin bestseller ’Death by meeting’ advokerer Patrick Lencioni for at skelne mellem 4 typer af møder. De er sikkert ikke alle lige relevante for dit team, men Lencionis praktiske distinktion giver inspiration til at lade være med at mødes på samme måde igen og igen.

1. The daily check in – 5 minutter – hver dag
Dette kaldes også et summemøde, og mit eget team bruger selv denne form. Hver morgen står vi op i 5 minutter og redegør for vores gøremål på et specifikt projekt den pågældende dag. Her har jeg mulighed for at korrigere og diskutere mine kollegaers prioriteringer, og det giver os en unik mulighed for at føle os up to date med relevante problemstillinger.

2. The weekly tactical – 45/90 minutter – 2-4 gange om måneden
Her bør du inkludere en lynrunde, hvor alle kort kommunikerer deres 2-3 nøgleprioriteter for den kommende periode. Selv et stort team på 10 mennesker burde kunne klare dette på under 10 minutter. Det andet element, du bør inkludere, er afrapportering af fremdrift på væsentlige parametre såsom indtjening, nøgleprojekter, eventuelle kriser og skelsættende opgaver, ligesom alle relevante flaskehalse skal defineres og fjernes.

3. The monthly strategic – 90/120 minutter – 2-3 gange i kvartalet
Her debatterer man retning og prioritering – men ikke daglig drift og eksekvering. Giv plads til noget konflikt og lidt skumsprøjt her. Det er på det månedlige møde, at teamkollegaerne kan få lidt mulighed til at hæve blikket en smule og problematisere hinandens prioriteringer og din rolle som projektleder.

4. The quarterly off-site review – 2 gange pr. halve år
Her handler det om strategi og refleksion. Revurdering af den strategiske retning, teamets performance. Hvis din arbejdsbeskrivelse også indeholder personaleansvar, så er det på dette møde, at du vurderer specifikke medarbejderes resultater. Dette møde holdes ikke på selve arbejdspladsen.

Struktur – Hvorfor insisterer du ikke på det grundlæggende fundament?
Og så skal der selvfølgelig være struktur før, under og efter mødet – uanset typen af møder.

1. Kend deltagernes forudsætninger inden mødet:
Hvad er deres vidensniveau, og hvad kan de bidrage med?

2. Sæt rammen fra begyndelsen af mødet:
Hvad er det, vi skal, og hvordan når vi derhen? Husk at samle op til sidst. Hvad har vi besluttet? Hvem gør hvad?

3. Sørg for at deltagerne ved, hvad de skal bidrage med:
Om de ’blot’ skal afgive informationer, om de skal være med til at udvikle, eller om de skal være med til at beslutte og implementere – så undgår du skuffelse senere i processen.

Mødes I altid på den samme måde? Eller har du eksempler på god eller dårlig procesfacilitering på dit arbejde? Lad mig høre om dine erfaringer.

Om Eva Rieks

Eva Rieks

Partner - 40805103
Eva er partner i BRO og arbejder primært med strategi- og konceptudvikling og ledelsesrådgivning. Derudover er hun projektleder på større kommunikationsopgaver, især inden for partner- og medlemskommunikation. Eva har blandt andet løst opgaver for Totalkredit, ATP og Dansk Pilot Forening.

12 kommentarer til “Vi må stoppe med at mødes sådan her

  1. Uha, uha.

    Jeg kender kun alt godt det scenarie, du tegner. Og nogle fine fifs, du kommer med til at gøre noget anderledes. Det skal prøves. Men synes måske også lidt, at det er at skyde gråspure med kanoner, hvis jeg gøre alt det, du skriver under struktur.

  2. “Husk at samle op til sidst. Hvad har vi besluttet? Hvem gør hvad?”

    -Amen! Det er alfa og omega. Gør man ikke det her, kan man lige så godt lade være med at holde mødet.

    …og så en god pointe med at flytte møderne ud af det sædvanlige lokale, væk fra det sædvanlige bord og skifte den sædvanlige dagsorden (selv om den genkendelige form også er en stor styrke ved periodiske møder; så ved alle, hvad der skal ske og det hjælper på effektiviteten)

  3. Vi har erfaringer med at tage møder på gåture en gang imellem. Det kan være rart, hvis man har mange møder i en periode.

  4. Dejlig indlæg
    Lencionis tanker og ideer er generelt gode.

    Jeg bruger selv årsagen til dysfunktioner i teams.

    Walk and talk møder er fantastiske til at kreerer ideer

  5. @Kasper: Jeg er glad for, at du kan genkende situationen. hvad angår det med at skyde gråspurve med kanoner, så er det faktisk slet ikke så omstændigt, når først man vænner sig til det.

    @Torben:’Amen’:)

    @Lana: Super feedback, tak!

    @Jesper: Enig, gåture kan fungere rigtig godt. Vi får desværre gjort det for lidt herinde.

    @Mette: Vi bruger også selv walk ‘n talk – og også lencionis ‘dysfunctions of a team’. Begge dele fungerer rigtig godt, enig.

  6. Jeg vil godt advare mod den med lynrunder under punkt 2. Runder kan være dræbende, blandt andet fordi de fleste sidder og tænker over, hvad de selv skal sige, når det bliver deres tur – i stedet for at lytte. Og de fleste føler, at deres indlæg skal være mindst lige så langt som det forrige – eller gerne længere – også selv om de egentlig ikke har ret meget at sige. Så en runde kræver præcise regler – og en skrap styring.

  7. Hey Henrik

    Rigtig gode pointer – især den der med at man vel ‘skal’ sige noget, hvis man kører en runde. På den anden side, så tvinger det medarbejderen til at være klar omkring sine væsentligste prioriteter i den kommende perioder, og det giver chefen en mulighed for at korrigere dem. Så ja, det kræver virkelig stram styring.

  8. Hej Annette

    Tak for kommentaren – og rosen!

    Vi har kigget lidt på prinfunktionen og kan ikke helt finde en løsning, som vi kan stå inde for både grafisk og teknisk. Derfor må vi desværre melde pas til denne her.

    Du er derfor stadig nødt til koipere teksten over i et dokument og printe den derfra i fremtiden.

  9. Det gør det nemlig ? Absolut God og nyttig artikel
    Dejligt man kan bruge indlægget til noget. Du har en god pointe – hun må være undtagelsen, der bekræfter …
    Mange hilsner

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *