Sådan håndterer du din indbakke mest effektivt

Sådan håndterer du din indbakke mest effektivt

På vores kurser i personlig effektivitet får folk ofte spidse Frodo-ører, når talen falder på indbakken. E-mailen er blevet en moderne terrorist, der stille og roligt æder os op indefra. Én smiley ad gangen.

Læs mere om BROs kurser i personlig effektivitet.

Skeler vi til forskningen, kan vi finde et konservativt bud på den spildtid, der følger af at håndtere vores mail uden at tænke det igennem: At vi bruger 150 timer pr. medarbejder pr. år på det.

Smag lige en ekstra gang på det: 150 timer. 4 ugers fuldtidsarbejde. Det svarer til slet ikke at møde op hele februar.

Det er et blind spot af dimensioner for store organisationer, at deres medarbejdere ikke er uddannede i, hvordan de nedbringer de 150 timer.

Her hos BRO gider vi ikke se til fra sidelinjen, mens vi alle kaster kostbar tid ned i et cyberspacehul. Derfor får du her 4 enkle teknikker til at håndtere din indbakke effektivt.

1. Besøg den sjældent

Den store spildtid, der er forbundet med mailhåndering, skyldes, at vi pendulerer frem og tilbage mellem indbakken og alle mulige andre ting i løbet af dagen.

’Har du ikke fået min mail?’ spørger den søde kollega og lægger hånden blidt på din skulder. ’Hvornår sendte du den?’ kan du jo passende spørge tilbage. ’For 5 minutter siden,’ lyder svaret. I den perfekte verden svarer du så: ’Jamen, så fik jeg den jo nok for 5 minutter siden, men jeg laver også andet end at besvare mails.’

For lad os være ærlige; der er ikke nogen af os, der primært er ansat til at besvare mails. Du har andre og vigtigere opgaver, som din arbejdsplads ikke kan leve med, at du ikke udfører, og hvis du hele tiden tjekker din mail, så gør du det svært for dig selv at løse dine vigtigste opgaver tilfredsstillende.

Så besøg din indbakke lidt sjældnere. Du behøver ikke reagere, hver gang der kommer en ny mail. Luk mailprogrammet ned, og tjek den fx bare en gang i timen.

2. Brug de 4 D’er til at komme i bund

Når du tjekker dine mails, er det vigtigt, at du starter fra toppen. Hvis du har mange mails, der venter på dig, er der en vis sandsynlighed for, at nogle af de nyere annullerer nogle af de ældre.

Der er 4 ting, du kan stille op med en mail. De starter meget praktisk alle sammen med D, hvis man oversætter dem til engelsk:

  • Delete (Slet)
  • Delegate (Videresend)
  • Defer (Læg til side, enten i arkiv eller på en to do-liste)
  • Do (Svar med det samme).

Sådan gør du: Når du går i gang, arbejder du indbakken i bund ved at vælge et af de 4 D’er for hver mail. Mange ting kan du slette, andre kan du sende videre til fx en kollega. Undervejs svarer du kun på de mails, som du kan afslutte på 2 minutter. Først når du er helt igennem bunken, svarer du på de mails, som tager længere end 2 minutter at svare på.

Sidste gang jeg kom tilbage fra en uges ferie, fik jeg min indbakke på 200 mails i bund på under en halv time med denne metode.

Her er en video, som min kollega Morten på et tidspunkt har lavet. Den viser, hvordan det kan fungere i praksis, når du arbejder med de 4 D’er. Tilgiv mig lige på forhånd; den er temmelig oldschool i udtrykket, men dens pointer er sådan set gyldige nok – og det er jo heldigvis dem, du skal koncentrere dig om.

Hvis du ikke sprang videoen over, vil du vide, hvorfor jeg har fremhævet TO DO-mappen på billedet her. Husk at oprette en tilsvarende i dit mailsystem, når du går i gang med at vise mailen, hvem der bestemmer.

to do

3. Beslut, hvor lang tid du vil bruge på den

Betragt din mail som enhver anden opgave, som du sætter tid af til. Bestem dig for, hvor lang tid du vil bruge ad gangen. Du går jo heller ikke til et møde og siger: ’Vi bliver bare ved, indtil vi har diskuteret alle elementer af opgaven, eller indtil jeg skal til næste møde.’

Men sådan har mange det med mailen: Jeg bliver ved, til jeg er færdig, eller til jeg skal noget andet.

Niks.

Du skal bestemme dig for, hvor lang tid du vil bruge på opgaven, inden du går i gang. Det tvinger dig til at komme til sagen i dine mails, og det tvinger dig til at prioritere hårdt imellem dem.

Du skal med andre ord være opmærksom på Parkinsons lov, som siger: ’En opgave udvider sig i omfang og kompleksitet, alt efter hvor meget tid der er sat af til at løse den.’

Det gælder for utroligt mange ting. Hvis du har et skuffedarium eller en brevordner eller et kæmpemæssigt kælderrum til rådighed, så skal du nok få fyldt det op. Eller som en kunde sagde for nylig: ’Det er det, der er farligt ved at give folk budgetter – de bruger bare det hele.’

Så sæt et defineret tidsrum af til mailen, brug den tid fornuftigt og effektivt, og kom så videre til næste og vigtigere opgave.

4. Gør dit for at skabe en sundere kultur

Hvis folk har en forventning om, at du svarer på mails i løbet af få minutter, hvis skyld er det så?

Ja, oftest er det din egen. Hvis du altid læser og svarer med det samme, opdrager du folk til at forvente det hver gang. Du har selv bidraget til at skabe en kultur, hvor det er OK at sende en mail og ganske få sekunder senere gå hen og prikke kollegaen på skulderen og spørge: ’Har du fået min mail?’

Og når nu jeg har bragt ordet ’opdragelse’ i spil, så lad mig lige forfølge det lidt. Det er ikke så få virksomheder og organisationer, der kunne trænge til en skefuld opdragelse, når det kommer til mail.

Når man ser på, hvor meget tid der bliver brugt (og spildt) på uigennemtænkt mailboksning rundt om i verden, bliver det nærmest helt komisk, at regler og skarpt definerede politikker ikke er mere udbredte, end de er. Undersøgelser har fx vist, at vi bruger mere end en fjerdedel af arbejdsdagen på mails, at godt hver tredje mail intet har med vores arbejdsopgaver at gøre, og at vi derfor spilder tusindvis af kroner på unødvendige eller dårlige mails.

Er det ikke på tide at gøre noget ved det?

Jeg kan jo passende starte med at opdrage lidt her:

Lad være med at sætte folk i Cc i blinde. Vi har hørt for meget på ’jamen, det var bare til orientering’ eller ’nu taler vi jo så meget om at videndele, så jeg tænkte…’ Nej – stop det. Hav en tommelfingerregel om, at ethvert Cc kræver en konkret forklaring.

Lad være med at svare med det samme hver gang. Du opbygger bare en forventning om det. Det er meget få mennesker, der er så uundværlige, at man ikke kan vente et par timer på svaret fra dem. Du går jo også til frokost og sidder i møder. Kan svaret ikke vente, så er mailen i virkeligheden ikke den rigtige kanal. Så må man ringe eller rejse sig.

Send færre mails. Jeg tør godt vove den påstand, at det ikke er alle dine mails, der er nødvendige. Jeg siger ikke, at du skal være en tilknappet særling, og at der ikke skal være plads til hyggemails. Selvfølgelig skal der det. Men verden trænger til lidt mere omtanke, inden der bliver trykket på Send. Undersøgelser viser, at de fleste synes, de får for mange mails. Men de færreste synes, at de selv sender for mange mails. Så hvem er det, der sender alle de mails?

Tal om det med dine kollegaer. De vil elske dig for det, for de går rundt med de samme frustrationer.

Har du selv nogle gyldne tips til at holde styr på din indbakke, så del gerne med os i kommentarfeltet.

Om Henrik Hillestrøm

MG_9702_V1

Henrik Hillestrøm

Konsulent - 40803995
Henrik er konsulent i BRO og arbejder med tekst, projektledelse, effektivitet og formidling. Han har løst opgaver for blandt andet Zen Systems, Dansk Psykolog Forening og Downtown. Henrik sidder desuden i redaktionen på BRO blog.

20 kommentarer til “Sådan håndterer du din indbakke mest effektivt

  1. Anders Halskov-Jensen 21. november 2013 kl. 10:08 - Svar

    Jeg kan godt lide at markere mails, der skal i “To do”-listen som ulæste. Så kan man skubbe besvarelsen af dem til et belejligt tidspunkt, men det lille blå tal er der som en påmindelse…

    • Superrelevant indlæg. Jeg har i m ange år haft held til også at bruge metoden – hurtigt igennem, hurtige beslutninger og de, der ikke kan svares på under et par minutter – ja, de bliver markeret som ulæste. Og derefter bliver de så prioriteret ind i dagens øvrige opgaver.

  2. Tak for de gode pointer.
    Hvis du skal til bunds i en indbakke, der længe har trængt til oprydning, så er det min erfaring, at det er en god ide at sortere den efter afsender. Så er det let at få overblik over, hvilke dele af en korrespondance der kan slettes, og det er hurtigt at få slettet gamle nyhedsbreve eller mails fra den kollega, der altid sender sjove videoer eller mails om kage i køkkenet.

  3. Tidspunktet for oprydning i din indbakke er vigtigt!

    Hvis du begynder din dag med oprydning i indbakken, så bruger du løs af den tid, hvor du tænker klarest og træffer de mest velovervejede beslutninger. Ryd i stedet op lige inden frokost, hvor din hjerne alligevel er ved at gå ned i omdrejninger eller endnu bedre; lige inden du skal hjem, hvor du har lidt travlt. Så kan du samtidig planlægge og prioritere, hvilke opgaver, der er de vigtigste næste morgen, hvor din indbakke så møder dig (næsten) tom, hvis altså du åbner den før du går igang med at arbejde?

    Tak for godt indlæg. jeg bruger selv 2-minuttersreglen – den virker. Og jeg kommenterer kun på blogindlæg lige inden frokost.

    • Henrik H. Poulsen 25. november 2013 kl. 10:11 - Svar Author

      Før frokost er nemlig et rigtig godt tidspunkt. Når der er et kvarters tid til frokost, laver de fleste af os alligevel en (mere eller mindre ubevidst) vurdering af, at det ikke kan betale sig at gå i gang med noget som helst. Her er det oplagt at udnytte det opgavemæssige tomrum til at køre mailbakken i bund.

  4. Mon ikke vi alle kender typen, der får mange strøtanker i løbet af en dag, og liiige vil dele det med nogen – eller bare skal have tømt hovedet? Uden egentlig at forholde sig til, hvad andre kan – og om – det kan bruges til noget? Så ja, altid en god idé at starte med sig selv først. Og ellers samle sammen og sende én mail – i stedet for 10:-)

  5. Rigtigt gode råd, som man kunne lære noget af.

    Jeg tager mig stadig selv i at hvis en kunde skriver med en lille ting, som jeg kan rette på 5min, at jeg så gør det med det samme, netop for at vise kunden hvor hurtigt jeg kan gøre det. Men problemet bliver så at kunden næste gang også forventer at jeg kan lave rettelsen lige med det samme og måske ikke først et par timer senere eller måske 2 dage efterfølgende.

    • Henrik H. Poulsen 25. november 2013 kl. 10:02 - Svar Author

      Hej Jacob. Meget væsentligt dilemma, som det er svært at give noget universelt svar på; i den perfekte verden løser man jo opgaver og svarer på spørgsmål fra kunderne så hurtigt som muligt, men sådan er virkeligheden jo ikke. Jeg tror, at man må tage stilling til (luksus)problemet med lidt fingerspitzgefühl fra gang til gang.

  6. Når jeg er væk fra kontoret, går min mails direkte i en folder, der hedder “Absence”. Når jeg kommer tilbage får jeg de aktuelle mails i indbakken og kan rydde op i de andre lidt senere. Hvis der noget, der haster helt vildt, skal der nok komme en … mail … om det 🙂

  7. Jeg er blevet fan af automatisering: På arbejdsmailen bruger jeg Outlooks regler på alle de mails jeg er cc på. De ryger i en separat mappe, som jeg skimmer igennem et par gange om ugen. Det samme gælder for de mails, som sendes til hele organisationen.
    Sådanne mails nemlig ofte “bare” til information.

    Men jeg må erkende at det langt fra er løsningen på det bagvedliggende problem: En ringe på e-mail kultur.

    Men al forandring starter med en selv og at være meget bevidst om hvem man sætter på som cc og måske overveje om emailen i virkeligheden er den rigtige platform at kommunikere på er en god start.

  8. Jeg bruger Outlooks tasks rigtig meget, da jeg ofte har opgaver der er længere ude i fremtiden. Så i stedet for at fylde i min indbakke ligger opgaven på den rigtige dag og jeg kan lægge mailen i min to-do mappe eller en anden mappe.

  9. Henrik H. Poulsen 25. november 2013 kl. 09:58 - Svar Author

    Mange tak for alle jeres kommentarer. Der er rigtig mange gode overvejelser iblandt – og ikke mindst smarte råd og ideer, som jeg ikke selv har tænkt over i forvejen.

    Fortsæt endelig!

  10. I properties på ToDo mappen, kan man slå “show total number of items” til.. Så har man altid en lille reminder.

    Læg i øvrigt todo mappen ind under favoritter….

  11. Pingback: 3 tips – effektiv håndtering af e-mails | Digital Works

  12. Jeg har 2 mapper udover To do-mappen :
    Do read – det jeg kan læse ved lejlighed – fx nyhedsbreve
    Hold to do – det jeg har behandlet og hvor jeg nu venter på tilbagemelding fra andre – så kan jeg hurtigt se, hvem der evt. skal rykkes.

  13. Pingback: Eliminer støjen i din indbakke / #BrydUd | ZISPA

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *