Få folk til at svare på dine mails

Få folk til at svare på dine mails

Hvis du er ligesom os andre musealbuede skrivebordsnussere, så bruger du en fjerdedel af din arbejdsdag på mails. Det samme gør din modtager.

Mailen er med andre ord en stor tidsmæssig investering. Derfor er det paradoksalt, så ofte vi sender mails direkte ind i en mur af tavshed, som om mailen aldrig nåede frem, men blot svæver mod horisonten på en sky af vanrøgt. Og som afsender er frustration, irritation og en følelse af at blive ignoreret de dominerende oplevelser, vi har, når vi ikke får et svar.

Men hvorfor ender nogle maileventyr altid i tårer? Der er flere problemer: Vi misforstår tonefaldet i halvdelen af alle mails. Vi føler os overbebyrdet af for mange mails. Og vi skriver lange og knudrede mails, som ganske enkelt er svære at besvare.

Hent vores e-bog om mailkommunikation her, og læs mere om vores løsninger med tekst.

 

Definer modtagerens opgave

Så hvordan får du din chef, din kollega eller kunde til at klikke på den forbandede Svar-knap?

Den altafgørende faktor er, at du har defineret modtagerens opgave for dig selv – allerede inden du starter med at skrive mailen. Alt for mange begynder at skrive ustruktureret fra en tilfældig ende af. Stil i stedet dig selv spørgsmålet:

Hvad vil jeg have min modtager til?

Svaret på dette spørgsmål giver dig den handlingsanvisning, der er afgørende for din modtager. I marketinglingo hedder det et call to action. Din modtager skal uden problemer kunne afkode, hvad mailen kræver af dem: Får de fx information, skal de selv levere information, eller er der en særlig handling, de skal udføre?

Når du har dit call to action på plads, skal du sørge for at løse tre centrale opgaver i din mail, hvis du skal gøre dig forhåbninger om et svar:

  1. Skriv en effektiv emnelinje
  2. Kom til sagen i de første to linjer
  3. Gør det let for folk at svare.

 1. Skriv en effektiv emnelinje

Din emnelinje har ét formål: Den skal få din læser til at åbne din mail. Det gør du ved hjælp af et gennemskueligt call to action uden at oversælge indholdet. Kan mailen ikke leve op til emnelinjen, er du selv ude om hovedpinen fra mødet med tavshedsmuren.

Her er to simple teknikker til at skrive en effektiv emnelinje:

  • Skriv i bydeform (Få, Send, Download, Læs, Print etc.)
  • Stil et spørgsmål (Er det her en god emnelinje?).

Vigtigst af alt: Kom til sagen, og gør det kort. Undersøgelser viser, at de mest åbnede mails har emnelinjer på mellem 28 og 39 tegn – altså et sted mellem ”Husk!” og ”Endelig reminder om din deltagelse i workshoppen Sådan skal du ikke skrive en emnelinje”.

”The best subject lines tell what’s inside, and the worst subject lines sell what’s inside.” – MailChimp, som BRO og godt 5 millioner andre bruger til at sende nyhedsbreve ud med.

 

2. Kom til sagen i de første to linjer

Når vi læser på en skærm, følger vores øjne et F-læsemønster. De blå linjer på billedet herunder viser, hvor læseren kigger mest. F’et er måske lidt svært at få øje på, men mønsteret er tydeligt: Interessen daler efter de første par afsnit.

Få folk til at svare på dine mails

De første ord i din mail (dem, der kommer lige efter dit indledende hej) er derfor helt afgørende for at få din mail læst og besvaret. Og da vi oftere og oftere læser vores mails på en smartphone, kan du som et pejlemærke forestille dig, at din modtager skal forstå, hvad du vil have ham til, uden at scrolle ned på skærmen.

Så drop indledninger som:

  • ”I forbindelse med vores glimrende møde sidste torsdag er jeg kommet til at tænke på en helt masse forskellige ideer, som jeg umiddelbart mener …”
  • ”Din kalender ser rigtig travl ud i dag, og du har også møde hele dagen i morgen, så det sidder du nok og skal forberede dig på, men måske du alligevel har tid til liiiige …”
  • ”Jeg var til det her vildt spændende foredrag, der handlede om noget, jeg tror, vi alle sammen kan bruge i vores dagligdag, jeg er bare ikke lige sikker på hvad, så jeg skriver mig lige ind på det, og så har jeg tillid til, at du læser med i min tankerække, indtil jeg kommer til pointen, for det er lige så interessant som at læse Ulysses.”

Der er intet i vejen med at skulle skrive sig varm. Men gør det i en kladde, og se din mail kritisk igennem, inden du sender – for både din egen og din utålmodige modtagers skyld.

 

3. Gør det let for folk at svare

Hold godt fast, for her kommer et overrumplende faktum: Mails bliver oftere besvaret, hvis de er nemme at svare på.

Som afsender er det din sure pligt at gøre det klart for modtageren, hvad der helt konkret skal ske efter endt læsning.

Det mest direkte er en helt firkantet ordre om at svare med tydelig kommando om, hvordan svaret skal udformes. Det er bare ikke i alle situationer, at ”Send mig omsætningsstatistikken fra webshoppen NU!!” er helt passende. Så må du være lidt mere imødekommende i din metakommunikation. Det betyder ’kommunikation om kommunikationen’ og går ud på at fortælle, hvad man fortæller (og eventuelt også hvordan og hvorfor).

Her er et godt eksempel: ”Jeg vil gerne bede dig om at svare på 3 spørgsmål”.

Planter du en sætning som denne i mailens indledning, vil din læser automatisk lede efter dine tre spørgsmål, mens hun læser. Kan du tilmed sætte dem op som en nummereret punktopstilling, er der virkelig noget at komme efter.

”Men jeg skal have svar nu! Som i LIGE NU!”

Så lad være med at sende en mail.

”Hvad?! Handlede det her ikke om, hvordan jeg får svar på mine mails? Hvordan kan jeg det ved ikke at sende en mail?”

Rolig nu. Pointen er, at du ikke kan forvente, at din kunde eller kollega sidder klar med åbent mailprogram og venter på, at netop DIN mail tikker ind, så hun kan svare med det samme. Måske har hun regler for kun at tjekke sin mail et vist antal gange om dagen, fordi hun har taget BROs e-kursus i effektivitet. Hvem ved?

Hvis du desperat har brug for et svar her og nu, er mailen den forkerte kanal. Så må du ringe. Eller møde op. Så får du også lige rørt dig lidt, samtidig med at du bidrager til at nedbringe vores kollektive mailbyrde bare en smule. Og det ville egentlig være dejligt.

Om Kathrine Louise Nielsen

MG_1407_V1

Kathrine Louise Nielsen

Juniorkonsulent - 40805102
Kathrine er juniorkonsulent i BRO og arbejder med tekst og formidling. Hun har løst opgaver for blandt andre Socialstyrelsen og Teknisk Landsforbund og er redaktør på BRO Blog.
Kathrine er i øvrigt forfatter til romanerne 'De Spidsørede' samt 'Ild og vand'.

15 kommentarer til “Få folk til at svare på dine mails

  1. Generelt kan man gøre det nemmere at at svare på emails ved generelt at sende færre. Der bliver godt nok sendt mange ligegyldige emails afsted, og så er det jo svært at sortere i mængden og det går desværre tit ud over de emails som rent faktisk “fortjener” et svar. Det er ihvertfald min oplevelse.

    Iøvrigt en meget sjov betragtning at “Mails bliver oftere besvaret, hvis de er nemme at svare på.” Man sku da tro at det var helt naturligt for alle at tænke i de baner, men realiteten er desværre en anden.

  2. Bliver sgu aldrig træt af mails fra jer. I får mig til at læse dem HVER gang. Og se nu her, nu føler jeg så oveni købet trang til at skrive en kommentar. Godt gået 🙂

  3. Spot on – fedt indhold og du ikke bare fortæller, men viser også i praksis med din egen mail. Ja, jeg læste, fik udbytte og gør mig ovenikøbet ulejlighed med at anerkende! 🙂 You made my day!

  4. Virkeligt godt indlæg, som jeg bestemt kunne have brugt i mit sidste job.
    Nu vil jeg i stedet bruge tipsene i mit næste job 😉

  5. Super indlæg, enkelt og lige til og super brug bart.
    Gør os lige den tjeneste: Send det ud hver 3 måned 😉
    Rigtig godt at blive mindet om
    Vh Gitte

    • Henrik H. Poulsen 24. april 2014 kl. 14:58 - Svar

      Her er en simpel og holdbar løsning til dig, Gitte: Læg linket til dette blogindlæg ind i en aftale i din kalender, der er fast tilbagevendende hvert kvartal. Bum, du bliver verdens mest effektive mailskriver – og selv tak 🙂

  6. Hej Kathrine,
    Tak for disse gode tips, som kan gavne alle både modtager og afsender! Det er min klare erfaring, at man især får svar, når emnelinjen gør folk nysgerrige.

    Klare afsnit (korte) i mailteksten har også en fantastisk effekt både for afsenderen og modtageren:

    Som afsender bliver det nemmere at kladdelæse. Man spotter nemmere unødvendige gentagelser og fanger, hvorvidt det vigtigste faktisk står først. Ellers er det hurtigt lige at bytte rundt på afsnittene, inden der sendes.

    Modtageren får mulighed for nemt at dele den samlede forespørgsel (eller information) op, og forholde sig til det i bidder. Nogle gange er det virkelig en fordel, hvis man har mange bolde i luften og tiden til mails er knap.

    God weekend herfra:)
    Heidi

    • Rigtig godt fif, Heidi. Jeg giver dig helt ret i, at læsevenligheden bliver øget betragteligt med flere afsnit i tekster, der skal læses på en skærm eller smartphone. God weekend til dig også 🙂

  7. Pingback: Den lette opskrift på, hvordan du finder det lækreste emne til dit næste blogindlæg - somea

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *